Zarządzanie i administrowanie zasobem nieruchomości Miasta i Gminy Syców, targowiskiem miejskim w Sycowie oraz świetlicami wiejskimi Gminy Syców z podziałem na 3 zadania

Przedmiotem zamówienia jest zarządzanie i administrowanie gminnym zasobem nieruchomości w postaci:
1) Nieruchomości stanowiące 100% własność Gminy Syców, w tym:
- budynki mieszkalne o ogólnej powierzchni 5484,81 m2, określone w załączniku nr 1 do umowy,
- budynki użytkowe o ogólnej powierzchni 2136,48 m2, określone w załączniku nr 1 do umowy,
- budynki gospodarcze o ogólnej powierzchni 2769,21 m2, określone w załączniku nr 2 do umowy,
- garaże o ogólnej powierzchni użytkowej 1898,47 m2, określone w załączniku nr 2 do umowy,
- tereny ogródków o ogólnej powierzchni 19606,69 m2, określone w załączniku nr 3 do umowy
- tereny podwórek przyległych do budynków 100 % gminnych o ogólnej powierzchni 57029,00 m2, określone w załączniku nr 6.
2). Nieruchomości we Wspólnotach Mieszkaniowych:
- lokale mieszkalne wraz z pomieszczeniami przynależnymi o ogólnej powierzchni 7276,07 m2, określone w załączniku nr 4 do umowy.
- lokale użytkowe wraz z pomieszczeniami przynależnymi o ogólnej powierzchni 795,70 m2, określone w załączniku nr 4 do umowy.
- tereny podwórek przyległych do budynków Wspólnot Mieszkaniowych z udziałem Gminy o ogólnej powierzchni 38950,00 m2, określone w załączniku nr 7.
Szczegółowy opis zakresu zadań Wykonawcy określa załącznik nr 5 do umowy.
Powierzchnia zasobu określona w § 1 ust. 2 jest zmienna i będzie aktualizowana w trakcie trwania umowy.
Ogólna powierzchnia zasobów komunalnych w trakcie trwania umowy może ulec zmniejszeniu, wówczas zmianie ulegnie zakres zamówienia, a tym samym wynagrodzenie zostanie pomniejszone według obowiązującej stawki.

Informacje dodatkowe
1. Przeglądy okresowe budynków stanowiących 100 % własność Zamawiającego wykonuje na swój koszt Zarządca.
2. Koszty opłat sądowych i komorniczych w prowadzonych sprawach, o których mowa w załączniku nr 5 ponosi Zamawiający, a pozostałe koszty postępowań (obsługa prawna, zastępstwo procesowe, korespondencja itp.) ponosi Wykonawca.
Rocznie prowadzonych jest ok. 30 postępowań sądowych w tym o zapłatę 26 i 4 o eksmisję.
3. Czynności związane z eksmisją lokatorów z zajmowanych lokali do lokali z najmem socjalnym lub do pomieszczeń tymczasowych wykonuje Wykonawca (koszt opłat komorniczych ponosi Zamawiający) – w ciągu roku jest około 4 takich spraw.
4. Przegląd kominiarski – 173.
5. Przegląd gazowy - 173.
6. 5-letnie przeglądy elektryczne – ok. 34.
7. Przeglądy elektryczne – ok. 49.
8. Przeglądy budowlane budynków – ok. 49.
9. Ilość wodomierzy do odczytu: ok. 309 szt.
10. Wszystkie umowy na dostawę mediów zawiera z dostawcami Zarządca. Zarządca zobowiązany jest rozliczyć wszystkie media. Koszty opłat za dostawę mediów ponosi Zamawiający.
11. Powierzchnia terenów przy budynkach 100% własności gminy wynosi
ok. 5,7 ha, a powierzchnia terenów gminnych przy budynkach Wspólnot Mieszkaniowych wynosi ok. 3,8 ha.
12. Obecnie Zarządca obsługuje 7 zbiorników bezodpływowych na nieczystości ciekłe. Wykonawca zobowiązany jest nie dopuścić do ich przepełnienia, a Zamawiający pokrywa koszt wywozu.
13. Ilość umów na ogródki – 112.

UWAGA: dla zadania 1 Wykonawca winien zapewnić dostępność biura obsługi dla klientów min przez 3 dni w tygodniu i przez co najmniej 8 godzin dziennie.

Zadanie nr 2 - Zarządzanie i administrowanie targowiskiem miejskim w Sycowie
Przedmiotem zamówienia jest zarządzanie i administrowanie targowiskiem miejskim w Sycowie. Do zakresu obowiązków Wykonawcy należeć będzie w szczególności:
1) Pobór opłat związanych z prawidłowym funkcjonowaniem targowiska od osób fizycznych, prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej mogących uczestniczyć w obrocie towarowym,
2) Pobór opłaty targowej od handlujących na targowisku od godz. 7:00 do godz. 11:00
w dniu, w którym prowadzony jest handel, zgodnie z obowiązującym cennikiem opłat targowych oraz pobór opłaty targowej od handlujących przybyłych na targowisko po godz. 11:00, niezwłocznie po rozpoczęciu przez nich sprzedaży. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za skutki działań lub zaniechania osób wyznaczonych do poboru opłat,
3) Wywieszenie w obrębie targowiska w miejscu widocznym obowiązującego cennika opłat targowych i regulaminu targowiska,
4) Zapewnienie ogólnodostępności placu targowego w każdą środę, w okresie wiosenno- letnim od godz. 5:00 do godz. 14:00, a w okresie jesienno- zimowym od godz. 6:00 do godz. 14:00 oraz w piątki i soboty zgodnie z Uchwałą nr XLVIII/418/2022 Rady Miejskiej w Sycowie z dnia 30.06.2022 r. w sprawie wyznaczenia miejsca do prowadzenia handlu oraz regulaminu prowadzenia handlu w piątki i soboty przez rolników i ich domowników w wyznaczonym miejscu,
5) Prowadzenie wszelkich spraw związanych z rezerwacją miejsc dla handlujących na targowisku,
6) Utrzymanie czystości i porządku na targowisku i w obiektach towarzyszących, utrzymanie odpowiedniego ich stanu technicznego i sanitarno- higienicznego, okresowej konserwacji placu i urządzeń wynikającej z bieżącej obsługi, zapewnienia właściwego jego funkcjonowania zgodnie z przeznaczeniem oraz zasadami bezpieczeństwa, odśnieżania terenu placu oraz zwalczania gołoledzi,
7) Ponoszenie kosztów eksploatacyjnych typu: energia elektryczna, woda
i kanalizacja, nieczystości stałe,
8) Utrzymanie i konserwacja monitoringu,
9) Utrzymywanie czystości w pojemnikach na odpady z zachowaniem obowiązku segregacji odpadów oraz ich wywozu,
10) Utrzymanie w czystości przyległego bezpośrednio do targowiska terenu oraz chodnika,
11) Utrzymanie w należytym stanie infrastruktury targowiska oraz zieleni na terenie targowiska,
12) W przypadku zniszczenia elementów infrastruktury targowiska lub zieleni w trakcie godzin otwarcia targowiska skuteczne wyegzekwowanie od sprawcy zniszczeń naprawy lub zwrotu kosztów naprawy szkody,
13) W przypadku nieustalenia sprawcy lub nienaprawienia powstałej szkody przez sprawcę, obowiązek takiej naprawy we własnym zakresie i na własny koszt spoczywa na Wykonawcy,
14) Wywiązywanie się z obowiązków dotyczących funkcjonowania i prowadzenia targowiska wynikających z obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności sanitarno- epidemiologicznych, weterynaryjnych, ppoż.
Szczegółowy zakres zadań zawarty został we wzorze umowy.

1) bieżące administrowanie budynkami i lokalami świetlic wiejskich w Gminie Syców w sposób zapewniający prawidłowe i zgodne z prawem ich funkcjonowanie, 2) prowadzenie książki obiektu budowlanego i dokonywanie w niej wpisów, 3) przechowywanie i wytwarzanie dokumentacji dotyczącej budynków i lokali świetlic wiejskich, w tym dokumentacji technicznej i dokumentacji finansowo-księgowej, z wyłączeniem opracowań projektowych i dokumentów technicznych robót budowlanych wykonywanych w obiekcie bezpośrednio przez Zamawiającego, 4) na każdorazowe żądanie Zamawiającego okazywanie posiadanej i wytwarzanej przez Wykonawcę dokumentacji odnoszącej się do przedmiotu Umowy, 5) zapewnianie niezbędnych kontroli technicznych budynków i lokali świetlic wiejskich oraz instalacji i urządzeń stanowiących wyposażenie świetlic wiejskich zgodnie z przepisami prawa budowlanego, 6) przystosowanie budynków i lokali świetlic wiejskich do obowiązujących przepisów ochrony przeciwpożarowej, w tym coroczna legalizacja gaśnic, 7) zapewnianie technicznego pogotowia awaryjnego z czasem reakcji nie dłuższym niż 24 godziny od momentu zgłoszenia awarii oraz usuwanie awarii, 8) dokonywanie bieżących napraw i konserwacji w budynkach i lokalach świetlic, których koszt nie przekracza 1 000,00 zł netto, 9) dokonywania bieżących napraw i konserwacji w budynkach i lokalach świetlic wiejskich, których koszt przekracza 1 000 zł netto pod warunkiem uzyskania zgody Zamawiającego, 10) zawieranie i monitorowanie wykonania umów dostawy energii elektrycznej, wody, odprowadzania ścieków i wywozu odpadów na podstawie odrębnie udzielonego pełnomocnictwa, 11) zawieranie umów najmu świetlic wiejskich w imieniu i na rzecz Zamawiającego, na podstawie odrębnie udzielonego pełnomocnictwa i zgodnie z harmonogramami wynajmów prowadzonymi przez Sołtysów, w tym: a) wystawianie faktur VAT z tytułu wynajmu świetlic wiejskich, b) pobieranie i rozliczanie kaucji pobranych od najemców, c) refakturowanie kosztów mediów zużytych przez najemców, – kierując się obowiązującym regulaminem korzystania ze świetlic wiejskich i stawkami wynajmu świetlic wiejskich określonych odrębnymi przepisami, mając na uwadze również niekomercyjną i społeczną funkcję świetlic wiejskich oraz współpracując w tym zakresie z Zamawiającym i Sołtysami, 12) gromadzenie wszelkich należnych dochodów uzyskanych z tytułu realizacji Umowy na rachunku pomocniczym wskazanym przez Zamawiającego, 13) prowadzenie w imieniu Zamawiającego ewidencji dochodów wpływających na rachunek pomocniczy poprzez prowadzenie ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej. Ewidencja analityczna winna być prowadzona w pomocniczych księgach rachunkowych umożliwiających ustalenie dochodów według źródeł ich pochodzenia w układzie: saldo początkowe, przypis, odpis, wpłata saldo końcowe (zaległość, nadpłata) dla każdego klienta, 14) prowadzenie rejestru sprzedaży VAT, który Wykonawca przekazuje do dnia 20. następnego miesiąca służbom finansowym Urzędu Miasta i Gminy w Sycowie, na podstawie którego sporządzana jest deklaracja VAT oraz dopełnianie w tym zakresie wszelkich czynności określonych przepisami prawa podatkowego, 15) pozostawanie w kontakcie i współpracy z Sołtysami, w tym: a) reagowanie na wnioski i uwagi Sołtysów odnoszące się do przedmiotu Umowy i zgłoszone Wykonawcy pisemnie, w tym również drogą elektroniczną, za pośrednictwem wyznaczonego pracownika Urzędu Miasta i Gminy w Sycowie, b) uprzednie informowanie Sołtysów o planowanych działaniach podejmowanych względem świetlic wiejskich, c) przekazanie Sołtysom informacji dotyczącej osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń awarii, szkód i usterek w świetlicach wiejskich, 16) pozostawanie w nieustannym kontakcie z Zamawiającym w zakresie przedmiotu Umowy, 17) informowanie Zamawiającego o stanie technicznym nieruchomości, w tym konieczności wykonania remontu lub rozbiórki, 18) posiadanie opłaconej polisy od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności w zakresie odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej na kwotę nie niższą niż 300 000,00 zł (trzysta tysięcy złotych) przez cały okres obowiązywania Umowy, 19) w zakresie nieprzekraczającym zwykłego zarządu podejmowanie wszelkich decyzji i dokonywanie wszelkich czynności zmierzających do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym i zgodnie z ich przeznaczeniem, 20) złożenie Zamawiającemu sprawozdania z wykonania wskazanych wyżej obowiązków wraz ze zwrotem dokumentacji odnoszącej się do przedmiotu Umowy, w tym także dokumentacji wytworzonej przez Wykonawcę w trakcie obowiązania Umowy, w terminie miesiąca od zakończenia Umowy.