Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem do zarządzania wydrukiem, obsługą serwisową i dostawą materiałów eksploatacyjnych dla Starostwa Powiatowego w Pleszewie w latach 2026–2030.

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POWIAT PLESZEWSKI

1.3.) Oddział zamawiającego: Starostwo Powiatowe w Pleszewie. Wydział Nieruchomości, Inwestycji i Rozwoju.

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 250854808

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Poznańska 79

1.5.2.) Miejscowość: Pleszew

1.5.3.) Kod pocztowy: 63-300

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL416 - Kaliski

1.5.7.) Numer telefonu: +48 62 7429 652

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@powiatpleszewski.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://powiatpleszewski.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem do zarządzania wydrukiem, obsługą serwisową i dostawą materiałów eksploatacyjnych dla Starostwa Powiatowego w Pleszewie w latach 2026–2030.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-1a6644a9-4efd-4f80-840e-f78037108004

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00094770

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-02-04

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00050379/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych wraz z systemem zarządzania wydrukiem, obsługą serwisową i dostawą materiałów eksploatacyjnych dla Starostwa Powiatowego w Pleszewie w latach 2026 - 2030.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-1a6644a9-4efd-4f80-840e-f78037108004

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: NR.272.1.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych oraz systemu do zarządzania wydrukiem wraz z licencją na użytkowanie oraz obsługa serwisowa i dostawa artykułów eksploatacyjnych dla Starostwa Powiatowego w Pleszewie w latach 2026 – 2030. 2. Zadanie obejmuje dzierżawę następujących urządzeń: 1). urządzenia wielofunkcyjne A3 kolor - 4 sztuki, 2). urządzenia wielofunkcyjne A3 monochromatyczne - 2 sztuki, 3). urządzenia wielofunkcyjne A4 monochromatyczne - 3 sztuki, 4). urządzenie wielofunkcyjne kolor A4 (fax) - 1 sztuka. 3. Wykonawca zobowiązany będzie do: 1). zapewnienia ciągłości pracy urządzeń drukujących, w tym: ich serwis, naprawy, konserwacje, przeglądy wraz z częściami oraz stałe niezakłócone dostarczanie materiałów eksploatacyjnych do drukarek, z wyjątkiem papieru, 2). udostępnienia i prowadzenia w oparciu o serwer zamawiającego lub serwer wykonawcy (fizyczny lub rozwiązanie chmurowe): 1). systemu zarządzania: -zdalne monitorowanie stanu zużycia materiałów eksploatacyjnych dla poszczególnych urządzeń drukujących (w zależności od technologii urządzenia) z wykorzystaniem oprogramowania zainstalowanego u Zamawiającego, na które Wykonawca udzieli Zamawiającemu prawa do jego użytkowania (licencja), – podsystemu monitorowania, - raportowania ilości wydruków i skanów dla poszczególnych urządzeń drukujących – podsystemu raportowego na wszystkich urządzeniach Zamawiającego, - zgłaszania i zarządzania zdarzeniami dotyczącymi eksploatacji monitorowanych urządzeń drukujących i ich historią - podsystem serwisowy. b). systemu wydruku bezpiecznego i podążającego: - umożliwienie wydruku bezpiecznego i podążającego realizowanego poprzez 1 drukarkę wirtualną dla wszystkich użytkowników Active Directory. Wydruk dostępny w dowolnym zgodnym urządzeniu sprzętowym. 3). sukcesywnej dostawy materiałów eksploatacyjnych do dzierżawionych urządzeń wielofunkcyjnych, w tym m.in. tonerów, bębnów, pojemników na zużyte tonery. 4). przeszkolenia 2 administratorów i 100 użytkowników w zakresie obsługi urządzeń. 4. Instalacja urządzeń oraz uruchomienie systemu obsługującego i monitorującego urządzenia, muszą być wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami wiedzy technicznej oraz spełniać wymogi techniczne i eksploatacyjne. 5. W ramach realizacji umowy Wykonawca zobowiązany będzie do usuwania awarii w terminie nie dłuższym niż 4 dni robocze od dnia zgłoszenia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79810000-5 - Usługi drukowania

50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek

50313200-4 - Usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek

50000000-5 - Usługi naprawcze i konserwacyjne

30125120-8 - Toner do fotokopiarek

30124000-4 - Części i akcesoria do maszyn biurowych

48773000-7 - Pakiety oprogramowania użytkowego do drukowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-04-01 do 2030-03-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas usunięcia awarii

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

W celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają wymagania zamawiającego, wykonawca przedłoży wraz z ofertą certyfikat PN – EN ISO 9001 (System Zarządzania Jakością) lub równoważny dla autoryzowanego podmiotu serwisującego.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Jeżeli wykonawca nie złoży ww. dokumentu, zamawiający wezwie do jego złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru - w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. 2. Pełnomocnictwo do złożenia oferty – jeżeli dotyczy. 3. Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - jeżeli dotyczy (nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu tej spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki). 4. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 3.500,00 zł (słownie: trzy tysiące pięćset złotych 00 / 100 ). 2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. 3. Wadium może być wniesione w następujących formach: 1). pieniądzu, 2). gwarancjach bankowych, 3). gwarancjach ubezpieczeniowych, 4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. 4. Wadium w formie pieniężnej uważa się za wniesione, jeżeli kwota wadium znajdzie się na rachunku wskazanym przez zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. 5. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 3 pkt 2) – 4), wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Uczestnicy postępowania ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (lider). 2. Dokument pełnomocnictwa musi być podpisany przez osoby uprawnione do
składania oświadczeń woli wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji. 3. Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, składa każdy z wykonawców składa oddzielnie.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Rezygnacja z podwykonawstwa lub wprowadzenie podwykonawstwa w toku umowy. 2. Zmiany wynagrodzenia wykonawcy, o ile zmiany te, będą miały wpływ na koszty wykonania umowy przez wykonawcę spowodowane: 1). zmianą stawki podatku od towarów i usług, 2). zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonej na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, 3). zmianą zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, 4). zmianą zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U z 2020r., poz. 1342). Sposób dokonania waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy, o której mowa w ust. 2 pkt 1) - 4) określono szczegółowo w Projekcie umowy - Załącznik nr 4 do SWZ. 3. Zmiana ceny umowy, w następstwie waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy, z tytułu wzrostu kosztów realizacji umowy. Zakres zmian oraz sposób ich wprowadzania określono szczegółowo w Projekcie umowy - Załącznik nr 4 do SWZ. 4. Niezależne od stron umowy zmiana podmiotu serwisującego (choroba, wypadki losowe, nieprzewidziane zmiany organizacyjne). Nowy podmiot serwisujący musi spełniać warunki określone w SWZ. 5. Zmiany terminów wskazanych w § 3 ust. 1, ust. 3, ust. 5 ust. 8 i ust. 9 oraz w § 5 ust. 10, ust. 12 i 13 projektu umowy, wynikające z wystąpienia opóźnień spowodowanych przez działanie siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia (np. pożar, wojna, pandemia, akty terroryzmu), mające bezpośredni wpływ na terminowość wykonania usługi oraz dostawy. W przedstawionym wyżej przypadku wystąpienia opóźnień, fakt ten musi mieć odzwierciedlenie w protokole i musi być potwierdzony przez przedstawiciela zamawiającego. W takich przypadkach, strony ustalają nowe terminy realizacji, z tym, że minimalny okres przesunięcia terminu realizacji, równy będzie okresowi przerwy lub postoju. 6. Zmiana umowy nastąpić może z inicjatywy zamawiającego albo wykonawcy poprzez przedstawienie drugiej stronie propozycji zmian w formie pisemnej, która powinna zawierać: opis zmiany, uzasadnienie zmiany, czas wykonania zmiany oraz wpływ zmiany na termin zakończenia umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

8.1.) Termin składania ofert: 2026-02-17 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma e-Zamówienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-02-17 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-03-18