Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowa instrukcja zakładania kont podmiotów dostępna jest na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Centrum Pomocy” / „Zakładanie konta użytkownika”.
2. Zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa „Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia”, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl
3. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami (w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje) odbywała się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl
4. Sposób korzystania z formularzy do komunikacji został opisany w instrukcji znajdującej się zakładce „Centrum Pomocy” / „Komunikacja w postępowaniu” dostępnej na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl
5. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich skutecznego przesłania za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia dostępnej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl
6. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452).
7. Zalecenia:
1) Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”;
2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf;
3) W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip .7Z ;
4) Wśród formatów powszechnych a nie występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.
5) Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10MB oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5MB.
6) Ze względu na niższe ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, Zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES (wbudowanym).
7) Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAdES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.
8) Zamawiający zaleca, aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może uniemożliwić weryfikację złożonych podpisów w załączonych plikach.
9) Osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji.
10) Ofertę należy przygotować z należytą starannością. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków
8. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały określone w pkt 10 SWZ.

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: "RODO") informuje się, że:
1. Administrator danych.
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiatowy Urząd Pracy w Pile, z siedzibą przy alei Niepodległości 24, 64 - 920 Piła.
2. Inspektor Ochrony Danych.
W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych można się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych: Krzysztof Ślósarski pod adresem e-mail: iod@pup.pila.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji zadań i obowiązków prawnych nałożonych na Administratora w związku z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych, zawarciem i wykonaniem umów.
Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest:
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, wynikającego w szczególności z ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: "ustawa Pzp").
4. Odbiorcy danych osobowych.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:
a) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;
b) organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (np. Urząd Zamówień Publicznych, Regionalna Izba Obrachunkowa, Urząd Skarbowy);
c) podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora, w tym na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. dostawcy usług IT, firmy audytorskie).
5. Okres przechowywania danych osobowych.
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Dane będą również przechowywane nie krócej niż przez okres przewidziany w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
6. Prawa osób, których dane osobowe dotyczą.
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.
7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Informacja o wymogu podania danych oraz konsekwencjach niepodania danych osobowych.
Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
W przypadku niepodania danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania ustawowego, co może skutkować pozostawieniem sprawy bez rozpatrzenia. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

Nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

„Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, a także ewentualnych zwrotów przesyłek niedoręczonych”. 2. Usługi pocztowe świadczone będą na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Pile oraz jego Filii w Wyrzysku. 3.Przedmiot zamówienia winien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, m. in. ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366, 820) wraz z obowiązującymi aktami wykonawczymi, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 4 do SWZ. 5. Zamawiający określa wymagania, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp. Zamawiający na podstawie art. 95 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia: 1) przyjmowania oraz doręczenia przesyłek pocztowych od Zamawiającego na terenie powiatu pilskiego, 2) reprezentowania Wykonawcy przed Zamawiającym przy realizacji umowy, pomocy w realizacji sytuacji problemowych, udzielania informacji o wysyłkach realizowanych w trakcie umowy, w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z usług pocztowych nieujętych w formularzu cenowym, dostarczania cennika. Dotyczy osoby pełniącej funkcję „Opiekuna” Zamawiającego. Powyższy wymóg dotyczy tylko realizacji zawartej umowy z Wykonawcą. Sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób oraz uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę powyższych wymagań oraz sankcje z tytułu niespełnienia tych wymagań określone zostały w Załączniku nr 5 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy. 6.Zamawiający nie przewiduje udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca spełnia powyższy warunek, jeśli wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, tzn. jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366, 820)
w zakresie obrotu krajowego;

Podmiotowe środki dowodowe jakie składa Wykonawca na wezwanie Zamawiającego, potwierdzające spełnianie warunku udziału w postępowaniu dotyczącego uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów określonego w pkt 6.2. ppkt b SWZ, tj.: dokument potwierdzający, że Wykonawca jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy Prawo pocztowe, w zakresie obrotu krajowego.

1) Formularz ofertowy - Załącznik nr 1 do SWZ;
2) Formularz cenowy - Załącznik nr 3 do SWZ;
3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika który zakres zamówienia wykonują poszczególni wykonawcy;
4) Pełnomocnictwo- jeżeli zostało udzielone.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w pkt. 8.1. SWZ składa każdy z wykonawców.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w tym wspólnicy spółki cywilnej) dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, który zakres zamówienia wykonują poszczególni wykonawcy.
4. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający przed zawarciem umowy zażąda kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Zmiana umowy może nastąpić w przypadku wystąpienia co najmniej jednej
z okoliczności określonych w art. 455 ust. 1 i ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych.
2. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy w przypadku:
1) zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo Pocztowe (pod warunkiem wcześniejszego zatwierdzenia nowych cen usługi lub usług przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej); jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT,
2) większej ilości faktycznych przesyłek (niedających się przewidzieć na etapie szacowania) skutkujących zmianą wartości zamówienia.
3. W związku z tym, że Umowa obejmuje usługi świadczone przez okres dłuższy niż 6 miesięcy, Zamawiający wprowadza postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją umowy, przyjętych przez Wykonawcę w celu ustalenia wysokości wynagrodzenia wskazanego w ofercie. Pierwsza zmiana wynagrodzenia należnego Wykonawcy może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od daty rozpoczęcia realizacji zamówienia. Zamawiający ustala następujące zasady, stanowiące podstawę wprowadzenia zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy:
1) poziom zmiany cen materiałów lub kosztów, o których mowa w art. 439
ust. 1 ustawy Pzp uprawniający strony umowy do żądania zmiany wynagrodzenia wynosi 10%,
2) za podstawę do żądania zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy
i określenia wysokości takiej zmiany, Strony umowy przyjmują średnioroczny wskaźnik zmiany cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (dalej: „GUS”), informujący czy nastąpiły zmiany cen lub kosztów i w jakiej wysokości,
3) w sytuacji wystąpienia okoliczności uprawniających do zmiany wynagrodzenia strony nawzajem są wobec siebie uprawnione do złożenia pisemnego wniosku o zmianę umowy w zakresie wynagrodzenia. Wniosek powinien zawierać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne wraz z wskaźnikiem GUS będącego podstawą takiego żądania z potwierdzeniem, że nastąpiła jego zmiana uzasadniająca żądanie. Z wnioskiem należy złożyć dokładne wyliczenie kwoty wynagrodzenia po zmianie umowy, w szczególności wskazać związek pomiędzy wnioskowaną kwotą zmiany wynagrodzenia a wpływem zmiany kosztów realizacji umowy na kalkulację wynagrodzenia,
4) Zamawiający określa maksymalną, dopuszczalną wartość zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy w całym okresie realizacji zamówienia, w wyniku zastosowania postanowień, o których mowa w niniejszym paragrafie, na poziomie 20 % ceny wybranej.
4. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, co spowoduje zastosowanie przez Wykonawcę obowiązującej stawki podatku VAT i skutkować będzie zmianą cen jednostkowych przesyłek.
5. Warunkiem wprowadzenia zmiany do umowy jest złożenie pisemnego wniosku wraz z uzasadnieniem z powołaniem się na zgodę Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
6. Zmiana postanowień umowy może nastąpić tylko w formie pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności.