Usługa udostępnienia i obsługi systemu do mass mailingu

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Ministerstwo Rozwoju i Technologii

REGON 369267361

Pl. Trzech Krzyży 3/5

Warszawa

00-507

mazowieckie

Polska

PL911 - Miasto Warszawa

zamowienia@mrit.gov.pl

https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

Sprawy gospodarcze i finansowe

Zamówienia publicznego

Nie

Usługa udostępnienia i obsługi systemu do mass mailingu

ocds-148610-6bf27cb7-a8c5-42f0-ac83-2c35bc54587e

2025/BZP 00504596

01

2025-10-30

Tak

2025/BZP 00081212/11/P

1.3.14 Usluga udostępnienia i obsługi systemu do mass mailingu

Nie

Tak

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Projektu „Elektronizacja umów o pracę oraz usprawnienie usług cyfrowych dla przedsiębiorców” realizowanym w ramach programu FERC

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://mrpit.ezamawiajacy.pl

Nie

Tak

https://mrpit.ezamawiajacy.pl

1. Oferty, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, sporządza się w postaci elektronicznej, w
formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
2. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w pkt 1, przekazywane w postępowaniu, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w pkt 2.
3. Dokumenty elektroniczne, przekazuje się w postępowaniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Środkiem komunikacji elektronicznej w niniejszym postępowaniu, służącym złożeniu oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz oferty wraz z załącznikami przez wykonawcę, jest Platforma dostępna pod adresem
https://mrpit.ezamawiajacy.pl. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
4. W postępowaniu zamawiający wymaga przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem:
https://mrpit.ezamawiajacy.pl w zakładce „Wiadomości”. Szczegółowa Instrukcja korzystania z Platformy dla wykonawcy dostępna
jest w zakładce „Regulacje i procedury procesu zakupowego” pod adresem https://mrpit.ezamawiajacy.pl
5. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.
6. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca
winien skontaktować się z dostawcą Platformy:
1) pod numerem telefonu: +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00);
2) pod adresem e-mail: oneplace@marketplanet.pl
7. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:
7.1 stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
7.2 komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;
7.3 zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;
7.4 zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
8. Pozostałe wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej określono w SWZ.

Nie

Nie dotyczy

polski

Nie

BA-V.2611.5.2025.MR

Usługi

Nie

Nie

Nie

a) udostępnieniu platformy i narzędzi niezbędnych do dostarczania przez Zamawiającego spersonalizowanych wiadomości tekstowych i graficznych za pomocą poczty elektronicznej, w sposób umożliwiający niezależne zarządzanie treścią i wysyłką komunikatów.; b) udostępnieniu i obsłudze platformy do automatycznej segmentacji i personalizacji treści merytorycznych dla użytkowników portalu Biznes.gov.pl. 2. Szczegółowe informacje dotyczące opisu, zakresu i warunków realizacji przedmiotu zamówienia określa „Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ)” stanowiący załącznik nr 2 do SWZ oraz „Projektowane postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy” stanowiące załącznik nr 3 do SWZ.

79000000-4 - Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania

64216100-4 - Elektroniczne usługi przekazywania wiadomości

Nie

24 miesiące

Nie

Nie

Punktowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

60

inne.

Poziom dostarczalności wiadomości tekstowych i graficznych (SLA)

20

inne.

Ocena przepustowości systemu do wysyłki mailingu

20

Nie

Nie

Tak

1. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje należycie co najmniej dwie usługi polegające na planowaniu i optymalizacji działań z zakresu komunikacji masowej (mass mailing) oraz wdrażaniu rozwiązań z obszaru marketing automation (MA) lub systemów spersonalizowanej komunikacji z użytkownikami, z wykorzystaniem mechanizmów segmentacji, personalizacji treści oraz automatyzacji kampanii o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto (słownie: dwieście tysięcy złotych) każda.
2. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował zespołem osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia:
a) Osoba odpowiedzialna za realizację umowy i do stałego kontaktu z Zamawiającym - opiekun, min. 2 lata doświadczenia w zakresie planowania i optymalizacji działań Marketing Automation;
b) Osoba odpowiedzialna za opiekę techniczną i obsługę narzędzia, min. 2 lata doświadczenia w zakresie obsługi systemów Marketing Automation;
c) Osoba odpowiedzialna za oprawę graficzną wysyłek newslettera, importu bazy odbiorców do systemu, przeprowadzenia testów różnego typu (A/B, antyspamowych itp.), monitorowania i pomiarów wyników; min. 2 lata doświadczenia w praktycznej obsłudze systemów do automatycznego mailingu i optymalizacji działań;
d) Osoba odpowiedzialna za analizę, przygotowanie reguł automatyzacji i scenariusza dla treści, która ma być przekazywana grupie docelowej/użytkownikowi; min. 2 lata doświadczenia w zakresie obsługi, analizy, przygotowywaniu i optymalizacji reguł dla systemów Marketing Automation;
e) Osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo systemu, która w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadziła co najmniej 3 audyty bezpieczeństwa systemów informatycznych obejmujące analizę ryzyk lub ocenę zgodności z normami (np. ISO/IEC 27001 lub KRI lub RODO) lub testy podatności lub przegląd konfiguracji systemów.
f) Zamawiający dopuszcza, aby jedna osoba pełniła maksymalnie dwie role.

Tak

oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 2.7.2. SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego w pkt 8.1.1 oraz 8.1.1A SWZ – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do SWZ;

1. wykaz usług spełniających wymogi określone w pkt 8.1.2.4.1. SWZ, wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy zostały one wykonane należycie lub są wykonywane należycie; wzór wykazu stanowi załącznik nr 6 do SWZ;
Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane należycie/są wykonywane należycie są:
1) referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy,
lub
2) oświadczenie wykonawcy, jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej. Jeśli wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania dokumentów wskazanych w pkt 1.
Wskazane powyżej okresy liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
2. wykaz osób spełniających wymogi określone w pkt 8.1.2.4.2 SWZ, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; wzór wykazu stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

Zamawiający nie wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych.

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
1. Formularz Ofertowy (FO) – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę uprawnioną, o której mowa w pkt 1.4.2) SWZ, wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ.
W przypadku złożenia oferty na innych formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tych załącznikach.
Formularz ofertowy (FO) nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub niezachowanie w stosunku do Formularza ofertowego wymaganej w SWZ formy spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy;
2. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale 8 SWZ, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.
3. dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy (forma pełnomocnictwa została wskazana w pkt 1.4.2 SWZ) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy;
4. zobowiązanie podmiotu trzeciego, o którym mowa w pkt 8.5 – 8.6 SWZ – jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu trzeciego;
5. oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeśli dotyczy)
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wykonawcy składają oświadczenia (o ile dotyczy) w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub w innym dokumencie. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 8 do SWZ.
6. odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania.
Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

Nie

Nie

Nie

Nie

1) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego; 2) pełnomocnictwo – dokument wytworzony w postaci elektronicznej – musi zostać złożone wraz z ofertą i oprócz identyfikacji pełnomocnika powinno zawierać także informacje wskazujące o: a) postępowaniu, którego dotyczy, b) wszystkich wykonawcach wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wymienionych z nazwy wraz z określeniem adresu i siedziby. 3) pełnomocnictwo to musi być udzielone przez każdego z wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę uprawnioną do reprezentowania każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 2. Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 3. Wspólników spółki cywilnej obowiązują przepisy dotyczące wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 58 ustawy. 4. oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeśli dotyczy) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wykonawcy składają oświadczenia (o ile dotyczy) w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub w innym dokumencie. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.

Nie

Nie

Tak

Szczegółowe informacje dotyczące przewidywanych zmian umowy określono w Projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią załącznik nr 3 do SWZ.

Nie

2025-11-12 10:00

Ofertę należy złożyć na Platformie pod adresem: https://mrpit.ezamawiajacy.pl w zakładce „OFERTY".

2025-11-12 11:00

30 dni

1) nie podlegają wykluczeniu z przyczyn, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy, 2) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, zgodnie z którym z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu prowadzonego na podstawie ustawy Pzp wyklucza się: - wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ww. ustawy; - wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ww. ustawy; - wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od 13 dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ww. ustawy. Oferta Wykonawcy wykluczonego na podstawie ww. przepisu zostanie odrzucona. 3) spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie określonym w ogłoszeniu o zamówieniu oraz pkt 8.1.2.4 SWZ. 2. Zamówienie będzie realizowane w trzech etapach obejmujących następujące czynności: 1) Etap I – Konfiguracja i instruktaż a) Usługa konfiguracji platformy Wykonawcy i integracja ze środowiskiem Zamawiającego (w tym testy produkcyjne środowiska). b) Instruktaż z obsługi/funkcjonowania udostępnianej platformy i narzędzi do spersonalizowanych wiadomości tekstowych i graficznych. 2) Etap II – Warsztaty i scenariusze c) Warsztaty dot. analizy danych i procesów do zbudowania profili użytkowników. d) Stworzenie scenariuszy podstawowych. e) Stworzenie scenariuszy złożonych. 3) Etap III – Usługi abonamentowe utrzymania platformy i asysty technicznej f) Usługi abonamentowe w zakresie serwera wysyłkowego – świadczenie polegające na zapewnieniu przez Wykonawcę dostępu do serwera, wykorzystywanego do wysyłki wiadomości. g) Wysyłka wiadomości tekstowo – graficznych. h) Usługi abonamentowe w zakresie przetwarzania danych i personalizacji treści. i) Usługi asysty technicznej