Usługi ubezpieczeniowe dla Instytutu Fizyki PAN

Postępowanie prowadzone jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej spółki Open Nexus Sp. z o.o. ul. Bolesława Krzywoustego 3, 61-144 Poznań, dostępnej pod adresem strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/ifpan
Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami
odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.
Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego Wykonawcy.

Szczegółowa instrukcja obsługi Platformy dostępna jest pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. W przypadku problemów w obsłudze Platformy, należy zgłaszać je na adres e-mail: cwk@platformazakupowa.pl lub nr tel. +48 (22) 101 02 02
Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 2452) zamieszcza wymagania dotyczące specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych za pośrednictwem platformazakupowa.pl, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
3) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
6) Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,
7) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
11. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na ww. stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,
2) zapoznał się i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.
12. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl zgodnie z postanowieniami ust. 11 pkt 2 powyżej, w szczególności za sytuację, gdy Zamawiający zapozna się lub będzie mógł zapoznać się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy (np. złożenie oferty przez Wykonawcę w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). W tym przypadku, Zamawiający uzna m.in., że nie został spełniony warunek określony w art. 221 uPzp.
13. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców” na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

Administratorem danych osobowych jest Instytut Fizyki PAN Al. Lotników 32/46, 02-668 Warszawa. Kontakt:adres jw. lub: director@ifpan.edu.pl, e-Doręczenia: AE:PL-98717-27182-CSCSC-18, tel. (22) 116-2111. Kontakt z IOD: adres jw. lub iodo@ifpan.edu.pl. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o uprawnienia wynikające z zapisów ustawy Pzp. Mogą nimi być także podmioty, którym administrator powierzy przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.W przypadku korzystania z systemu e-Doręczeń, dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcy usługi e-Doręczeń, tj. Poczcie Polskiej S.A. jako publicznemu dostawcy lub innemu wybranemu niepublicznemu dostawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.Dane osobowe w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów obowiązującego prawa, w przypadku zamówień realizowanych w ramach projektów (np. współfinansowanych ze środków UE) przez okres wskazany w wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków liczony od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia projektu. Umowy cywilno-prawne wraz z dokumentacją dotyczącą ich realizacji, niezależnie od trybu w jakim zostały zawarte, przechowywane są przez okres 10 lat. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (poza EOG) lub organizacji międzynarodowych. W przypadku gdy w związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dane będą przekazywane do państw spoza EOG, Administrator dochowa należytej staranności zapewniając, że przekazanie danych nastąpi zgodnie z przepisami prawa gwarantującymi odpowiedni stopień ich ochrony.W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.Przyznane prawa:dostępu do danych osobowych, do sprostowania lub uzupełnienia danych os., przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników, żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, do wniesienia skargi do Prezesa UODO, gdy przetwarzanie danych osobowych państwa dotyczących narusza przepisy RODO.Nie przysługuje:prawo do usunięcia danych osobowych prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO, na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług ubezpieczenia na rzecz Zamawiającego w zakresie ubezpieczenia mienia, mienia w transporcie krajowym, odpowiedzialności cywilnej, zgodnie z opisem i na warunkach zawartych w SWZ i załącznikach do SWZ.
Postępowanie obejmuje następujące rodzaje ubezpieczeń:
a) Ubezpieczenie mienia od wszystkich ryzyk (all risks)
b) Ubezpieczenie mienia w transporcie krajowym (cargo)
c) Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w Opisie przedmiotu zamówienia (dalej również OPZ), stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ. Opis przedmiotu zamówienia obejmuje wszystkie rodzaje ubezpieczeń.

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie kierował się kryteriami i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w poszczególnych kryteriach w sposób opisany poniżej, przy czym 1% = 1 pkt.

Maksymalna liczba punktów do uzyskania
w ramach kryterium:
1. Cena - Kryterium 1 60 % - 60 pkt
2. Wysokość franszyzy redukcyjnej w ubezpieczeniu mienia na jedno i wszystkie zdarzenia (Sekcja II pkt 8.1 OPZ) – Kryterium 2 20% - 20 pkt
3. Limit odpowiedzialności Ubezpieczyciela w przypadku określonym (Sekcji II pkt 5.15.2 OPZ) - Kryterium 3 10% - 10 pkt
4. Płatność kwoty składki w 4 równych ratach co 3 miesiące - Kryterium 4 10%- 10 pkt
RAZEM 100 % 100 pkt

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy:

-spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w art. 112 ust.2 pkt. 2 oraz art. 114 pkt. 2 uPzp dotyczące posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, czyli posiadający zezwolenie na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej w myśl ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t.j. Dz.U. 2025 r., poz. 1526 w zakresie wszystkich grup ryzyka objętych przedmiotem niniejszego zamówienia.

W przypadku składania oferty przez podmioty wspólnie ubiegające się o zamówienia warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia działalności, o którym mowa powyżej – uznawać się będzie za spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada wymagane uprawnienia i wykona usługi, do których te uprawnienia są wymagane.

- oświadczenie na podstawie art. 125 ust. 1 uPzp o niepodleganiu wykluczeniu i spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ).

Ww. oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

- zezwolenia na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej w myśl ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (t.j. Dz.U. 2025 r., poz. 1526) w zakresie wszystkich grup ryzyka objętych przedmiotem niniejszego zamówienia.

Zamawiający na podstawie art. 274 ust. 2 uPzp, wymaga od Wykonawców złożenia ww. podmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą w celu zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania. Dokument ten podlega uzupełnieniu jedynie w zakresie spełniania warunku udziału w postępowaniu.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich
w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo może wynikać z umowy lub innej czynności prawnej. Fakt ustanowienia pełnomocnika musi wynikać z dokumentów załączonych do oferty.
4. Żaden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu
z postępowania w oparciu o przesłanki określone w Rozdz. VI SWZ. Dokumenty i oświadczenia dotyczące braku podstaw wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
5. Zamawiający nie określa odmiennych wymagań związanych z realizacją zamówienia w odniesieniu do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
6. W przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia działalności, o którym mowa w Rozdz. V ust. 1 pkt 2) uznawać się będzie za spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada wymagane uprawnienia i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają wraz z ofertą oświadczenie przewidziane w art. 117 ust. 4 uPzp, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do SWZ.

1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy w ten sposób, że czynią wykonanie umowy na dotychczasowych zasadach niecelowym, niezgodnym z wymaganiami lub niemożliwym, przy czym zmiany Umowy dokonane mogą być tylko w zakresie niezbędnym do dostosowania postanowień Umowy do wprowadzonych przepisów prawa; 2) gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony, przy czym zmiana Umowy może polegać na wyeliminowaniu rozbieżności lub niejasności w Umowie lub jednoznacznym sprecyzowaniu postanowień Umowy wywołujących wątpliwości pomiędzy Stronami; 3) zmian zakresu ubezpieczenia wynikających ze zmian w obowiązujących przepisach prawa następujących po wejściu w życie Umowy; 4) zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy za realizację Umowy: a) w przypadku objęcia usługi ubezpieczeniowej obowiązkiem podatkowym w podatku VAT, przy czym wartość dotychczasowego wynagrodzenia Wykonawcy nie zmieni się, a wartość brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów; b) jeśli zmiany opisane w pkt 5)-7) poniżej będą miały wpływ na wysokość wynagrodzenia, przy czym wartość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy musi być ekwiwalentna do jego świadczenia względem Zamawiającego 5) zmiany przedmiotowego zakresu zamówienia, tj.: 1) wzrostu albo spadku ilości lub wartości przedmiotu ubezpieczenia ubezpieczonego systemem sum stałych (wzrostu albo spadku sumy ubezpieczenia); 2) zwiększenia sumy ubezpieczenia w związku z modernizacją przedmiotu ubezpieczenia, przeprowadzonymi inwestycjami, adaptacją itp.; 3) zmiany wysokości sum ubezpieczenia lub sum gwarancyjnych, w tym wynikającej ze zobowiązań Zamawiającego zaciągniętych po zawarciu Umowy; 4) zmiany wykonywanej działalności i konieczności objęcia tej zmiany ochroną ubezpieczeniową 6) korzystne dla Zamawiającego zmiany zakresu ubezpieczenia wynikające ze zmian OWU Wykonawcy 7) zmiany korzystne dla Zamawiającego, w tym zmniejszenie stawek/składek 8) zmiana terminu rozpoczęcia realizacji zamówienia, określonego w § 4 ust. 1, w przypadku, gdy z uwagi na przedłużające się postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, np. w związku z wniesieniem odwołania, umowa pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą zostanie zawarta w terminie uniemożliwiającym rozpoczęcie świadczenia usług od dnia 01.04.2026 r 2. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.