„Zapewnienie usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z zapewnieniem sali szkoleniowej na potrzeby warsztatów szkoleniowych”

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu

1.3.) Oddział zamawiającego: ROPS w Toruniu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 361502012

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Bartkiewiczówny 93

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: rops@rops.torun.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.rops.torun.pl/

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1187694

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

realizacja zadań samorządu w zakresie polityki społecznej

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Zapewnienie usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z zapewnieniem sali szkoleniowej na potrzeby warsztatów szkoleniowych”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f3eeccfd-4ddf-4759-a30d-6b9036bcf721

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00629187

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-30

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

Zamówienie udzielane jest w ramach projektu partnerskiego „Rodzina w centrum Etap I” programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027, Oś Priorytetowa 08 Fundusze Europejskie na wsparcie w obszarze rynku pracy, edukacji i włączenia społecznego, Działanie FEKP.08.25 Usługi wsparcia rodziny i pieczy zastępczej.

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00465078

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

4.1.) Numer referencyjny: DO.2721.34.2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 110000 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

Część 1

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług hotelarskich, restauracyjnych oraz sali szkoleniowej na potrzeby dwóch czterodniowych warsztatów
Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie usług hotelarskich, restauracyjnych oraz sali szkoleniowej na potrzeby dwóch czterodniowych warsztatów dla dwóch grup szkoleniowych w terminie: październik - listopad 2025 r. – Zamawiający wskaże propozycje terminów po zawarciu umowy z Wykonawcą.
Każda grupa szkoleniowa liczy 20 osób.
Każda grupa szkoleniowa obejmuje 40h szkolenia.
1 grupa- 2 szkolenia dwudniowe, (cztery dni), każde szkolenie dwudniowe-20h.
Szczegółowe wymagania w zakresie wykonania przedmiotu zamówienia zostały opisane w załaczniku nr 1 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.5.5.) Wartość części: 55000 PLN

Część 2

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie sal szkoleniowych wraz z cateringiem na potrzeby 10 jedno-dniowych warsztatów.
Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie sal szkoleniowych oraz wyżywienia dla 5 grup szkoleniowych w terminie: wrzesień - luty 2026 r. oraz 5 grup szkoleniowych w terminie: wrzesień - marzec 2026 r. – Za-mawiający wskaże propozycję terminów po zawarciu umowy z Wykonawcą.
Każda grupa szkoleniowa liczy 30 osób. Łącznie w warsztatach udział weźmie 300 osób.
Szczegółowe wymagania w zakresie wykonania przedmiotu zamówienia zostały opisane w załaczniku nr 1 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.5.5.) Wartość części: 60000 PLN

Część 1

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 6 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Podstawę prawną unieważnienia stanowi art.. 255 pkt 6) ustawy Prawo zamówień publicznych.
Podstawę faktyczną unieważnienia stanowią występujące w dokumentacji postępowania rozbieżności w zakresie przedmiotu zamówienia, niedające się usunąć poprzez wyjaśnienia. W treści formularza ofertowego Wykonawcy zobowiązani byli do dokonania wyceny usługi obejmującej zapewnienie usług hotelarskich, restauracyjnych oraz sali szkoleniowej na potrzeby dwóch czterodniowych warsztatów, podczas gdy w dokumentacji postępowania przedmiotem zamówienia była usuga polegająca na zapewnieniu usług hotelarskich, restauracyjnych oraz sali szkoleniowej na potrzeby czterech dwudniowych warsztatów. Powyższe powoduje, że postępowanie zawiera wadę, która uniemożliwia dokonanie wyboru oferty w postępowaniu w zakresie Części nr I - powodowałaby dokonanie wyboru oferty, która nie obejmuje zaoferowania przedmiotu zamówienia, objętego niniejszym postępowaniem. Wady dokumentacji w tym zakresie nie można usunąć - z uwagi na to, iż upłynął termin składania ofert w postępowaniu, aprocedura wyjaśniania treści złożonych ofert prowadziłaby do nieuprawnionej zmiany ich treści po upływie ich składania. W związku z powyższym Zamawiający jest zobowiązany do unieważnienia postępowania w zakresie tej części.
Jednocześnie Zamawiający informuje, stosownei do treści art. 262 ustawy Prawo zamówień publicznych, że dokona wszczęcia kolejnego postępowania, obejmującego ten sam przedmiot zamówienia jaki jest objęty zakresem unieważnianiej Części nr I niniejszego postępowania.

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 6

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 6

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 37260 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 72928 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

Część 2

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 6

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 6

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 40000 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 113400 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 40000 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

Wykonawca

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Średni przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: PHH HOTELE SP. Z O.O.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6762278406

7.3.4) Miejscowość: WARSZAWA

7.3.7.) Kraj: Polska

7.3.8.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-11-24

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 40000 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2026-03-31