2025 - Świadczenie usług pogrzebowych dla potrzeb Ośrodka Pomocy Społecznej w Gliwicach na rok 2026

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pogrzebowych dla potrzeb Ośrodka Pomocy Społecznej w Gliwicach.

Część I – pogrzeby z kremacją oraz tradycyjne
1. Termin realizacji zamówienia: od podpisania umowy, nie wcześniej niż od 01.01.2026r. do 31.12.2026r.
2. Pogrzeby będą sprawiane wyłącznie na terenie Miasta Gliwice osobom zmarłym na terenie Gliwic. Pogrzeby będą odprawiane na cmentarzach komunalnych na terenie Gliwic tj.:
a) przy ulicy Kozielskiej,
b) przy ulicy Poniatowskiego,
c) przy ulicy Wrzosowej,
d) przy ulicy Niezapominajki,
e) przy ulicy św. Jacka.
3. Maksymalna ilość pogrzebów z kremacją w zamówieniu podstawowym wynosi 60, a pogrzebów tradycyjnych 5.
4. W okresie obowiązywania umowy Zamawiający zapewnia, że minimalna liczba pogrzebów z kremacją wyniesie 35, a pogrzebów tradycyjnych 1.
5. Ilość pogrzebów w skali 1 roku jest uzależniona od bezpośrednich potrzeb Zamawiającego, który zastrzega sobie prawo do zwiększenia liczby pogrzebów z kremacją określonej w pkt. 2 do 20% (tj. do 72 pogrzebów) oraz pogrzebów tradycyjnych określonych w pkt. 2 do 40% (tj. do 7 pogrzebów).
6. Zamawiający zastrzega, że zapłaci Wykonawcy za faktyczną liczbę przeprowadzonych pogrzebów, nie mniej niż 35 pogrzebów z kremacją i 1 pogrzeb tradycyjny.
7. Podstawą do realizacji usługi sprawienia pogrzebu będzie pisemne zlecenie pogrzebu i zlecenie przewozu zwłok podpisane przez osoby upoważnione.
8. Wykonawca zobowiązuje się zabrać zwłoki po otrzymaniu drogą elektroniczną/odbiorze osobistym zlecenia na przewiezienie zwłok do własnej/wynajmowanej chłodni i przechować je do dnia pogrzebu. Zamawiający nie wystawi zlecenia przewiezienia zwłok w przypadku powzięcia informacji, że ciało już przebywa w chłodni Wykonawcy. W tym przypadku podstawą do realizacji usługi sprawienia pogrzebu będzie wyłącznie zlecenie pogrzebu.
9. Zamawiający pokrywa koszty przechowywania zwłok w chłodni od dnia wydania zlecenia na pochówek do dnia kremacji lub pogrzebu. Dopuszcza się pokrycie kosztów przechowywania zwłok w chłodni przed wydaniem zlecenia na pochówek, jeżeli zgon nastąpi w weekend lub w okresie świątecznym poprzedzający złożenie wniosku, a który to zostanie złożony w pierwszy dzień roboczy po dacie zgonu, nie dotyczy podmiotów leczniczych (Szpital, Zakład Opiekuńczo-Leczniczy, Zakład Pielęgnacyjno-Opiekuńczy, Hospicjum).
10. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania zlecenia pogrzebu od Zamawiającego. Termin ten może ulec wydłużeniu za zgodą lub na prośbę Zamawiającego w szczególnie uzasadnionych przypadkach, takich jak np.: konieczność nawiązania kontaktu z rodziną zmarłego, przedłużającego się terminu kremacji, rezerwacja terminu u Mistrza Ceremonii/Kapłana, wypadające w tym okresie dni świąteczne. O każdym przypadku wydłużenia tego terminu – nie na prośbę Zamawiającego – Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego drogą elektroniczną podając przyczynę przedłużenia. W przypadku przedłużającego się terminu kremacji Wykonawca przedłoży potwierdzenie z krematorium o wyznaczonym terminem kremacji zwłok.
11. Wykonawca zobowiązuje się przekazać drogą elektroniczną informację o terminie (data i godzina) oraz miejscu pogrzebu nie później niż 24 godziny przed uroczystością pogrzebową.
12. Zakres wykonania usługi pogrzebowej obejmuje załatwienie w imieniu Zamawiającego wszelkich formalności związanych ze zgonem i pogrzebem w urzędach, parafiach i na cmentarzach (w tym uzyskanie karty zgonu i aktu zgonu).
13. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu potwierdzenie zapłaty za posługę Mistrza Ceremonii/Kapłana. Zamawiający opłaci faktycznie poniesiony koszt zgodnie z przedstawionym potwierdzeniem zapłaty do maksymalnej kwoty uwzględnionej w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia - formularz cenowy.
14. Przewozy zwłok odbywać się będą wyłącznie na terenie gminy Gliwice. Koszty przewozu zwłok poza terenem Gliwic mogą zostać pokryte tylko w przypadku:
- przewozu zwłok do krematorium,
- wydania zezwolenia na pochowanie zwłok przez Prokuraturę z informacją, że zwłoki znajdują się w prosektorium zlokalizowanym w innym mieście.
15. W szczególnych przypadkach, za zgodą Zamawiającego, pogrzeb może odbyć się na innym cmentarzu niż komunalny na terenie Gliwic, jeżeli osoba zmarła posiada grób rodzinny. Warunkiem jest zobowiązanie się przez osoby wnoszące prośbę, do pokrycia kosztów opłaty za miejsce do złożenia urny lub trumny oraz przygotowanie grobu w tym wykopanie i zasypanie grobu na cmentarzu.
16. Zamawiający nie pokrywa kosztów za usługi pogrzebowe, które zostały zrealizowane przez inny zakład pogrzebowy przed dniem wniesienia wniosku o pochowanie zwłok przez osoby uprawnione.
17. Zamawiający nie pokrywa żadnych kosztów związanych z pogrzebem w przypadkach, gdy po wydaniu zlecenia na przewiezienie zwłok/zlecenia pogrzebu zgłosi się rodzina, która sprawi pogrzeb we własnym zakresie i na własny koszt.
18. W szczególnych przypadkach, z uwagi na nietypową budowę ciała zmarłego lub przeszkody techniczne Zamawiający dopuszcza zwiększenie opłat, jednak nie więcej niż 15 % ceny z formularza cenowego - załącznika nr 1 do umowy, tylko w pozycjach, na które ma wpływ wielkość ciała osoby zmarłej.
19. W przypadku pogrzebu osób zmarłych na chorobę wywołaną wirusem SARS-CoV-2 lub choroby zakaźne określone w wykazie, o którym mowa w art. 9 ust 3a ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych Zamawiający dopuszcza zwiększenie opłat, jednak nie więcej niż 20 % ceny z formularza cenowego - załącznika nr 1 do umowy, tylko w pozycjach, na które ma wpływ stosowanie specjalnych środków ostrożności, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 3 kwietnia 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi. Wykonawca zobowiązuje się do udokumentowania, że pogrzeb dotyczy osoby zmarłej w wyniku lub z podejrzeniem choroby zakaźnej.
20. Wykonawca zobowiązuje się do wymiany tabliczki nagrobkowej na własny koszt, na żądanie zamawiającego, w przypadku otrzymania informacji z Policji lub prokuratury o ustaleniu tożsamości osoby pochowanej jako „NN”.
21. Zamawiający zleci Wykonawcy raz w roku po wykonanej inwentaryzacji wymianę zniszczonych tabliczek nagrobkowych (uszkodzonych, brakujących, nieczytelnych), bądź konserwację w przypadku odklejenia od płyty nagrobnej. Wykaz grobów wymagających wyżej wymienionych prac zostanie przekazany drogą mailową w drugim kwartale roku. Liczba napraw nie powinna przekroczyć 20 sztuk w roku.
22. Wykonawca zobowiązuje się do zawieszenia klepsydry na bramie cmentarza na własny koszt, nie później niż 24 godziny przed uroczystością pogrzebową.
23. W przypadku pogrzebu tradycyjnego Wykonawca zobowiązuje się do wykonania obramowania grobu nie później niż 3 miesiące od daty pogrzebu.
24. Tutejszy Ośrodek pokrywa koszt pochowania osób zmarłych uwzględniając jedynie pozycje wymienione w załączniku nr 1 do Umowy.
25. W przypadku realizacji pogrzebu, którego zlecenie zostało wystawione w trakcie trwania umowy, a nie zostało zrealizowane do czasu wygaśnięcia umowy Wykonawca zobowiązuje się, dokończyć realizację zlecenia. Wynagrodzenie za to zlecenie zostanie wypłacone zgodnie z § 4 umowy.

Część II – pogrzeby dzieci martwo urodzonych bez względu na czas trwania ciąży
1. Pogrzeby będą sprawiane wyłącznie na terenie Miasta Gliwice, na Cmentarzu Centralnym przy ul. Kozielskiej 120 w miejscu specjalnie do tego wyznaczonym i przygotowanym przez Zarząd Cmentarza.
2. Podstawą do realizacji usługi kremacji i sprawienia pogrzebu będzie pisemne zlecenie Zamawiającego podpisane przez osoby upoważnione.
3. Wykonawca zobowiązuje się zabrać ze szpitala zwłoki dzieci martwo urodzonych w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania zlecenia od Zamawiającego.
4. Wykonawca zobowiązuje się, dokonywać zbiorowej kremacji zwłok, o których mowa w pkt. 3 i nieodpłatnie przechować urnę z prochami do dnia pogrzebu.
5. Prochy z więcej niż jednej kremacji mają być gromadzone i przechowywane w jednej urnie do dnia pogrzebu.
6. W okresie obowiązywania umowy Zamawiający zapewnia, że liczba pogrzebów wyniesie 2.
7. Szczegółowy przedmiot zamówienia określa załącznik nr 1 do umowy.
8. Pochówek urny z popiołami będzie odbywał się dwa razy w roku – w dniu 25 marca (Dzień Świętości Życia) oraz 15 października (Dzień Dziecka Utraconego), lub w kolejny dzień roboczy (jeśli termin przypada w święto lub dzień wolny) każdego roku kalendarzowego.
9. Wykonawca zobowiązuje się do zawieszenia klepsydry na bramie cmentarza na własny koszt, nie później niż 72 godziny przed uroczystością pogrzebową.
10. Zakres wykonania usługi pogrzebowej obejmuje załatwienie w imieniu Zamawiającego wszelkich formalności związanych z pogrzebem.
11. Wszystkie niezbędne przewozy zwłok (w dni powszednie, niedziele i święta) odbywać się będą na terenie gminy Gliwice, za wyjątkiem przewozu zwłok w związku z kremacją.
12. Prowadzenie Ceremonii pochówku będzie powierzone Mistrzowi Ceremonii.
13. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu potwierdzenie zapłaty za posługę Mistrza Ceremonii.
Zamawiający opłaci faktycznie poniesiony koszt zgodnie z przedstawionym potwierdzeniem zapłaty do maksymalnej kwoty uwzględnionej w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia - formularz cenowy.
14. Informujemy, że tutejszy Ośrodek zobligowany Ustawą o pomocy społecznej do sprawienia pogrzebu pokrywa koszt pochówku uwzględniając jedynie pozycje wymienione w załączniku nr 1 do Umowy.
15. Termin realizacji zamówienia: od podpisania umowy, nie wcześniej niż od 01.01.2026r. do 31.12.2026r.