Świadczenie usługi polegającej na prowadzeniu zastępczej obsługi kasowej na rzecz Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim

Protokół komunikacji elektronicznej: Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami przy użyciu Platformy e-Zamówienia dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/pl, która stanowi stronę internetową prowadzonego postępowania oraz miejsce publikowania zmian, wyjaśnień SWZ i innych dokumentów zamówienia. Złożenie oferty możliwe jest wyłącznie za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia. Dopuszczalna jest także korespondencja za pomocą poczty elektronicznej na adres: kancelaria@prawo.gmina.pl (zawsze z podaniem numeru postępowania). Maksymalny rozmiar pliku na Platformie wynosi 150 MB dla złożenia/zmiany/wycofania oferty oraz 500 MB dla pozostałej komunikacji. Wymagania techniczne i organizacyjne korzystania z Platformy określa jej Regulamin oraz „Instrukcje dla Wykonawców” dostępne na stronie Platformy. Oficjalna strona internetowa Zamawiającego: https://www.minsk-mazowiecki.sr.gov.pl

Wymagania techniczne i organizacyjne korespondencji elektronicznej: Komunikacja w postępowaniu odbywa się za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl/pl
) oraz – w zakresie dopuszczalnym SWZ – poczty elektronicznej na adres kancelaria@prawo.gmina.pl
; złożenie/zmiana/wycofanie oferty możliwe jest wyłącznie przez Platformę. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku wynosi 150 MB dla złożenia/zmiany/wycofania oferty oraz 500 MB dla pozostałej korespondencji. Za datę przekazania przyjmuje się odpowiednio datę złożenia na Platformie albo datę wpływu na wskazany adres e-mail. Korzystanie z Platformy wymaga aktualnej wersji przeglądarki EDGE/Chrome/Firefox z włączoną obsługą JavaScript i akceptacją plików „cookies”, łącza o przepustowości co najmniej 256 kbit/s; serwis jest zoptymalizowany dla rozdzielczości min. 1024×768. Dokumenty elektroniczne (w tym cyfrowe odwzorowania) sporządza się i przekazuje zgodnie z regulaminem Platformy (załącznik do SWZ) oraz „Instrukcjami dla Wykonawców” dostępnymi na stronie Platformy. Ofertę składa się w języku polskim w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym lub osobistym, w formatach zgodnych z rozporządzeniem Rady Ministrów z 21.05.2024 r.; rekomendowany jest plik .pdf z podpisem w formacie PAdES. Sposób sporządzenia i przekazywania informacji oraz wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych i środków komunikacji określają także rozporządzenia PRM z 30.12.2020 r. i MRPiT z 23.12.2020 r. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa należy złożyć jako odrębny plik, oznaczyć w systemie i połączyć z częścią jawną w jednym archiwum ZIP.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO) Zamawiający informuje, że: Administratorem danych osobowych jest Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowieckim, ul. Stefana Okrzei 14, 05-300 Mińsk Mazowiecki, tel. 25 756-49-11, e-mail: administracja@minsk-mazowiecki.sr.gov.pl. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@minsk-mazowiecki.sr.gov.pl
(lub innym właściwym adresem, jeśli zostanie wskazany). Dane osobowe wykonawców i osób reprezentujących wykonawców będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr OA.261.18.2025, zawarcia i realizacji umowy, a także w celu archiwizacji dokumentacji postępowania – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych oraz przepisami ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odbiorcami danych mogą być osoby lub podmioty, którym udostępniono dokumentację postępowania na podstawie przepisów PZP oraz innych przepisów powszechnie obowiązujących (np. organy kontrolne, sądy, prokuratura, Prezes UZP). Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 3, a następnie zgodnie z kategorią archiwalną „A” lub „B” wynikającą z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w Sądzie Rejonowym w Mińsku Mazowieckim. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo: dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają, że przetwarzanie narusza przepisy RODO. Podanie danych jest obowiązkowe w zakresie wymaganym przepisami PZP i konieczne do udziału w postępowaniu. Niepodanie danych może uniemożliwić uczestnictwo w postępowaniu. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu w rozumieniu art. 22 RODO i nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.

Z uwagi na to, że podstawą przetwarzania danych w postępowaniu jest obowiązek prawny ciążący na Zamawiającym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą PZP), część uprawnień z RODO nie ma zastosowania albo podlega ograniczeniom. W szczególności osobie, której dane dotyczą, nie przysługuje prawo do usunięcia danych (art. 17 ust. 3 lit. b, d, e RODO), przenoszenia danych (art. 20 RODO) ani sprzeciwu (art. 21 RODO). W zakresie ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) uprawnienie to nie wstrzymuje przechowywania danych do czasu zakończenia postępowania oraz w celu korzystania ze środków ochrony prawnej, ochrony praw innych osób lub z uwagi na ważny interes publiczny UE/państwa członkowskiego; Zamawiający może też żądać doprecyzowania żądania dostępu (art. 15 RODO), gdy jego realizacja wymagałaby niewspółmiernie dużego wysiłku. Dane z kategorii wskazanych w art. 10 RODO (dane dot. wyroków skazujących i naruszeń prawa) Zamawiający udostępnia wyłącznie w zakresie niezbędnym do umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, do upływu terminów na ich wniesienie; do przetwarzania takich danych dopuszczone są wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności.

Przedmiotem zamówienia są usługi polegające na kompleksowej obsłudze administracyjno-technicznej Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim w zakresie świadczenia zastępczej obsługi kasowej. Zamawiający wymaga, aby miejscem świadczenia usługi była siedziba Wykonawcy, usytuowana na terenie miasta Mińsk Mazowiecki, w odległości nie większej niż 1 km od siedziby Zamawiającego i oznaczona szyldem: Punkt Obsługi Kasowej (zwanym dalej POK).

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym. Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie opisu spełniania tego warunku udziału w postępowaniu. 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów. Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie opisu spełniania tego warunku udziału w postępowaniu. 3) zdolności finansowa. Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie opisu spełniania tego warunku udziału w postępowaniu. 4) zdolności technicznej lub zawodowej. Świadczenie zastępczej obsługi kasowej. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że: - w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert należycie wykonał lub wykonuje co najmniej jedną usługę obsługi kasowej lub finansowo-rozliczeniowej na rzecz jednostki sektora finansów publicznych (np. sąd, urząd, uczelnia, instytucja państwowa) o wartości co najmniej 100 000 zł brutto, obejmującą. Oraz dysponuje co najmniej: jedną osobą z doświadczeniem min. 1 rok w obsłudze kasowej, finansowej lub bankowej, W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, spełnianie warunku zdolności technicznej lub zawodowej oceniane będzie łącznie. W przypadku polegania na zasobach innych podmiotów, Wykonawca przedkłada zobowiązanie tych podmiotów zgodnie z art. 118 Pzp. Zamawiający zastrzega możliwość weryfikacji wykazanych usług i osób poprzez kontakt z podmiotami wskazanymi w referencjach. Ocena spełniania warunków nastąpi wg formuły: „spełnia / nie spełnia” – na podstawie oświadczenia wstępnego, a następnie dokumentów potwierdzających na wezwanie.

1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie: (a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 PZP, (b) art. 108 ust. 1 pkt 4 PZP, odnośnie orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, (c) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. a) PZP, (d) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. b) PZP, odnośnie skazania za wykroczenie, za które wymierzono karę aresztu, (e) art. 109 ust. 1 pkt 3 PZP, odnośnie skazania za przestępstwo lub wykroczenie, za które wymierzono karę aresztu – sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
2) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r., poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę lub ofertę częściową, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - (wzór oświadczenia Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 PZP o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej stanowi Załącznik nr 5 do SWZ),
3) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1) PZP, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłaceniem podatków i opłat wraz z zaświadczeniem dokumenty potwierdzające, że przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych podatków wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności,
4) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1) PZP, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłaceniem składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności,
5) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art 109 ust. 1 pkt 4) PZP, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

a) Wykaz: Świadczenie zastępczej obsługi kasowej: Wykaz usług – co najmniej 1 usługa obsługi kasowej/finansowo-rozliczeniowej na rzecz jednostki sektora finansów publicznych (ostatnie 3 lata) o wartości ≥ 100 000 zł brutto, obejmująca: przyjmowanie i ewidencję wpłat gotówkowych, sprzedaż/rozliczanie znaków wartościowych, raporty dzienne i rozliczenia okresowe; wykaz zawiera: zakres, miejsce, daty, wartość, zamawiający. Dowody należytego wykonania – referencje/inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług.
b) dowodów, że wskazane przez Wykonawcę usług na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu dot. zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie doświadczenia zostały wykonane należycie,
Dowodami, o których mowa powyżej są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy.
c) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie usługami, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ),

Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, potwierdzającego spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia – według wzoru stanowiącego załącznik nr 2a do SWZ. W przypadku polegania na zasobach podmiotu trzeciego wykonawca składa również oświadczenie tego podmiotu o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2b) oraz zobowiązanie do udostępnienia zasobów (załącznik nr 8). Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, określające zakres wykonywanych czynności przez poszczególnych partnerów. Ponadto wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej (załącznik nr 5), a w przypadku powoływania się na doświadczenie podmiotów trzecich – również dokumenty potwierdzające rzeczywisty sposób wykorzystania tych zasobów w realizacji zamówienia.

W przypadku oferty składanej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oferta musi być podpisana w sposób wiążący wszystkich partnerów, z dołączonym pełnomocnictwem dla lidera (wykonawcy kierującego) do reprezentowania konsorcjum; w formularzu należy wskazać firmy wszystkich partnerów. Każdy z wykonawców składa odrębnie oświadczenia i dokumenty wymagane na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia (w szczególności te wskazane w rozdziale dot. podmiotowych środków dowodowych), natomiast spełnianie warunku zdolności technicznej lub zawodowej podlega ocenie łącznie. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji lub doświadczenia mogą one być wykazywane zdolnościami tych wykonawców, którzy faktycznie zrealizują odpowiednie części zamówienia; wraz z ofertą należy złożyć oświadczenie z art. 117 ust. 4 Pzp wskazujące, które usługi wykona każdy z partnerów (wzór w formularzu oferty). Wszyscy wykonawcy ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy, a Zamawiający może żądać jej wykonania w całości przez lidera lub łącznie bądź od każdego z partnerów z osobna.