Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych w 2026 r. dla potrzeb Starostwa Powiatowego w Kwidzynie oraz odbiór i utylizacja wycofanych tablic rejestracyjnych.

1. Wykonywanie i sukcesywna dostawa do siedziby Zamawiającego tablic rejestracyjnych wytłoczonymi numerami rejestracyjnymi w miarę potrzeb Wydziału Komunikacji, Bezpieczeństwa Obywateli i Zarządzania Kryzysowego Starostwa Powiatowego w Kwidzynie w okresie od 01.01.2026r. przez okres 12 miesięcy kalendarzowych:

Lp. Opis tablicy Szacunkowe zapotrzebowanie przez okres trwania umowy w szt.
1. samochodowe zwyczajne (jednorzędowe lub dwurzędowe lub jednorzędowe (tło białe lub zielone), w tym obce wyróżniki- 8500
2. motocyklowe/ciągnikowe zwyczajne (tło białe lub zielone)- 300
3. motorowerowe (tło białe lub zielone)- 300
4. samochodowe zabytkowe (jednorzędowe lub dwurzędowe lub jednorzędowe- 40
5. motocyklowe/ciągnikowe zabytkowe- 40
6. motorowerowe zabytkowe- 40
7. tymczasowe samochodowe (jedno lub dwurzędowe)- 50
8. tymczasowe motocyklowe- 20
9. tymczasowe motorowerowe- 20
10. profesjonalne samochodowe (jedno i dwurzędowe)- 10
11. profesjonalne motocyklowe- 10
12. profesjonalne motorowerowe- 10
13. samochodowe indywidualne (tło białe lub zielone)- 70
14. motocyklowe indywidualne (tło białe lub zielone)- 30
15. wtórniki tablic/dodatkowe w tym wyróżniki obce- 500

a) Podane ilości tablic stanowią szacunkowe zapotrzebowanie jakie zamawiający przewiduje zakupić w okresie obowiązywania umowy. W przypadku nie złożenia zamówienia na w.w. ilości tablic wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie odszkodowawcze. Ponadto zamawiający może dokonać zmiany ilościowej określonej w zamówieniu w ramach przedmiotu zamówienia.
b) Tablice powinny być zgodne z normą PN S-73200, Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 8 listopada 2024 r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów, wymagań dla tablic rejestracyjnych oraz wzorów innych dokumentów związanych z rejestracją pojazdów (Dz.U. 2024 poz.1709) i Rozporządzeniem Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 2 maja 2012 r. w sprawie warunków produkcji i sposobu dystrybucji tablic rejestracyjnych i znaków legalizacyjnych (Dz.U. z 2022 r. poz.1885 z późn. zm.).
c) Wykonawca dostarczy wykonane tablice w partiach na podstawie zapotrzebowania
Zamawiającego - każdorazowo ilość tablic zgodną ze złożonym zapotrzebowaniem.
d) Każdorazowo tablice rejestracyjne będą dostarczone do Wydziału Komunikacji, Bezpieczeństwa Obywateli i Zarządzania Kryzysowego Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z transportem i ubezpieczeniem w czasie przewozu tablic.
e) W przypadku zmian przepisów dotyczących wzoru tablic rejestracyjnych, wykonawca jest zobowiązany do realizacji dostaw tablic rejestracyjnych wykonanych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
f) Wybrany wykonawca zobowiązany jest do:
• dostarczenia własnym transportem tablic rejestracyjnych bezpośrednio do zamawiającego w terminie 7 dni od daty złożenia zamówienia wraz z ich rozładunkiem u Zamawiającego
• bezpłatnej wymiany tablic z wadami.
g) Przy każdorazowej dostawie tablic Wykonawca zobowiązany będzie do odbierania
(protokolarnego) a następnie złomowania starych tablic rejestracyjnych na swój koszt.
h) Zamawiający przewiduje tzw. interwencyjne dostawy tablic, polegające na wytworzeniu i dostarczeniu wtórników tablic rejestracyjnych w przypadku zgłoszenia przez właściciela pojazdu utraty, zniszczenia, uszkodzenia lub naprawy gwarancyjnej w ciągu 24 godzin od złożenia zamówienia.
i) Minimalne wielkości dostaw będą stanowiły 70 % wielkości podanych w tabeli powyżej.
j) Minimalny okres gwarancji na dostarczane tablice ustala się na trzy lata licząc od daty wydania tablicy przez organ rejestrujący pojazdy.
k) W ramach realizacji zamówienia Wykonawca użyczy i zainstaluje oprogramowanie umożliwiające elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne. Wykonawca zapewni również przeszkolenie użytkowników w zakresie prawidłowej obsługi oprogramowania
l) Zamawiający wymaga, aby oprogramowanie posiadało, co najmniej następujące cechy:
• łatwy w użyciu program instalacyjny niewymagający udziału informatyka i zaawansowanej wiedzy,
• możliwość automatycznego sprawdzania istnienia nowszej wersji i automatycznej aktualizacji przez Internet,
• dedykowane narzędzie dla administratora pozwalające zarządzać prawami dostępu i automatyzować wykonywanie kopii bezpieczeństwa oraz przywrócenia danych z wykonanej wcześniej kopii,
• automatyczne tworzenie formularza zamówień na wszystkie rodzaje i wyróżniki tablic, również na wtórniki zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury w sprawie rejestracji i oznakowania pojazdów (prosty, intuicyjny formularz zamówień) z możliwością wysyłania ich w formie elektronicznej,
• sprawdzanie zgodności wprowadzanych numerów z właściwym Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 31 sierpnia 2022 r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów, wymagań dla tablic rejestracyjnych oraz wzorów innych dokumentów związanych z rejestracją pojazdów już na etapie tworzenia zamówienia i blokowanie możliwości wpisania niepoprawnych numerów ze szczególnym uwzględnieniem:
- zgodności długości wprowadzanego numeru oraz położenia liter i cyfr dla poszczególnych typów i odmian,
- blokowania dla określonych typów tablic niedozwolonych liter,
- wykluczania dla określonych typów tablic niedopuszczalnych sekwencji cyfr,
• generowanie pozycji zamówienia zawierających kolejne wolne numery po podaniu jedynie ilości zamawianych tablic oraz ich typu. Wygenerowane w ten sposób zamówienie powinno uwzględniać (pomijać) niedozwolone numery oraz numery już wykorzystane. Kolejność odmian tablic dla których generowane są numery rejestracyjne powinna być zgodna z Rozporządzeniem,
• automatyczne obliczanie ilości zamawianych tablic na podstawie wybranego typu i kompletu oraz podanego numeru początkowego i końcowego z uwzględnieniem niedozwolonych i wykorzystanych wcześniej numerów,
• automatyczne generowanie pozycji zamówienia po podaniu numeru początkowego oraz liczby zamawianych tablic uwzględniające niedozwolone i wykorzystane wcześniej numery,
• zablokowanie zamawiania identycznych numerów dla tablic samochodowych
i motocyklowych dla tych typów i odmian tablic, dla których ustawa dopuszcza istnienie identycznych numerów,
• elektroniczna akceptacja zamówienia z weryfikacją terminu realizacji,
• ewidencja zamówień,
• niedopuszczenie do ponownego zamówienia wykorzystanych wcześniej numerów poprzez weryfikację wcześniej składanych zamówień i wykrycie takiej sytuacji już na etapie tworzenia nowego zamówienia,
• obsługa tablic wycofanych polegająca na ewidencji numerów tablic wycofanych,
• możliwość odszukania zamówionej tablicy rejestracyjnej oraz zamówienia na podstawie, której została zamówiona (zarówno dla tablic nowych jak i wtórników),
• możliwość odszukania wycofanej tablicy rejestracyjnej oraz zlecenia na podstawie, którego została przekazana do zniszczenia,
• prowadzenie ewidencji wykorzystanych numerów (gospodarkę numerami) oraz prezentowanie listy dotychczas wykorzystanych numerów,
• możliwość początkowego wprowadzenia numerów już zamówionych przez Urząd i uwzględnienie (pomijanie) tych numerów podczas składania nowych zamówień,
• możliwość zamawiania wtórników
• baza danych (wykorzystane numery rejestracyjne, historia zamówień) instalowana lokalnie u Zamawiającego,
• praca na oprogramowaniu w trybie off-line (baza danych znajduje się u Zamawiającego) lub praca na oprogramowaniu w trybie on-line (baza danych znajduje się u Wykonawcy).
• program powinien umożliwiać wydruk zamówienia oraz zapis zamówienia w pliku w formacie PDF lub pliku tekstowego.
• Oprogramowanie zostanie zademonstrowane podczas szkolenia pracowników Starostwa Powiatowego w Kwidzynie w siedzibie Zamawiającego przy ul. Kościuszki 29B, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu przez obie strony.

2.Nazwy i kody Wspólnego Słownik Zamówień (CPV):
30195000-2 - tablice,
31523200-0 - trwałe znaki informacyjne,
44423400-5 - znaki i podobne elementy,
44400000-4 - różne produkty gotowe i elementy z nimi związane.

3. Zamawiający dopuszcza przy realizacji zamówienia zastosowanie urządzeń i materiałów równoważnych co do jakości i surowców użytych do ich wykonania do materiałów i urządzeń podanych w dokumentach zamówienia (SWZ wraz z załącznikami).

4. Jeśli w dokumentach zamówienia (SWZ wraz z załącznikami) wskazana jest nazwa handlowa firmy, towaru lub produktu, Zamawiający - w odniesieniu do wskazanych wprost w dokumentacji zamówienia parametrów, czy danych (technicznych lub jakichkolwiek innych), identyfikujących pośrednio lub bezpośrednio towar bądź produkt - dopuszcza rozwiązania równoważne zgodne z danymi technicznymi i parametrami zawartymi w w/w dokumentacji. Jako rozwiązania równoważne, należy rozumieć rozwiązania charakteryzujące się parametrami nie gorszymi od wymaganych, a znajdujących się w dokumentacji.

5. Gdziekolwiek w dokumentach zamówienia (SWZ wraz z załącznikami) występują odniesienia do Polskich Norm, dopuszczalne jest stosowanie odpowiednich norm krajów Unii Europejskiej, w zakresie przyjętym przez polskie prawodawstwo.

6. Wszędzie tam, gdzie dokumentach zamówienia (SWZ wraz z załącznikami), przy opisie zastosowanych materiałów lub urządzeń wskazano znaki towarowe, patenty lub pochodzenie przyjmuje się, że mogą być zastosowane materiały lub urządzenia równoważne. Wskazanie znaku towarowego, patentu lub pochodzenia ma charakter jedynie przykładowy i użyty jest w celu określenia standardów jakościowych i klasy, wymaganych w odniesieniu do stosowanych materiałów lub urządzeń. W przypadku, gdy powoływane normy i przepisy są państwowe lub odnoszą się do konkretnego kraju lub regionu, mogą być również stosowane inne odpowiednie normy zapewniające równy lub wyższy poziom wykonania niż powołane normy lub przepisy.