Serwis i nadzór autorski oprogramowania RATUSZ firmy Record SI Sp. z o.o

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

GMINA SKOCZÓW

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 072182522

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Rynek 1

1.5.2Miejscowość

Skoczów

1.5.3Kod pocztowy

43-430

1.5.4Województwo

śląskie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL225 - Bielski

1.5.7Numer telefonu

33/ 82 80 171

1.5.9Adres poczty elektronicznej

zampub@um.skoczow.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

www.skoczow.pl

1.7Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8Przedmiot działalności zamawiającego

Ogólne usługi publiczne

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Serwis i nadzór autorski oprogramowania RATUSZ firmy Record SI Sp. z o.o

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-50acca4b-e710-4df9-9062-0928f567dc23

2.5Numer ogłoszenia

2026/BZP 00081736

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2026-01-29

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2025/BZP 00025746/07/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.4 Serwis i nadzór autorski oprogramowania RATUSZ® – zintegrowany system zarządzania Miastem

2.11Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.13Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy

Nie

3.1Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki

Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 305 pkt 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1
Przedmiotem zamówienia są aktualizacje oprogramowania dostosowujące go do zmieniających się przepisów prawa. Autorem programów jest Record SI sp. z o.o. i żaden inny podmiot nie ma możliwości prawnych i technicznych, aby wykonać tą usługę.

4.1Numer referencyjny

BZP.271.31.2025

4.2Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.3Wartość zamówienia

179009,70 PLN

4.4Rodzaj zamówienia

Usługi

4.5.1Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest serwis i nadzór autorski nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania Ratusz- zintegrowanego systemu zarządzania Miastem firmy Rekord SI Sp. z o. o., w szczególności:
1. W zakresie nadzoru autorskiego nad oprogramowaniem z Załącznika nr 1:
a. informowanie o zmianach w oprogramowaniu objętym umową;
b. udostępnienie aktualnych wersji oprogramowania zwiększających jego funkcjonalność oraz dostosowanych do obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, które determinowały funkcjonalności zaimplementowane w oprogramowaniu na dzień zawarcia niniejszej umowy;
c. udzielenie dostępu do elektronicznej wersji dokumentacji systemu RATUSZ® w zakresie oprogramowania wymienionego w § 1 poprzez stronę Wykonawcy https://ezgloszenia.rekord.com.pl/ezgloszenia.

2. Utrzymanie poprawności działania oprogramowania wyszczególnionego w Załączniku nr 2 do PPU w zakresie funkcjonalności oraz zastosowanej technologii udostępnionej w dniu wdrożenia* (jeżeli dotyczy).
3. W zakresie serwisu oprogramowania z Załącznika nr 1 (jeżeli dotyczy):
1) udzielanie konsultacji telefonicznych w dni robocze w godzinach 8.00 – 16.00;
2) udzielanie konsultacji zdalnych za pomocą systemu pomocy TeamViewer w zakresie błędów i awarii;
3) usuwanie błędów, błędów krytycznych i awarii systemów objętych umową i wynikających z winy Wykonawcy w następujących terminach:
a) czas reakcji:
 na AWARIĘ lub zaproponowanie alternatywnej metody pracy – bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż 12 godzin roboczych,
 na BŁAD KRYTYCZNY lub zaproponowanie alternatywnej metody pracy – bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż 12 godzin roboczych,
 na BŁĄD – do 24 godzin roboczych;
b) czas usunięcia:
 AWARII – bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż 24 godziny robocze,
 BŁĘDU KRYTYCZNEGO, którego korekta nie wymaga wydania wersji poprawkowej – bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż 24 godziny robocze,
 BŁĘDU KRYTYCZNEGO, którego korekta wymaga wydania wersji poprawkowej – bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż 40 godzin roboczych,
 BŁĘDU, którego korekta nie wymaga wydania wersji – do 20 dni roboczych,
 BŁĘDU, którego korekta wymaga wydania wersji – w jednej z najbliższych wersji kwartalnych.
Podane terminy mogą ulec zmianie, każdorazowo w wyniku ustaleń pomiędzy stronami, jak i w przypadku, kiedy usuwanie powyższych problemów jest niemożliwe z powodów, na które Wykonawca nie miał bezpośredniego wpływu.
Za godziny robocze uznaje się czas od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 8.00 a 16.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
W przypadku wskazania w czasie reakcji alternatywnej metody pracy, kategoria błędu krytycznego zostanie zmieniona na błąd (zwykły);
4) usuwanie błędów i awarii systemów objętych umową, a niewynikających z winy Wykonawcy;
5) przeprowadzanie w formie zdalnej lub stacjonarnej dodatkowych prac szkoleniowo-wdrożeniowych w zakresie oprogramowania objętego umową.

4. W zakresie pakietu szkoleniowego:
a. udział 2 przedstawicieli Zamawiającego w konferencji Usprawnianie Elektronicznej Administracji [konferencja Sekretarzy];
b. udział 1 przedstawiciela Zamawiającego w konferencji Forum Użytkowników pakietu RATUSZ®;
c. udział 2 przedstawicieli Zamawiającego w organizowanej konferencji Forum Finansów [konferencja Skarbników];
d. udział 1 przedstawiciela Zamawiającego w stacjonarnych szkoleniach merytorycznych „na przełomie roku” oraz nieograniczony dostęp do transmisji on-line;
e. udział w webinariach metodycznych i akcyjnych;
f. dostęp do bazy wiedzy: nagranych szkoleń i innych materiałów szkoleniowych;
g. 30% zniżka na indywidualne warsztaty realizowane każdorazowo na zlecenie Zamawiającego.
5. W zakresie dodatkowej współpracy:
1) możliwość zamówienia raz w roku audytu funkcjonowania pakietu RATUSZ® w jednym z wybranych obszarów: Podatki, Odpady, Opłaty, Finanse, Budżet, Zasoby Ludzkie, Zarządzanie dokumentami;
2) stosowanie systemu zniżek na następujące usługi wykonywane na zamówienie/ zgłoszenie Zamawiającego:
• 10% na zakup nowego oprogramowania,
• 30% na szkolenia pracowników Zamawiającego organizowanych na terenie Centrum Badawczo Rozwojowego Rekord;

6. Abonamentowe prawo dostępu:
1) prawo dostępu do systemu TERYT On-line, umożliwiające automatyczną aktualizację słownika TERYT w zakresie mającym zastosowanie w oprogramowaniu autorstwa firmy REKORD.

4.5.3Główny kod CPV

48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

5.1Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania

Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

6.4Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

228780,00 PLN

6.5Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną

Nie

6.6Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową

Nie

7.1Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia

Nie

7.2Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy

Średni przedsiębiorca

7.3Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

7.3.1Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

Rekord SI Sp. z o.o.

7.3.2Krajowy Numer Identyfikacyjny

070773220

7.3.3Ulica

Kasprowicza

7.3.4Miejscowość

Bielsko-Biała

7.3.5Kod pocztowy

43-300

7.3.6Województwo

śląskie

7.3.7Kraj

Polska

7.4Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?

Nie

8.1Data zawarcia umowy

2026-01-02

8.2Wartość umowy/umowy ramowej

228780,00 PLN

8.3Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

12 miesiące