Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów.

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem https://platformazakupowa.pl/, zwanej dalej Platformą. Oferta oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane podpisem kwalifikowanym elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z Platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu Platformy dostępne są pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

3. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego. Poprzez oryginał należy rozumieć dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje w formie elektronicznej podpisem kwalifikowanym elektronicznym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione.
4. Zamawiający określa wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie na podstawie informacji od dostawcy platformy zakupowej znajdujących się pod następującym adresem https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin.
5. Oświadczenia lub dokumenty przekazywane za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej przesyła się w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie § 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452). Równocześnie Zamawiający rekomenduje jako format danych przesyłanych plików Portable Document Format (PDF).
6. Zalecenia
Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773).
1) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .docx .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf,
2) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów:
a) .zip,
b) .7Z,
3) dokumenty złożone w plikach .rar .gif .bmp .numbers .pages zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy, że:
1) Administrator danych:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Starostwie Powiatowym w Świeciu jest Starosta Świecki. Dane adresowe: ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie. Telefon: 525683100. Adres e-mail: sekretariat@csw.pl
2) Inspektor Ochrony Danych:
w sprawach związanych z ochroną danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną: daneosobowe@csw.pl; pisemnie: na adres siedziby Administratora danych.
3) cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań i obowiązków prawnych nałożonych na Administratora ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, tj. w celu udzielenia zamówienia publicznego, zawarcia i wykonania umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO,
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
a) wszystkie zainteresowane podmioty i osoby, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne (zgodnie z art. 18 oraz 74 ustawy Pzp),
b) na potrzeby kontroli przebiegu zamówienia publicznego, w szczególności przez odpowiednio wymienione: Urząd Zamówień Publicznych, Komisja Rewizyjna, Urząd Kontroli Skarbowej, Regionalna Izba Obrachunkowa, Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy i inne działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
c) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe.

5) okres przechowywania danych osobowych:
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, oraz nie krócej niż przez okres przewidziany w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, tj. w przypadku umów przez okres 10 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia oraz w przypadku dokumentacji zamówienia przez okres 5 lat.
6) prawa osób, których dane dotyczą:
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych:
a) przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ,na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ,
b) nie przysługuje Pani/Panu:
w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
7) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. St. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, jeżeli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.
8) informacja o wymogu dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach niepodania danych osobowych:
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W przypadku niepodania przez Panią/Pana danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania, co może skutkować nieudzieleniem zamówienia.
9) Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji i nie będą profilowane.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w razie wykorzystania możliwości ich dostarczenia lub wydania odbiorcy.
Część I zamówienia – świadczenie usług pocztowych na rzecz Starostwa Powiatowego w Świeciu.

5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji określonego w art. 441 ustawy Prawo zamówień publicznych. Realizacja prawa opcji polegać będzie na zwiększeniu ilości zamówienia podstawowego. Skorzystanie z prawa opcji nie będzie wymagać zawarcia aneksu do nn. umowy i odbywać się będzie w oparciu o zawiadomienie skierowane do Wykonawcy w formie pisemnej. W razie nieudzielenia zamówienia opcjonalnego Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia z tego tytułu.
6. Zamówienie opcjonalne realizowane będzie na zasadach przewidzianych dla zamówienia podstawowego.
7. W ramach prawa opcji Wykonawca będzie świadczył usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Świeciu oraz Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności w Świeciu w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych ich ewentualnych zwrotów w razie wykorzystania możliwości ich dostarczenia lub wydania odbiorcy.
8. Zamawiający jest uprawniony do skorzystania z prawa opcji w okresie od 1 stycznia
2026 r. do 31 grudnia 2026 r.
9. Termin na wykonanie prawa opcji nie może być dłuższy niż 14 dni od dnia przesłania zawiadomienia.
10. Maksymalna wartość opcji dla każdej z części zamówienia wynosi 50% wartości zamówienia podstawowego, pierwotnie określonego w umowie w sprawie zamówienia publicznego.

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty dla części I i II zamówienia Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:
Opis kryteriów oceny Znaczenie
1) Całkowita wartość zamówienia brutto – wartość zamówienia podstawowego + wartość zamówienia w zakresie opcji(C) 60 pkt
2) Możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym (MŚ) 40 pkt

Zamawiający dokona oceny wg następującego wzoru:
P = C + MŚ
P – wartość punktowa badanej oferty
C – liczba punktów za kryterium „całkowitą wartość zamówienia brutto”
MŚ – liczba punktów za kryterium „możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym”

Kryterium: cena brutto – maksymalna ilość punktów wynosi 60.
Zastosowanie będzie miał następujący wzór wykorzystywany przy ocenie oferty:

C=(całkowita wartość zamówienia brutto najniższej oferty)/(całkowita wartość zamówienia brutto badanej oferty)×100×0,6 pkt

Kryterium: możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym – maksymalna ilość punktów wynosi 40.
Śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym punkty
Możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym 40
Brak możliwości śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym 0
Zamawiający informuje, że w stosunku do kryteriów oceny ofert nie znajdują zastosowania przepisy art. 128 Pzp.
Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach oceny ofert będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami arytmetyki.
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumaryczną liczbę punktów po zastosowaniu wszystkich kryteriów oceny ofert.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w razie wykorzystania możliwości ich dostarczenia lub wydania odbiorcy.
Część II zamówienia – świadczenie usług pocztowych na rzecz Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności w Świeciu.

5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji określonego w art. 441 ustawy Prawo zamówień publicznych. Realizacja prawa opcji polegać będzie na zwiększeniu ilości zamówienia podstawowego. Skorzystanie z prawa opcji nie będzie wymagać zawarcia aneksu do nn. umowy i odbywać się będzie w oparciu o zawiadomienie skierowane do Wykonawcy w formie pisemnej. W razie nieudzielenia zamówienia opcjonalnego Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia z tego tytułu.
6. Zamówienie opcjonalne realizowane będzie na zasadach przewidzianych dla zamówienia podstawowego.
7. W ramach prawa opcji Wykonawca będzie świadczył usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Świeciu oraz Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności w Świeciu w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych ich ewentualnych zwrotów w razie wykorzystania możliwości ich dostarczenia lub wydania odbiorcy.
8. Zamawiający jest uprawniony do skorzystania z prawa opcji w okresie od 1 stycznia
2026 r. do 31 grudnia 2026 r.
9. Termin na wykonanie prawa opcji nie może być dłuższy niż 14 dni od dnia przesłania zawiadomienia.
10. Maksymalna wartość opcji dla każdej z części zamówienia wynosi 50% wartości zamówienia podstawowego, pierwotnie określonego w umowie w sprawie zamówienia publicznego.

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty dla części I i II zamówienia Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:
Opis kryteriów oceny Znaczenie
1) Całkowita wartość zamówienia brutto – wartość zamówienia podstawowego + wartość zamówienia w zakresie opcji(C) 60 pkt
2) Możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym (MŚ) 40 pkt

Zamawiający dokona oceny wg następującego wzoru:
P = C + MŚ
P – wartość punktowa badanej oferty
C – liczba punktów za kryterium „całkowitą wartość zamówienia brutto”
MŚ – liczba punktów za kryterium „możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym”

Kryterium: cena brutto – maksymalna ilość punktów wynosi 60.
Zastosowanie będzie miał następujący wzór wykorzystywany przy ocenie oferty:

C=(całkowita wartość zamówienia brutto najniższej oferty)/(całkowita wartość zamówienia brutto badanej oferty)×100×0,6 pkt

Kryterium: możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym – maksymalna ilość punktów wynosi 40.
Śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym punkty
Możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym 40
Brak możliwości śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek w obrocie krajowym 0
Zamawiający informuje, że w stosunku do kryteriów oceny ofert nie znajdują zastosowania przepisy art. 128 Pzp.
Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach oceny ofert będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami arytmetyki.
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumaryczną liczbę punktów po zastosowaniu wszystkich kryteriów oceny ofert.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia powyższy warunek, jeśli wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej oraz za granicą, tzn. jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.). c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. d) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

- oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616 z późn. zm.) z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do SWZ,
- oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia także oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego - podmiotu udostępniającego zasoby.

- oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616 z późn. zm.) z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do SWZ,
- oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia także oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego - podmiotu udostępniającego zasoby.

- aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzony przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.) składany na wezwanie Zamawiającego. Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem.

1) zmiana organizacyjna stron np. zmiana reprezentacji, siedziby firmy etc., 2) zmiana terminu obowiązywania umowy w wypadku, gdy usługi objęte umową zostały wstrzymane przez właściwy organ, co uniemożliwia terminowe zakończenie realizacji przedmiotu umowy, 3) zmiany prowadzące do likwidacji oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy, 4) zmiana lub rezygnacja z podwykonawcy. 2. Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę.