Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy i Miasta Odolanów, woj. wielkopolskie

Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy i Miasta Odolanów, woj. wielkopolskie 1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Urzędu Miasta i Gminy Odolanów usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów. 2) Usługi pocztowe będą świadczone na rzecz Urzędu Gminy i Miasta Odolanów, mającej siedzibę przy ul. Rynek 1, 63-430 Odolanów - na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.), 3) Przesyłki pocztowe – listowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) Przesyłki listowe krajowe i zagraniczne o wadze do 2000g: -zwykłe ekonomiczne – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami o najszybszej kategorii w obrocie krajowym, -zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, -polecone ekonomiczne – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym, -polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, -polecone ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru (zpo) – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym, -polecone priorytetowe za potwierdzeniem odbioru (zpo) – przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym; b) paczki krajowe i zagraniczne o wadze do 10000 g: -zwykłe - rejestrowane nie będące paczkami o najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, -priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, -z zadeklarowaną wartością – rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowana wartością. c) przesyłki kurierskie w obrocie krajowym będące przesyłkami standardowymi odbierane z siedziby Zamawiającego i doręczane pod wskazany adres. 4) Poprzez wymiary nadawanych przesyłek rozumie się: a) Dla przesyłek listowych: • Format S – o masie do 500 g minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, maksimum – wymiary nie mogą przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 230 mm, szerokości 160 mm; • Format M – o masie do 1000 g, minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, maksimum – wymiary nie mogą przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm; • Format L – o masie do 2000 g, minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może przekroczyć 900 mm, przy czym największy z wymiarów nie może przekroczyć 600 mm, natomiast dla przesyłki w formie rulonu suma długości i podwójnej średnicy nie może przekroczyć 1040 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 900 mm. b) Dla Paczek: • Gabaryt A minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm; • Gabaryt B minimum – jeżeli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość – 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm. 5)Rodzaje i ilości przesyłek pocztowych do realizacji w ramach przedmiotowej usługi zostały szczegółowo opisane w załączniku nr 2 do SWZ. W tabelach znajdujących się w ww. załączniku podane rodzaje i ilości przesyłek pocztowych są danymi orientacyjnymi. Zamawiający przyjął podane ilości przesyłek każdego rodzaju w oparciu o analizę potrzeb. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w danych rodzajach w zależności od potrzeb Zamawiającego. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek pocztowych mogą odbiegać od określonych w załączniku. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych przesyłek. 6)Miejscem nadania przesyłek (wraz ze stosowną dokumentacją potwierdzającą ich ilość i rodzaj) będą placówki Wykonawcy oddalone maksymalnie do 1000 m od siedziby Zamawiającego, ustalonej wg nawigacji pieszej, tj. najkrótszą drogą pieszo do celu przybycia. Zamawiający będzie dostarczać przesyłki do punktu nadawczego Wykonawcy w godzinach od 13:30 do 14:30 w dni robocze Zamawiającego. 7)W przypadku, gdy punkt wysyłki korespondencji będzie oddalony powyżej 1000 m od siedziby Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek przygotowanych do wysyłki raz dziennie, w dni robocze (poniedziałek — piątek), w godzinach od 13:30 do 14:30 w Urzędzie Gminy i Miasta Odolanów, Rynek 1, 63-430 Odolanów. WAŻNE: W przypadku gdy punkt wysyłki korespondencji będzie oddalony powyżej 1000 m od siedziby Zamawiającego, Wykonawca w załączniku Nr 2 Formularzu cenowym, opisie przedmiotu zamówienia w pozycji Usługa odbioru i dostarczania przesyłek Lp.2 poda cenę za odbiór przesyłek przygotowanych przez Zamawiającego do wysyłki przez cały okres trwania umowy. Odbioru przesyłek wychodzących będzie dokonywać upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia wraz z dokumentem tożsamości. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poprzez wykorzystanie placówek, spełniających następujące wymogi: -wszystkie placówki, w których Wykonawca zapewnia odbiór przesyłek, muszą być umiejscowione w lokalizacjach oraz posiadać warunki lokalowe, które w sposób oczywisty nie utrudniają dostępu osobom niepełnosprawnym; -we wszystkich placówkach, w których Wykonawca zapewnia odbiór przesyłek, wydawanie przesyłek musi być przeprowadzone na specjalnie wyznaczonym do tego stanowisku, oddzielonym od wszelkich innych czynności wykonywanych w takiej placówce odbiorczej, innych niż świadczenie usług pocztowych, w sposób wyraźny i jednoznaczny, zapewniający bezpieczeństwo tajemnicy korespondencji - (placówki, dostępność, rozmieszczenie - Rozporządzenie MAiC) 8)W przypadku konieczności nadania dodatkowej/ch przesyłki/ek w innych godzinach niż określonych w pkt. 7. Zamawiający będzie we własnym zakresie dostarczać ww. przesyłkę/ki do wskazanej placówki Wykonawcy (siedziba placówki Wykonawcy musi być zlokalizowana w odległości od siedziby nie większej niż 5 km) w godzinach jej pracy, a Wykonawca zobowiązuje się do nadania przesyłki/ek w dniu jej/ich otrzymania od Zamawiającego. W przypadku przesyłki/ek priorytetowej/ych dostarczonej/ych przez Zamawiającego po godz. 15:00 Wykonawca nada przesyłkę/ki w dniu następnym. Wykonawca wskaże adres siedziby placówki nadawczej Wykonawcy, do której Zamawiający może dostarczyć przesyłkę/ki w przypadku opisanym w pkt. 9 9)Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. 10)Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. 11)Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, przedłoży Zamawiającemu niezwłocznie wzór pocztowej książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego, celem uzgodnienia przed zawarciem umowy. Uzgodniony przez Zamawiającego wzór formularzy ww. dokumentów stanowić będzie załącznik nr 3 do umowy. 12)Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczania zwrotnych potwierdzeń odbioru i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego, od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 15:00. 13)Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki pocztowe w terminach określonych w ustawie prawo pocztowe. 14)Zamawiający będzie przekazywał przesyłki do nadania w stanie uporządkowanym według rodzaju i wagi oraz umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznaczne identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki tzn.: a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do rejestru – książek nadawczych – sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia będzie stanowić dla Zamawiającego potwierdzenie nadania przesyłki b) dla przesyłek nierejestrowanych (zwykłych) – nadanie według zestawienia ilościowego z podziałem na kategorie i przedziały wagowe sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 15) Zamawiający ma prawo dołączenia do przesyłki listowej rejestrowanej w obrocie krajowym (z wyłączeniem przesyłek z zdeklarowaną wartością) formularzy zwrotnego potwierdzenia odbioru w liczbie większej niż jedna. Wykonawca zobowiązuje się do nadania powyższej przesyłki i uzyskania w przypadku doręczenia /wydania przesyłki pokwitowania przez adresata na każdym z dołączonych do przesyłki formularzu zwrotnego potwierdzenia odbioru. Zamawiający będzie określał ilość wymaganych usług potwierdzenia odbioru na opakowaniu przesyłki (kopercie) w postaci np. -2 x za potwierdzeniem odbioru (w przypadku 2 formularzy zwrotnego potwierdzenia odbioru dołączonego do jednej przesyłki), -3 x za potwierdzeniem odbioru (w przypadku 3 formularzy zwrotnego potwierdzenia odbioru dołączonego do jednej przesyłki) -oraz w zestawieniu przesyłek rejestrowanych przeznaczonych do nadania w rubryce „rodzaj” w postaci; 2 ZPO, 3 ZPO itp.