Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów eDokumenty

Przedmiotem zamówienia jest nadzór autorski i wsparcie dla systemu eDokumenty.
Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia obsługi serwisowej dla systemu eDokumenty w zakresie:
1) nadzoru autorskiego:
a) doskonalenia systemu pod względem jakości i funkcjonalności poprzez udostępnianie nowych wersji oprogramowania,
b) diagnozowania i usuwanie nieprawidłowości w działaniu systemu,
c) dostosowywanie funkcjonalności systemu w zakresie gromadzenia i archiwizacji dokumentów oraz komunikacji elektronicznej, określonych w bieżących przepisach prawa tj. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy z dnia 17 lutego 2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
d) wskazywania rozwiązań zastępczych w korzystaniu z oprogramowania systemowego na czas usuwania uszkodzeń bądź instalowania nowych wersji,
e) dostarczania, poprzez udostępnienie, nowych wersji oprogramowania dla Zamawiającego w terminach ich ukazywania się,
f) usunięcia wszelkich awarii / usterek, które pojawią się w systemie (dotyczy to zarówno błędów programowych jak i ewentualnych naruszeń integralności danych z pominięciem błędów operatorów), które będą spowodowane niewłaściwym działaniem oprogramowania,
g) udostępniania aktualizacji systemu eDokumenty i aplikacji wspomagających pracę w systemie, dostarczanych przez Wykonawcę w celu uzupełnienia funkcjonalności. Aktualizacje nie dotyczą serwera ESOD-OPS 2.
2) wsparcia w zakresie:
a) doradztwa związanego z eksploatacją i administracją systemu,
b) dostępu do aktualnej dokumentacji technicznej,
c) optymalizacji konfiguracji systemu zarządzania bazą danych w zakresie wymaganym przez system,
d) wykonania okresowych aktualizacji systemu i upgrade’ów serwerów, na których został zainstalowany system eDokumenty (ESOD-UM-APP, ESOD-UM-BAZA, ESOD-JOM, MRD, ESOD-TZR, ESOD-ZZM) w razie wystąpienia takiej konieczności. Aktualizacje i upgrade’y nie dotyczą serwera ESOD-OPS 2.
Wykonawca w ramach nadzoru autorskiego w okresie trwania umowy zobowiązuje się do realizacji ulepszeń i rozszerzeń wdrożonego oprogramowania w ilości nie przekraczającej 40 godzin rozwojowych.
W/w prace będą realizowane w oparciu o odrębne zlecenie ze strony Zamawiającego określające zakres, termin wykonania i jakość zmian oraz uzgodnioną z Wykonawcą pracochłonność. Wykonawca zastrzega możliwość odmowy realizacji prac, jeżeli pracochłonność przekracza dostępny uzgodniony budżet godzin rozwojowych pozostały do realizacji.
W zakresie nadzoru autorskiego Wykonawca zobowiązuje się do:
1) przeanalizowania zgłoszonej usterki i usunięcia w terminie nie dłuższym niż wskazany poniżej, w zależności od rodzaju Usterki. Usterki będą klasyfikowane przez Wykonawcę. Rodzaje usterek:
a) Usterka Nieistotna - Zakłócenie działania oprogramowania polegające na nienależytym działaniu jego części nieograniczające działania całego systemu; niemające istotnego wpływu na zastosowanie Oprogramowania i niebędące Awarią lub Błędem - w kolejnych wersjach oprogramowania,
b) Usterka Istotna (Błąd) - zakłócenie działania Oprogramowania polegające na nienależytym działaniu lub niedziałaniu co najmniej jednej z funkcji; istnieje obejście zakłócenia w ramach funkcjonującego Oprogramowania powodujące znaczne nakłady pracy, zaś cały system funkcjonuje; termin usunięcia określony przez Wykonawcę pisemnie (mailem) w okresie 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego. Zaproponowany termin wymaga uzyskania zgody Zamawiającego i nie może być dłuższy niż 30 dni liczone do daty zgłoszenia przez Zamawiającego,
c) Usterka Krytyczna (Awaria) - zakłócenie działania Oprogramowania uniemożliwiające realizowanie czynności w co najmniej jednej z jego części; nie istnieje obejście zakłócenia w ramach Oprogramowania; termin usunięcia: niezwłocznie, nie dłużej niż 1 dzień roboczy od daty zgłoszenia,
2) dostosowania systemu do zmian w przepisach prawnych na dzień przed wejściem przepisu w życie,
3) doskonalenia systemu pod względem jakości i funkcjonalności w postaci nowych wersji oprogramowania,
4) podjęcia wszelkich działań zmierzających do jak najszybszego usunięcia zgłoszonego problemu wg ustaleń,
5) zachowania poufności i nie przekazywania osobom trzecim udostępnionych materiałów serwisowych bez pisemnej zgody Zamawiającego,
6) dostarczenia przed rozpoczęciem działań serwisowych podpisanego oświadczenia o zachowaniu poufności przetwarzania danych osobowych (załącznik nr 1 do wzoru umowy),
Termin okresowych aktualizacji i upgrade’ów serwerów będzie każdorazowo uzgadniany z Zamawiającym.

Celem zakupu usługi jest zapewnienie ciągłości działania systemu eksploatowanego w UM; usługa wsparcia, utrzymania i dostosowania systemu do przepisów prawa może być zrealizowana tylko przez jednego Wykonawcę (twórcę programu) firmę Symfonia Sp. z o.o. gdyż przez innego wykonawcę jest ze względów technicznych niemożliwa. W/w firma jest jedynym Wykonawcą zdolnym do realizacji zamówienia z uwagi na niezbywalne prawo do kodów źródłowych eksploatowanego w UM oprogramowania, które wprost uniemożliwiają powierzenie realizacji zamówienia innemu wykonawcy; nie istnieje żadne rozsądne alternatywne czy zastępcze rozwiązanie mogące w tym samym stopniu zaspokoić potrzebę Zamawiającego, gdyż rozwiązaniem takim w stosunku do utrzymania eksploatowanego już w UM systemu, co jest głównym celem Zamawiającego, byłoby wdrożenie innego systemu, który przejąłby zadania systemu eDokumenty. Rozwiązania alternatywne polegałyby na wykonaniu prac zupełnie innych, niż te, które chce nabyć Zamawiający.