Kompleksowa organizacja konferencji pn. „Lubuskie Forum Innowacji w Rolnictwie”

Informacje o środkach komunikacji
elektronicznej, przy użyciu, których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami oraz informacje o wymaganiach
technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej
1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej.
2. Komunikacja między zamawiającymi a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje,
przekazywane powinny być z pośrednictwem Platformy zakupowej formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.
3. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuję się datę ich przesłania za
pośrednictwem Platformy zakupowej poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, po których pojawi się
komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.
4. Zamawiający dopuszcza awaryjnie, komunikację z pośrednictwem poczty elektronicznej. Adres poczty elektronicznej osoby
uprawnionej do kontaktu z Wykonawcami:
w sprawach merytorycznych: a.zajda-sipa@lodr.pl
w sprawach proceduralnych: e.karpowicz@lodr.pl
5. Komunikacja ustna dopuszczalna jest tylko w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą
ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia oraz ofert, o ile jej treść jest udokumentowana.
6. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej.
Informacje, zawiadomienia, zmiany, odpowiedzi – z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie
przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej do konkretnego wykonawcy.
7. Wykonawca, jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na Platformie
zakupowej przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do
folderu SPAM.
W pozostałym zakresie obowiązują zapisy SWZ i ustawy Pzp

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Lubuski Ośrodek Doradztwa Rolniczego z siedzibą w Kalsku, Kalsk 91, 66-100 Sulechów, tel.: 68 385 20 91, e-mail: sekretariat@lodr.pl;
 Lubuski Ośrodek Doradztwa Rolniczego (w skrócie LODR) wyznaczył Inspektora ochrony danych osobowych, z którym można kontaktować się w sprawach związanych Pani/Pana danymi osobowymi; dane kontaktowe, adres e-mail: 68 385 20 91 wew. 341, tel. kom. 513 978 936, lub poprzez e-mail: iod@lodr.pl;
 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
 Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie przepisów prawa, w tym na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 26.09.2001r.;
 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
 Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych, bezpośrednio Pani/Pana dotyczących, jest związany z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
 W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 Posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
 Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art.17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji dwudniowej konferencji w obiekcie usytuowanym na obszarach wielskich w odległości do 30 km od siedziby Zamawiającego Kalsk 91, gdzie dodatkowym udogodnieniem będzie bliskie usytuowanie portu lotniczego. Zamówienie będzie realizowane w ramach operacji pn.: Lubuskie Forum Innowacji Rolniczych zgodnie z Planem Operacyjnym na 2026r. w ramach Planu Działania Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich KSOW+, Instytucja Zarządzająca Planem Strategicznym dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi, dla łącznej liczby 50 uczestników
Planowany termin konferencji: 23-24 kwietnia 2026 r .
W przypadku okoliczności uniemożliwiających realizację zlecenia we wskazanym terminie, Konferencja zostanie zorganizowana w innym zaakceptowanym przez Zamawiającego terminie ( w dniach od poniedziałku do piątku ), nie później niż do 30 kwietnia 2026 r.
W ramach realizacji konferencji Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia m.in.: noclegów ze śniadaniem, serwisu kawowego, obiadu, kolacji, najmu i obsługi technicznej sal konferencyjnych, obsługi moderatora.
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do kompleksowej organizacji dwudniowej konferencji, zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia zawartym w Załączniku nr 1 do SWZ.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 – Opis przedmiotu Zamówienia i Załączniku nr 2 Projekt umowy.

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie oceniał spełnianie kryteriów.

Numer Nazwa kryterium Maksymalna liczba punktów
1 Cena oferty brutto 100,00

Kryterium: Cena oferty brutto - wartość punktowa oferty, liczona będzie wg wzoru:
Pc = (Cmin /C bad) x 100
gdzie: Cmin – najniższa cena całkowita brutto spośród badanych ofert
Cbad – cena całkowita brutto badanej oferty
Pc – liczba punktów badanej oferty w kryterium cena

2. Maksymalna liczba punktów do uzyskania w tym kryterium to 100,00. Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zamawiający poprawi w ofertach:
a) oczywiste omyłki pisarskie,
b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.
3. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.), dla celów zastosowania kryterium ceny lub kosztu Zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć.
4. W ofercie Wykonawca ma obowiązek:
a) poinformowania Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego;
b) wskazania nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;
c) wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku;
d) wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

5. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

O udzielenie zamówienia - zgodnie z art. 112 ustawy Pzp, mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, tj:
Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się doświadczeniem w wykonaniu (lub wykonywaniu w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 (dwóch) usług – kompleksowej organizacji konferencji/szkoleń obejmujących co najmniej:
- zapewnienie minimum 1 noclegu,
- wyżywienie,
- zapewnienie sali konferencyjnej,
każda usługa dla liczby co najmniej 30 osób (uczestników) i której wartość wynosiła co najmniej 30.000,00 zł (brutto) , wykonanych bez zastrzeżeń ze strony zlecających.
Zamawiający za 1 usługę uzna jedną umowę = jedną konferencję/szkolenie. Jeśli w ramach jednej umowy Wykonawca zrealizował więcej niż jedną konferencję/szkolenie, Zamawiający uzna to jako jedną (1) usługę.
Zamawiający nie dopuszcza łączenia usług/umów w celu uzyskania wymaganej liczby co najmniej 30 osób.
Przez usługę wykonaną należy rozumieć:
1) Usługi rozpoczęte i zakończone w ww. okresie,
2) Usługi zakończone w ww. okresie, których rozpoczęcie mogło nastąpić wcześniej niż w ww. okresie.

Dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były lub są wykonywane, a w jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.

Zamawiający wezwie
Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, Oświadczenia
o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej – Załącznik nr 7 do SWZ, składane na podstawie art. 108 ust. 1 pkt 5
ustawy Pzp., oraz Oświadczenia o aktualności danych stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ

1.Wykonawca dołącza do oferty oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w
zakresie wskazanym w Załącznikach nr 3 i 4 do SWZ.
2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym
niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia tj:
1) Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, dokumentów potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu określonych w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ:
Wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym
okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, ilości osób biorących udział, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których dostawy te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy
czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały
wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie
dokumenty, w tym oświadczenie Wykonawcy. Okres 3 lat, o którym mowa powyżej liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin
składania ofert.
Wzór wykazu stanowi załącznik nr 6 do SWZ
Jeżeli podmiotowe środki dowodowe są w posiadaniu Zamawiającego, Wykonawca nie ma obowiązku ich przedstawiania, wskazuje
jedynie miejsce gdzie te środki się znajdują potwierdzając ich aktualność i prawidłowość.
3. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie może złożyć wymaganych przez Zamawiającego podmiotowych środków
dowodowych, Wykonawca składa inne podmiotowe środki dowodowe, które w wystarczający sposób potwierdzają spełnianie
opisanego przez Zamawiającego warunku udziału w postępowaniu lub kryterium selekcji dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub
finansowej.
4. Złożenia Załącznika nr 7

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i
spełnieniu warunku udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie te ma potwierdzać brak podstaw
wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub
sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu
udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków
udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.
Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (t. j. w formie
elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Dopuszcza się także
złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie
elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o
notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez
opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem, podpisem
zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez
upełnomocnionego.
W pozostałym zakresie obowiązują zapisy SWZ i ustawy Pzp

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie
uregulowanym w art. 454-455 p.z.p. oraz wskazanym we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.
2. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.