Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Darłowo w 2026 roku

1. Przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Darłowo w 2026 roku”.
2. Wspólny słownik zamówień publicznych (Kody CPV):
64110000-0 Usługi pocztowe;
64112000-4 Usługi pocztowe dotyczące listów;
64113000-1 Usługi pocztowe dotyczące paczek;
64121100-1 Usługi dostarczania poczty;
64121200-2 Usługi dostarczania paczek.
3. Na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Zamawiający wymaga, aby Wykonawca lub Podwykonawca(y) zatrudniali na podstawie stosunku pracy min. 80 % osób, które będą wykonywać wskazane w ust. 25 projektowanych postanowień umowy czynności związane z realizacją zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
4. Przedmiotem zamówienia jest usługa społeczna polegająca na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Darłowo w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych, przyjmowania, sortowania i doręczania paczek pocztowych, ewentualnych zwrotów do Zamawiającego przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia, z podaniem przyczyny niedoręczenia oraz doręczenie niezwłoczne do Zamawiającego zwrotu potwierdzeń odbioru po ich skutecznym doręczeniu.
5. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.) i aktami wydanymi na jego podstawie.
6. Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego miejsca w Polsce i za granicami kraju. Zamawiający dopuszcza możliwość ograniczenia doręczania przesyłek zagranicznych, jeżeli jest to związane z działaniami zbrojnymi lub ograniczeniami związanymi z ogólną sytuacją międzynarodową powodującą brak możliwości doręczenia korespondencji.
7. Wykaz przesyłek stanowi Kalkulacja cenowa (zał. nr 1a do SWZ). Ilość przesyłek w ramach świadczonych usług jest szacunkowa i może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego (z zastrzeżeniem ust. 36 projektowanych postanowień umowy – zał. nr 5 do SWZ), na co Wykonawca wyraża zgodę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego w ramach wynagrodzenia wynikającego z umowy. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy.
8. Zamawiający dopuszcza w ramach wynagrodzenia wynikającego z umowy, możliwość nadania przesyłek nieujętych w załączniku nr 1a do SWZ – Kalkulacja cenowa. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w ww. załączniku, podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług pocztowych Wykonawcy obowiązujące w dniu nadania przesyłki, który to cennik będzie udostępniony na stronie internetowej Wykonawcy i dostępny dla Zamawiającego.
9. Świadczenie usług będących przedmiotem niniejszego postępowania odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy.
10. Wykonawca zobowiązany będzie odbierać raz dziennie, od poniedziałku do piątku w godz. 13:15-14:15 (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), przesyłki i paczki pocztowe Zamawiającego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego, tj.: Urząd Gminy Darłowo, ul. J. H. Dąbrowskiego 4, 76-150 Darłowo.
11. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczania przesyłek adresowanych do Zamawiającego co najmniej raz dziennie w dni robocze, od poniedziałku do piątku (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy) w godz. 7:30-12:00.
12. Wybrany Wykonawca (w terminie 7 dni od dnia wyboru) ma obowiązek dostarczyć Zamawiającemu projekt umowy zawierający wszystkie istotne postanowienia umowy zawarte w załączniku – Projektowane postanowienia umowy.
13. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących konkretnych przesyłek, polegających na niezgodności pomiędzy danymi adresata umieszczonymi w książce nadawczej oraz danymi umieszczonymi na przesyłce, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym telefonicznie. Przy braku możliwości wyjaśnienia ww. zastrzeżeń w dniu odbioru, nadanie konkretnych przesyłek, co do których wystąpiły ww. zastrzeżenia, nastąpi w kolejnym dniu roboczym. Pozostałe przesyłki pocztowe będą nadawane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru z siedziby Zamawiającego.
14. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy.
15. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony jest w załączniku nr 6 do SWZ.
16. Zamawiający dołożył należytej staranności w celu wyeliminowania z dokumentów zamówienia wszelkich nazw własnych. Jeżeli jednak w dokumentach zamówienia znajduje się wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę (nazwy własne) a zamawiający nie określił kryteriów równoważności, o których mowa w art. 99 ust. 6 ustawy, to należy traktować je jako niebyłe. W związku z powyższym Zamawiający nie wymaga, aby przedmiot zamówienia był realizowany z użyciem wskazanych z nazwy materiałów i produktów. Tym samym wykonawca, który zaoferuje wykonanie zamówienia przy użyciu innych materiałów i produktów nie jest zobowiązany do składania opisu materiałów i produktów równoważnych.