„Kompleksowa realizacja działań informacyjno-promocyjnych projektu FEnIKS”

Projekt „Rozwój działalności Muzeum im. Jacka Malczewskiego w Radomiu poprzez stworzenie dodatkowej przestrzeni kulturalnej wraz z wprowadzeniem nowej oferty kulturalno-edukacyjnej”, współfinansowanego Program Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko 2021–2027 (FEnIKS), Priorytet VII Kultura, Działanie FENX.07.01.

I. Informacje ogólne:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na zaplanowaniu i realizacji działań informacyjno-promocyjnych w ramach projektu „Rozwój działalności Muzeum im. Jacka Malczewskiego w Radomiu poprzez stworzenie dodatkowej przestrzeni kulturalnej wraz z wprowadzeniem nowej oferty kulturalno-edukacyjnej”, współfinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko 2021–2027 (FEnIKS), Priorytet VII Kultura, Działanie FENX.07.01, zwanego dalej „projektem”.
2. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zamówienia w sposób zgodny z:
- ustawą Prawo zamówień publicznych,
- wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków dla programu FEnIKS,
- Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich 2021–2027 w zakresie informacji i promocji,
- zasadą DNSH (nieczynienia poważnych szkód dla środowiska),
- przepisami dotyczącymi przeciwdziałania konfliktowi interesów i nadużyciom finansowym,
- innymi przepisami prawa krajowego i unijnego mającymi zastosowanie do niniejszego zamówienia.
3. Wykonawca zobowiązuje się:
- współpracować z Zamawiającym oraz z instytucjami kontrolnymi (m.in. IZ, IP, instytucje audytowe),
- prowadzić i przechowywać dokumentację związaną z realizacją zamówienia przez okres wymagany w umowie o dofinansowanie (nie krótszy niż 5 lat od zakończenia projektu),
- udostępniać tę dokumentację na każde żądanie uprawnionych instytucji.
4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.
Opis ten należy traktować jako integralną część SWZ oraz przyszłej umowy.
II. Zakres usługi – cel i ogólne zadania:
Zakres usługi obejmuje w szczególności zaprojektowanie, wykonanie i udokumentowanie kompleksowych działań informacyjno-promocyjnych związanych z realizacją projektu współfinansowanego z Funduszy Europejskich.
Celem działań jest w szczególności:
• upowszechnienie informacji o projekcie, jego zakresie, celach i efektach,
• zapewnienie widoczności wsparcia Unii Europejskiej zgodnie z Podręcznikiem informacji i promocji,
• promocja nowej oferty kulturalno-edukacyjnej Muzeum,
• dotarcie do możliwie szerokiego grona odbiorców (różne grupy wiekowe i społeczne: mieszkańcy, turyści, środowisko kultury, edukacja).
III. Zakres rzeczowy zamówienia:
Zakres rzeczowy zamówienia obejmuje w szczególności:
• przygotowanie, wykonanie i montaż 2 tablic informacyjnych/pamiątkowych,
• opracowanie, druk i dystrybucję materiałów informacyjno-promocyjnych,
• utworzenie i wdrożenie dedykowanej podstrony projektu w ramach serwisu www.muzeum.edu.pl,
• przygotowanie i publikację 10 ogłoszeń prasowych informujących o projekcie,
• organizację 2 spotkań promujących projekt dla mediów i środowisk kultury,
• realizację kampanii informacyjnej w mediach społecznościowych 20 postów , 10 relacji,
• produkcję 6 spotów promocyjnych (wideo i/lub radiowych) o projekcie,
• wykonanie i ekspozycję 4 billboardów promujących projekt,
• prowadzenie dokumentacji fotograficznej i wideo ze wszystkich działań,
• archiwizację materiałów źródłowych, plików graficznych i kopii druków,
• sporządzenie raportu końcowego z realizacji działań.
Dokładny opis każdego z powyższych zadań znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ.
IV. Obowiązki Wykonawcy:
W szczególności Wykonawca jest zobowiązany do:
1. Prowadzenia dokumentacji z działań promocyjnych, w tym:
- dokumentacji fotograficznej i wideo ze wszystkich działań,
- gromadzenia egzemplarzy materiałów drukowanych,
- zapisywania emisji spotów, zrzutów ekranu stron internetowych i postów w mediach społecznościowych,
- zbierania skanów publikacji prasowych, protokołów odbioru oraz innych dowodów wykonania działań.
2. Archiwizacji materiałów:
- przechowywania materiałów źródłowych (np. plików graficznych, otwartych projektów graficznych, montażowych, plików audio-wideo),
- przekazania Zamawiającemu kopii tych materiałów na trwałym nośniku lub w ustalonej formie elektronicznej (np. link do repozytorium, dysk sieciowy).
3. Przygotowania raportu końcowego, zawierającego:
-opis zrealizowanych działań,
-rezultaty ilościowe (np. liczba uczestników wydarzeń, liczba emisji, zasięgi w mediach społecznościowych, liczba publikacji),
- ważniejsze rezultaty jakościowe (np. grupy, do których udało się dotrzeć),
- proste rekomendacje na przyszłość.
4. Zapewnienia prawidłowego oznakowania i identyfikacji wizualnej wszystkich materiałów
i działań, zgodnie z:
- Podręcznikiem informacji i promocji dla perspektywy 2021–2027,
- Księgą Identyfikacji Wizualnej Funduszy Europejskich 2021–2027,
- wytycznymi programu FEnIKS.
Wszystkie materiały muszą zawierać w szczególności:
-logo Funduszy Europejskich / programu FEnIKS,
-barwy Rzeczypospolitej Polskiej,
-logo Unii Europejskiej z napisem „Dofinansowano przez Unię Europejską”,
-inne znaki wymagane umową o dofinansowanie (np. logo MKiDN – jeżeli wynika to z umowy),
oraz stosować obowiązkowe hashtagi #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie we wszystkich publikacjach internetowych (strona www, media społecznościowe).
5. Przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wszelkich materiałów powstałych w ramach zamówienia (teksty, grafiki, layouty, projekty DTP, zdjęcia, filmy, nagrania audio, projekty stron www itp.), w zakresie umożliwiającym:
-nieograniczone terytorialnie i czasowo korzystanie,
-zwielokrotnianie, modyfikowanie, publikację i udostępnianie,
-wywiązywanie się przez Zamawiającego z obowiązków wobec instytucji zarządzających Funduszami Europejskimi.
Materiały muszą być przekazane również z niewyłączną licencją dla właściwych instytucji systemu Funduszy Europejskich, jeżeli wynika to z umowy o dofinansowanie.