Nadzór i serwis oprogramowania Ratusz

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Gmina Niepołomice

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 351555370

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Plac Zwycięstwa 13

1.5.2Miejscowość

Niepołomice

1.5.3Kod pocztowy

32-005

1.5.4Województwo

małopolskie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL214 - Krakowski

1.5.7Numer telefonu

122509468

1.5.9Adres poczty elektronicznej

anna.topor@niepolomice.eu

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

www.niepolomice.eu

1.7Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8Przedmiot działalności zamawiającego

Ogólne usługi publiczne

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Nadzór i serwis oprogramowania Ratusz

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-c13d8633-00ea-44da-a642-497666df19c7

2.5Numer ogłoszenia

2025/BZP 00584445

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2025-12-09

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2025/BZP 00061122/22/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.11 Nadzór i serwis oprogramowania Ratusz

2.11Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.13Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy

Nie

3.1Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki

Art. 214 ust 1, pkt 1 b)
1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn:
b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów - jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia
Uzasadnienie:
Zamawiający korzysta z oprogramowania Ratusz - zintegrowany system zarządzania Gminą posiadając:
- 59 licencje, w okresie od 01.01.2025 r. do 31.12.2025 r.,
Wykonawca posiada wyłączne prawa do ww. oprogramowania w związku z czym nie jest możliwe aby nadzór autorski i serwis tego programowania wykonywała inna firma

4.1Numer referencyjny

ZP.271.44.2025

4.2Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.3Wartość zamówienia

385000,00 PLN

4.4Rodzaj zamówienia

Usługi

4.5.1Krótki opis przedmiotu zamówienia

Opis przedmiotu zamówienia:
- serwis i nadzór autorski nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania Ratusz a w szczególności:
1. W zakresie nadzoru autorskiego nad oprogramowaniem z Załącznika nr 1:
1) informowanie o zmianach w programach objętych umową;
2) udostępnienie aktualnych wersji programów zwiększających ich funkcjonalność oraz dostosowanych do obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, które determinowały funkcjonalności zaimplementowane w oprogramowaniu na dzień zawarcia niniejszej umowy;
3) udzielenie dostępu do elektronicznej wersji dokumentacji systemu RATUSZ® w zakresie oprogramowania wymienionego w § 1 poprzez stronę Wykonawcy https://ezgloszenia.rekord.com.pl/ezgloszenia.
2. Utrzymanie poprawności działania oprogramowania wyszczególnionego w Załączniku nr 2 w zakresie funkcjonalności oraz zastosowanej technologii udostępnionej w dniu wdrożenia.
3. W zakresie serwisu oprogramowania z Załącznika nr 1 oraz Załącznika nr 2:
1) udzielanie konsultacji telefonicznych w dni robocze w godzinach 8.00 - 16.00;
2) udzielanie konsultacji zdalnych za pomocą systemu pomocy TeamViewer w zakresie błędów i awarii;
3) usuwanie błędów, błędów krytycznych i awarii systemów objętych umową i wynikających z winy Wykonawcy:
- czas reakcji na zgłoszoną awarię - do 8 godzin roboczych,
- czas reakcji na zgłoszony błąd krytyczny - do 16 godzin roboczych,
- czas reakcji na zgłoszony błąd - do 24 godzin roboczych,
- czas usunięcia awarii lub zapewnienie alternatywnego sposobu pracy na Systemie - do 24 godzin roboczych,
- czas usunięcia błędu krytycznego, którego korekta nie wymaga wydania wersji poprawkowej
Systemu lub zapewnienie alternatywnego sposobu pracy na Systemie - do 40 godzin roboczych,
- czas usunięcia błędu krytycznego, którego korekta wymaga wydania wersji poprawkowej



Systemu lub zapewnienie alternatywnego sposobu pracy na Systemie - do 20 dni roboczych.
Podane terminy mogą ulec zmianie, każdorazowo w wyniku ustaleń pomiędzy stronami, jak i w przypadku, kiedy usuwanie powyższych problemów jest niemożliwe z powodów, na które Wykonawca nie miał bezpośredniego wpływu.
Za godziny robocze uznaje się czas od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 8.00 a 16.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;
4) usuwanie błędów i awarii systemów objętych umową, a niewynikających z winy Wykonawcy;
5) przeprowadzanie w formie zdalnej lub stacjonarnej dodatkowych prac szkoleniowo-wdrożeniowych w zakresie oprogramowania objętego umową.
4. W zakresie asysty technicznej serwera Firebird/ PostgreSQL/ Linux:
1) udzielanie konsultacji telefonicznych w dni robocze w godz.8.00-16.00;
2) zdalne podniesienie wersji systemu bazodanowego Firebird/ PostgreSQL do wersji wspieranych przez oprogramowanie REKORD, pod warunkiem spełnienia minimalnych wymagań sprzętowych opublikowanych na platformie eZgłoszenia, o których mowa w § 4 ust. 5;
3) informowanie o:
- wymaganiach systemowych dla oprogramowania REKORD,
- zmianach w konfiguracji oprogramowania serwera bazodanowego Firebird/ PostgreSQL zapewniających zgodność z wymaganiami oraz wpływających na wydajność oprogramowania REKORD,
- nowościach dotyczących funkcji serwerów bazodanowych, które są wykorzystane w oprogramowaniu REKORD;
4) diagnostyka i rekonfiguracja oprogramowania systemu operacyjnego Linux Redhat/ Rocky Linux oraz serwera bazodanowego Firebird/ PostgreSQL w zakresie zgodności z wymaganiami dotyczącymi oprogramowania REKORD;
5) 20% zniżka na przygotowanie nowego fizycznego/ wirtualnego serwera do pracy z systemem RATUSZ®.
5. W zakresie pakietu szkoleniowego:
1) udział 2 przedstawicieli Zamawiającego w konferencji Forum Elektronicznej Administracji;
2) udział 3 przedstawicieli Zamawiającego w konferencji Forum Użytkowników pakietu RATUSZ®;
3) udział 2 przedstawicieli Zamawiającego w organizowanej konferencji Forum Finansów;
4) udział 2 przedstawicieli w stacjonarnych szkoleniach merytorycznych oraz nieograniczony dostęp do transmisji on-line;
5) udział w webinariach metodycznych i akcyjnych;
6) dostęp do bazy wiedzy: nagranych szkoleń i innych materiałów szkoleniowych;
7) …… % zniżka na indywidualne warsztaty realizowane każdorazowo na zlecenie Zamawiającego
6. W zakresie dodatkowej współpracy:
1) możliwość zamówienia raz w roku audytu funkcjonowania pakietu RATUSZ® w jednym z wybranych obszarów: Podatki, Odpady, Opłaty, Finanse, Budżet, Zarządzanie dokumentami;
2) udziału przedstawiciela Zamawiającego w corocznie organizowanej konferencji FORUM UŻYTKOWNIKÓW (o możliwości udziału w Forum decyduje kolejność zgłoszeń -pierwszeństwo zgłoszeń mają urzędy z wykupionym pakietem szkoleniowym
3) stosowanie systemu zniżek na następujące usługi wykonywane na zamówienie/ zgłoszenie Zamawiającego:
- …… % na zakup nowego oprogramowania,
- …….% na szkolenia pracowników Zamawiającego organizowanych na terenie Centrum Badawczo Rozwojowego Rekord;
4) ………… zł brutto/godzinę - prace wdrożeniowe realizowane zdalnie,
………… zł brutto/godzinę - prace wdrożeniowe w siedzibie Zamawiającego.
koszty dojazdu (maksymalnie 15 razy) w wysokości ….. zł brutto/ km (ilość kilometrów
z siedziby Wykonawcy do siedziby Zamawiającego i z powrotem ustala się na 60 km) Liczba prac (wraz z kosztem dojazdu) w okresie trwania umowy, szacowana jest na 60 godzin, co stanowi wartość ……………. zł brutto
7 Abonamentowe prawo dostępu:
1) prawo dostępu do systemu TERYT On-line, umożliwiające automatyczną aktualizację słownika TERYT w zakresie mającym zastosowanie w oprogramowaniu autorstwa firmy REKORD.



Wymagania, o których mowa w art. 95 Pzp.
1. Ponieważ realizacja niniejszego zamówienia musi odbywać się poprzez wykonywanie czynności
w warunkach określonych w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy - na rzecz wykonawcy lub podwykonawcy, w miejscu i czasie wskazanym przez wykonawcę lub podwykonawcę - zamawiający, zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy pzp wymaga, zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności wchodzące w tzw. koszty bezpośrednie na podstawie stosunku pracy. Wymóg ten dotyczy osób, które wykonują czynności bezpośrednio związane z wykonywaniem usług w szczególności:
1) nadzoru autorskiego, serwisu i asysty.
2. Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ustawy pzp. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia zamawiającemu, na jego wniosek w terminie określonym we wniosku, dokumentów potwierdzających zatrudnienie osób wykonujących czynności, o których mowa powyżej dokumentów w szczególności pisemnego oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy potwierdzającego, że pracownicy wykonawcy lub podwykonawcy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - kodeks pracy z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę(Dz. U. z 2024 r. poz. 1773) .
3. Uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 ustawy pzp. zostały opisane w projekcie umowy będącym załącznikiem do zaproszenia do negocjacji .
4. Sankcje z tytułu niespełnienia wymagań, o których mowa powyżej zostały określone w projekcie umowy będącym załącznikiem do zaproszenia do negocjacji

4.5.3Główny kod CPV

72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

5.1Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania

Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

6.1Liczba otrzymanych ofert lub wniosków

1

6.1.1Liczba otrzymanych ofert wariantowych

0

6.1.2Liczba ofert dodatkowych

0

6.1.3Liczba otrzymanych od MŚP

1

6.1.4Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego

0

6.1.5Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG

0

6.1.6Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt

0

6.1.7Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt

0

6.2Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem

453929,04 PLN

6.3Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem

453929,04 PLN

6.4Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

453929,04 PLN

6.5Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną

Nie

6.6Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową

Nie

7.1Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia

Nie

7.2Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy

Mikro przedsiębiorca

7.3Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

7.3.1Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

REKORD Kraków Systemy Informatyczne Sp. z o.o.

7.3.2Krajowy Numer Identyfikacyjny

6772332225

7.3.3Ulica

Jasnogórska

7.3.4Miejscowość

Kraków

7.3.5Kod pocztowy

31-358

7.3.6Województwo

małopolskie

7.3.7Kraj

Polska

7.4Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?

Nie

8.1Data zawarcia umowy

2025-12-01

8.2Wartość umowy/umowy ramowej

453929,04 PLN

8.3Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

Od 2026-01-01 do 2026-12-31

8.4Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy