Administrowanie i utrzymanie cmentarza komunalnego, położonego w Grajewie przy ul. Pułaskiego w 2026 r.

1. W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja pomiędzy Zama-wiającym a Wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tj. Platformy Przetargowej Miasta Grajewo: https://um-grajewo.logintrade.net/. Do połączenia używany jest szy-frowany protokół HTTPS. Szyfrowanie danych odbywa się przy pomocy protokołu SSL. Certyfikat SSL zapewnia poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet. Wykonawca posiadający konto na Platformie Przetargowej Miasta Grajewo: ma dostęp do możliwości złożenia, zmiany, wy-cofania oferty, a także funkcjonalności pozwalających na zadawanie pytań do treści SWZ oraz ko-munikację z Zamawiającym w pozostałych obszarach.
2. Oferty oraz oświadczenia sporządza się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub
w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Środkiem komu-nikacji elektronicznej, służącym złożeniu oferty przez Wykonawcę, jest jego prawidłowe złożenie na Platformie Przetargowej dostępnej pod adresem https://um-grajewo.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem. Oferty oraz oświadczenia sporządza się, pod rygo-rem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się podpisem zaufanym lub podpisem osobi-stym. Korzystanie z Platformy Przetargowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.
3. Wymagania techniczne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy Przetargowej Miasta Grajewo:
a) dopuszczalne przeglądarki internetowe:
 Internet Explorer 8, Internet Explorer 9, Internet Explorer 10, Internet Explorer 11,
 Google Chrome 31,
 Mozilla Firefox 26,
 Opera 18.
b) pozostałe wymagania techniczne:
 dostęp do sieci Internet,
 zainstalowana wtyczka flash - flash player - dotyczy kupca,
 obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest – ajax,
 włączona obsługa JavaScript,
 zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s,
 zainstalowany Acrobat Reader,
 zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment, 6 Update 24 lub nowszy.
4. Dopuszczalne formaty przesyłanych danych: image/bmp, image/x-windows-bmp, application/msword, application/drafting, image/gif, application/x-compressed, application/x-gzip, multipart/x-gzip, image/jpeg, image/pjpeg, application/x-latex, application/pdf, image/pict, image/png, application/mspowerpoint, application/postscript, application/rtf, application/x-rtf, text/richtext, image/tiff, image/x-tiff, application/mswrite, application/excel, application/x-excel, application/vnd.ms-excel, application/x-msexcel, application/vnd.ms-excel, text/xml, application/x-zip-compressed, application/zip, application/vnd.ms-office, image/x-ms-bmp, video/x-msvideo, audio/x-ms-wma, application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet, application/acad, application/x-acad, application/autocad_dwg, image/x-dwg, application/dwg, application/x-dwg, application/x-autocad, image/vnd.dwg, drawing/dwg
5. Kodowanie i oznaczenie czasu przekazania danych: Czas zapisywany jest w formacie YYYY-MM-DD HH:MM:SS. Czas przekazania danych jest to czas, w którym zostanie potwierdzone złożenie oferty, dokumentu przez Wykonawcę. W przypadku wybrania opcji złożenia oferty bez logowania, potwierdzenie odbywa się poprzez kliknięcie w link dostępny w wiadomości e-mail, wysłanej automatycznie po złożeniu oferty, dokumentu będąc niezalogowanym na Platformie zakupowej. Wiadomość otrzymuje Wykonawca na adres e-mail wskazany w formularzu w ikonę „Złóż ofertę”. W przypadku Wykonawcy zalogowanego na Platformie Przetargowej, czas przekazania danych jest to czas wysłania dokumentu, oferty przez Platformę Przetargową.

- prowadzenie dokumentacji cmentarza w formie elektronicznej i papierowej w zakresie wymaganym stosownymi przepisami, tj. prowadzenie księgi osób pochowanych na cmentarzu, księgi grobów na cmentarzu - przy zachowaniu zasad określonych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów, - bieżące uzupełnianie istniejącej dokumentacji cmentarza. W przypadku braku dokumentacji, należy ją uzupełnić poprzez dokonanie inwentaryzacji z natury, - umieszczenie na własnej stronie internetowej wyszukiwarki grobów i osób pochowanych na cmentarzu komunalnym, - bieżące aktualizowanie elektronicznej bazy danych osób pochowanych i uzupełnianie inwentaryzacji grobów w elektronicznej wyszukiwarce grobów i osób pochowanych na cmentarzu komunalnym, - prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi zgodnie z planem zagospodarowania terenu, - nadzór nad właściwym zagospodarowaniem cmentarza, w tym: • wytyczanie miejsc pochówków i usytuowania grobów, • oznaczenie sektorów grzebalnych zgodnie z planem zagospodarowania terenu, • wytyczanie usytuowania pomników i grobowców oraz nadzór nad prawidłowością ich usytuowania, - wydawanie pozwoleń na budowę grobowców i postawienie pomnika, - nadzór nad budową grobowców i pomników pod kątem ich zgodności z udzielonym pozwoleniem i bezpieczeństwem sąsiednich grobów, - nadzór nad czynnościami wykopania grobu, jego zasypaniem, uporządkowaniem otoczenia grobu po czynnościach związanych z pochówkiem lub ekshumacją oraz wskazanie miejsca odkładu gruntu, z czuwaniem nad prawidłowym wykonaniem robót, - zawieranie w imieniu Miasta umów na korzystanie z kwater pod groby, - pobieranie opłat za czynności związane z wytyczaniem usytuowania pomnika i grobowca oraz opłat za kwatery pod groby, zgodnie z aktualnym cennikiem wprowadzonym przez uprawniony organ, - prowadzenie ewidencji pobranych opłat zgodnie z obowiązującymi stawkami za korzystanie z cmentarza komunalnego, - sporządzanie miesięcznych raportów z wpłat z tytułu w/wym. opłat, - udostępnianie cmentarza zakładom pogrzebowym i wykonawcom pomników oraz nadzorowanie wykonywanych przez nich prac, - ponoszenie odpowiedzialności za wypadki oraz za szkody na mieniu i zdrowiu, wynikające z niewłaściwego utrzymania cmentarza, - zapewnienie biura zlokalizowanego w mieście Grajewo, na potrzeby obsługi klienta i prowadzenia spraw administracyjnych, - prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi, - nadzór nad przygotowywaniem miejsc pochówku zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków, - czuwanie nad właściwym przebiegiem ceremonii pogrzebowych, dbanie o właściwe przygotowanie miejsca pochówku, zapewnienie prawidłowego dojazdu lub dojść do tego miejsca oraz ochronę sąsiednich grobów i nagrobków, - zapewnienie możliwości kontaktu z pracownikiem administracyjno - technicznym poza godzinami pracy biura Wykonawcy, - ponoszenie wszelkich kosztów związanych z kontrolami służb sanitarnych, jak też ponoszenie pełnej odpowiedzialności za nieprawidłowości stwierdzone w trakcie tych kontroli, - usuwanie na swój koszt wszelkich szkód, które powstały w trakcie wykonywania prac, - dokonywanie rozliczeń opłat, o których mowa wcześniej do 10 - tego dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wykonawca zobowiązany będzie w terminie do 10 - tego dnia następnego miesiąca przekazać Miastu szczegółowe rozliczenie za poprzedni miesiąc w postaci wykazu wykonywanych czynności i pobranych opłat, - dokonywanie wpłaty opłat, o których mowa wyżej na konto Urzędu Miasta w terminie do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wykonawca w przypadku wystąpienia różnic pomiędzy należnymi opłatami wynikającymi z cennika opłat za usługi cmentarne a wpłatami, które faktycznie wpłynęły na konto Miasta, ma obowiązek pokrycia tej różnicy na wezwanie Zamawiającego, - w przypadku nieterminowego dokonania opłat przez Wykonawcę Zamawiający naliczy odsetki ustawowe za zwłokę, - Zamawiający jest uprawniony do dokonywania kontroli ksiąg cmentarnych, ksiąg rachunkowych oraz wszelkiej dokumentacji księgowo - finansowej dotyczącej przychodów z tytułu wnoszonych opłat cmentarnych, - zawieranie wszelkich umów w swoim imieniu, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania cmentarza oraz do ponoszenia opłat za dostawę wody, odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych i innych opłat związanych z funkcjonowaniem cmentarza. 2) Utrzymanie czystości i porządku na terenie cmentarza, w tym: a) utrzymanie w czystości i porządku terenu cmentarza, ścieżek i dróg dojazdowych, w tym odchwaszczanie chodników i miejsc utwardzonych, b) w okresie zimowym odśnieżanie i zwalczanie śliskości alejek cmentarza oraz dróg dojazdowych, c) wyposażenie cmentarza w odpowiednią ilość pojemników do gromadzenia odpadów i ich sukcesywne opróżnianie w miarę napełniania, d) ponoszenie kosztów wywozu i zagospodarowania odpadów, e) wyposażenie cmentarza w kabiny toaletowe TOI-TOI (szt. 4) i ich utrzymanie w czystości wraz z serwisem. 3) Utrzymanie zieleni, w tym: a) sukcesywne koszenie trawy i zbieranie nieczystości na terenie cmentarza, b) pielęgnacja drzew i krzewów, c) dokonywanie przeglądów drzew i krzewów oraz niezwłoczne zawiadamianie Zamawiającego o zagrożeniach, 4) Utrzymanie obiektów budowlanych i uzbrojenia, w tym: a) bieżące utrzymanie we właściwym stanie cmentarza i infrastruktury technicznej (ogrodzenie, nawierzchnie alejek cmentarnych, sieć wodociągowa i kanalizacja deszczowa, punkty czerpania wody), b) prowadzenie przeglądów terenu cmentarza komunalnego pod kątem zagrożenia dla mienia i osób przebywających na terenie cmentarza komunalnego. W przypadku wystąpienia zagrożenia niezwłoczne zabezpieczenie miejsca i poinformowanie o tym fakcie Zamawiającego. 2. Wykonawca jest wytwórcą odpadów w rozumieniu ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) i na nim ciążą wszystkie obowiązki określone w tej ustawie. Dokumenty potwierdzające przekazanie odpadów będą załącznikiem do wystawianej faktury i podstawą do wypłaty należności za wykonaną usługę.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału
w postępowaniu dotyczące:
1) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie określa tego warunku.
2) zdolności ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie określa tego warunku.
3) zdolności technicznej lub zawodowej:
- w tym zakresie Zamawiający będzie wymagał od Wykonawcy:
• wykazania się zrealizowaniem w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, dwóch usług polegających na bieżącym utrzymaniu i administrowaniu cmentarzem o wartości co najmniej 200.000,00 zł brutto każda;
• wykazania się dysponowaniem co najmniej 1 osobą administracyjno-techniczną z dwuletnim doświadczeniem przy prowadzeniu administracji cmentarzem komunalnym oraz co najmniej 1 osobą posiadającą doświadczenie przy sprawowaniu nadzoru przy pracach dotyczących utrzymania czystości i porządku, wykonywania grobowców i pomników, wyznaczania miejsc pod groby.