„Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy Żary w 2026 roku”

11.1. Informacje ogólne:
1) Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
2) W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia oraz poczty elektronicznej, które dostępne są pod adresami:
https://ezamowienia.gov.pl , e-mail: anna.kochanowska@gminazary.pl
Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).
3) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e- Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
4) Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
5) Sposób komunikowania się za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia został opisany pod adresem: https://media.ezamowienia.gov.pl/pod/2021/10/Komunikacja-w-postepowaniu-5.1.pdf.
6) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB.
7) Minimalne wymagania techniczne sprzętu używanego w celu korzystania z Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
8) Zamawiający określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego lub podpisu osobistego jako:
- dla dokumentów w formacie „PDF” zaleca się podpis formatem PAdES,
- dokumenty w formacie innym niż „PDF” zaleca się podpisywać formatem XAdES.
W przypadku podpisu jakiegokolwiek dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym formatu XAdES (zewnętrzny podpis), niezbędne jest by prócz podpisywanego dokumentu był do niego dołączony również plik z tym podpisem.
9) Zamawiający zaleca, aby wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Wójt Gminy Żary (Aleja Jana Pawła II 6, 68-200 Żary, telefon kontaktowy: 68 470 73 00);
 W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: inspektor@cbi24.pl.
 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz 74 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”;
 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
 w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy Żary w 2026 roku.
W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą usługi pocztowe, świadczone w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisów szczególnych Kodeksu postępowania cywilnego, Kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów dotyczących nadawania przesyłek ze skutkiem zachowania terminów wymaganych przepisami postępowania cywilnego, administracyjnego i podatkowego.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik Nr 7 do SWZ.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

1) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej:
Warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzony przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366 ze zm.)

2) zdolności technicznej lub zawodowej:
- w zakresie doświadczenia:
Warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie wykonał należycie co najmniej:

a) dwie usługi polegające na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym o wartości nie mniejszej niż 100.000 zł brutto każda.

1) Zaświadczenie o wpisie podmiotu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366 ze zm.)- na potwierdzenie spełnienia warunku określonego w 5.1 ppkt 2),
2) Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie- na potwierdzenie spełnienia warunku określonego w 5.1 ppkt 4)- wg załącznika Nr 6 do SWZ.
Dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów- inne dokumenty.

Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:

1) oświadczenia, o których mowa w pkt 7.1, 8.2, 9.4 SWZ ,
2) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w pkt 8.4 SWZ (jeżeli dotyczy),
3) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty, odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy).
Pełnomocnictwo winno być złożone w oryginale: a) w formie elektronicznej, tj. w postaci elektronicznej podpisane kwalifikowalnym podpisem elektronicznym lub b) w postaci elektronicznej podpisane podpisem zaufanym lub c) w postaci elektronicznej podpisane podpisem osobistym. Dopuszcza się także złożenie pełnomocnictwa w postaci cyfrowego odwzorowania (skanu) dokumentu, który pierwotnie sporządzono jako dokument w postaci papierowej- dokument w postaci elektronicznej musi być opatrzony przez mocodawcę lub notariusza podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
4) Uzasadnienie dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa- jeżeli dotyczy.
Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2022r., poz. 1233), które Wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”, a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część skompresowane do jednego pliku (ZIP).
5) oryginał gwarancji lub poręczenia, jeżeli wadium wnoszone jest w innej formie niż pieniądz, z uwzględnieniem postanowień pkt 13 SWZ.

2.500 zł (słownie: dwa tysiące pięćset złotych 00/100). 2. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. 3. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach wymienionych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp, w zależności od wyboru Wykonawcy:  pieniądzu - przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: PKO BP 85 1020 5402 0000 0202 0351 3421 z adnotacją: wadium „Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy Żary w 2026 roku”,  gwarancjach bankowych,  gwarancjach ubezpieczeniowych,  poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 09.11.2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. 4. W przypadku wnoszenia wadium przelewem na rachunek bankowy, o jego wniesieniu w terminie decydować będzie data i godzina wpływu środków na rachunek bankowy Zamawiającego. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym. 5. Wadium wnoszone w formie poręczenia lub gwarancji winno być złożone w formie oryginału w postaci dokumentu elektronicznego i przekazanego wraz z ofertą. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi obejmować cały okres związania z ofertą. W przypadku wniesienia wadium w formie gwarancji lub poręczenia, koniecznym jest, aby gwarancja lub poręczenie obejmowały odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę, określone w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp. Gwarancja lub poręczenie musi zawierać w swojej treści nieodwołalne i bezwarunkowe zobowiązanie wystawcy dokumentu do zapłaty na rzecz Zamawiającego kwoty wadium płatne na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego. Gwarancja lub poręczenie musi zawierać w swojej treści wskazanie adresu e mail lub adresu pocztowego na który Zamawiający prześle oświadczenie o zwolnieniu wadium. Wadium wniesione w formie gwarancji (bankowej czy ubezpieczeniowej) musi mieć taką samą płynność jak wadium wniesione w pieniądzu – dochodzenie roszczenia z tytułu wadium wniesionego w tej formie nie może być utrudnione. Dlatego w treści gwarancji powinna znaleźć się klauzula stanowiąca, iż wszystkie spory odnośnie gwarancji będą rozstrzygane zgodnie z prawem polskim i poddane jurysdykcji sądów polskich, chyba, że wynika to z przepisów prawa. 6. Zamawiający dokona zwrotu wadium na zasadach określonych w art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp. Wykonawca będzie miał możliwość w przypadkach określonych w art. 98 ust. 2 ustawy Pzp wystąpienia o zwrot wadium, przy czym złożenie wniosku o zwrot wadium spowoduje rozwiązanie stosunku prawnego Zamawiającego z Wykonawcą i utratę przez Wykonawcę prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej, uregulowanych w Dziale IX ustawy Pzp. 7. Zamawiający zwróci wadium wniesione w innej formie niż w pieniądzu poprzez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium. Zaleca się, aby poręczenie lub gwarancja wskazywały adres mailowy na jaki Zamawiający winien składać oświadczenie o zwolnieniu wadium, o którym mowa w art. 98 ust. 5 ustawy Pzp. 8. Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami, w przypadkach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z pkt 5.1. SWZ.
3.W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt. 7.1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
4. W przypadku, gdy spełnienie warunku opisanego:
1) w pkt 5.1 SWZ wykazuje co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,
2) w pkt 5.1 SWZ Wykonawcy wykazują poprzez poleganie na zdolnościach tych Wykonawców , którzy wykonają prace do realizacji których te zdolności są wymagane;

- Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia oświadczają, które prace wykonają poszczególni Wykonawcy zgodnie z załącznikiem Nr 5 do SWZ.

Istotne postanowienia umowy zawarte są w Załączniku Nr 8 do SWZ. 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 455 ustawy Pzp oraz wskazanym w Istotnych postanowieniach umowy stanowiących załącznik Nr 8 do SWZ. 3. Każda zmiana umowy w zakresie określonym w ust. 1 odbywać się będzie na pisemny wniosek strony inicjującej zmianę, z podaniem opisu zmiany, uzasadnienia zmiany, terminu jej wniesienia oraz skutków jakie za sobą niesie.