Najem urządzeń wielofunkcyjnych wraz kompleksową obsługą serwisową i wsparciem technicznym

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Biuro Rzecznika Praw Dziecka

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 016387630

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Chocimska 6

1.5.2Miejscowość

Warszawa

1.5.3Kod pocztowy

00-791

1.5.4Województwo

mazowieckie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9Adres poczty elektronicznej

przetarg@brpd.gov.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

www.brpd.gov.pl

1.6Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sąd i trybunał

1.7Przedmiot działalności zamawiającego

Inna działalność

Ochrona praw dzieci

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Najem urządzeń wielofunkcyjnych wraz kompleksową obsługą serwisową i wsparciem technicznym

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-d187629b-e617-4594-b929-44292fd2831b

2.5Numer ogłoszenia

2025/BZP 00501076

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2025-10-28

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2025/BZP 00112284/08/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.12 Najem urządzeń wielofunkcyjnych wraz z kompleksową obsługą serwisową i wsparciem technicznym

2.11O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

2.14Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.16Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-d187629b-e617-4594-b929-44292fd2831b

3.2Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

3.4Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

3.5Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

https://ezamowienia.gov.pl

3.6Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

Określone w specyfikacji warunków zamówienia oraz na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl

3.7Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne

https://ezamowienia.gov.pl

3.8Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

3.12Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

3.14Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

3.15RODO (obowiązek informacyjny)

Zgodnie ze specyfikacją warunków zamówienia (SWZ)

3.16RODO (ograniczenia stosowania)

Zgodnie ze specyfikacją warunków zamówienia (SWZ)

4.1Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.1.1Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

4.1.2Numer referencyjny

BDG-WI.260.4.2025

4.1.3Rodzaj zamówienia

Usługi

4.1.4Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.1.8Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

4.1.13Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Nie

4.2Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.2.2Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług, zwanych dalej Usługami, tj.:
1) wynajem, zainstalowanie, konfiguracja i uruchomienie urządzeń wielofunkcyjnych oraz drukarek laserowych, zwanych dalej Urządzeniami oraz oprogramowania do zarządzania i monitorowania wydruku i druku podążającego dla maksymalnie 200 użytkowników, zwanym dalej Oprogramowaniem, zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy;
2) kompleksowa obsługa serwisowa i wsparcie techniczne Urządzeń, o których mowa w pkt 1, w tym sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do Urządzeń oraz przeprowadzenie na żądanie Zamawiającego instruktażu z zakresu obsługi Urządzeń dla maksymalnie 3 osób (z Wydziału Informatyki) wskazanych przez Zamawiającego, zwana dalej Obsługą serwisową;
3) udostępnienie i utrzymanie portalu (Systemu) elektronicznego służącego do dokonywania zgłoszeń serwisowych, o których mowa w pkt. 2, zwanym dalej Portalem zgłoszeniowym.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki jego realizacji zostały przedstawione w Załączniku nr 1 do SWZ, który stanowi wzór umowy wraz z załącznikami.

4.2.6Główny kod CPV

79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

4.2.8Zamówienie obejmuje opcje

Tak

4.2.9Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji

Zamawiający, na zasadach określonych w projekcie Umowy, zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji, tj. Zamawiający może zwiększyć liczbę wynajmowanych Urządzeń w okresie obowiązywania Umowy o następujące Urządzenia opisane w Załączniku nr 2 do Umowy:
- nie więcej niż 2 sztuki Urządzeń „dużych”,
- nie więcej niż 3 sztuki Urządzeń „średnich”,
- nie więcej niż 3 sztuki Urządzeń „małych”.

4.2.10Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

24 miesiące

4.2.11Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

4.2.13Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane

Nie

4.3Kryteria oceny ofert

4.3.1Sposób oceny ofert

1. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
Cena - 50 pkt
Czas reakcji w przypadku zgłoszenia Awarii i Usterki Urządzeń - 40 pkt
Termin dostawy i uruchomienia Urządzeń - 10 pkt
2. Przyznane punkty zostaną zaokrąglone do 2 miejsc po przecinku.
3. Zamawiający wybierze jako najkorzystniejszą ofertę Wykonawcy, który uzyskał najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu liczby punktów ze wszystkich kryteriów oceny ofert, o których mowa w pkt 1.
4. Szczegółowy sposób oceny ofert określono w Rozdziale 13 SWZ.

4.3.2Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Punktowo

4.3.3Stosowane kryteria oceny ofert

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

4.3.5Nazwa kryterium

Cena

4.3.6Waga

50

4.3.4Rodzaj kryterium

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5Nazwa kryterium

Czas reakcji w przypadku zgłoszenia Awarii i Usterki Urządzeń

4.3.6Waga

40

4.3.4Rodzaj kryterium

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5Nazwa kryterium

Termin dostawy i uruchomienia Urządzeń

4.3.6Waga

10

4.3.10Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Nie

5.1Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Tak

5.2Fakultatywne podstawy wykluczenia

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3Warunki udziału w postępowaniu

Tak

5.4Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy:
1. nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514).;
2. spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp, dotyczące:
- zdolności technicznej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert
(a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał lub nadal wykonuje co najmniej jedno zamówienie polegające na:
a) zapewnieniu informatycznego systemu wydruku i skanowania, o wartości nie mniejszej niż 120 000 zł brutto każde,
lub
b) świadczeniu usług serwisu urządzeń wielofunkcyjnych przez co najmniej 12-miesięcy o wartości co najmniej 120 000 zł brutto,
wraz z podaniem ich przedmiotu (rodzaju), dat wykonania i podmiotów, na rzecz których powyższe usługi zostały wykonane oraz załączy dowody, że usługi te zostały wykonane należycie.
W przypadku usług, które są w trakcie realizacji, Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że do chwili upływu terminu na składanie ofert zrealizował zamówienie w stopniu spełniającym powyższe wymaganie.

5.5Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

5.6Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu

W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, Wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:
1. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w Załącznikach Nr 5 do SWZ. Informacje zawarte w
oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie, o którym mowa w pkt 1 składa każdy z
wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie ma potwierdzać brak podstaw wykluczenia.
3. Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 1 także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu.
Ponadto w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej
oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków
dowodowych, aktualnych na dzień złożenia:
a) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w
zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy
wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
b) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w
rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności
do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami
potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór
oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ;
c) dokumentów dotyczących podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na ich zdolności lub sytuację, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.
d) aktualnego na dzień złożenia oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym jest mowa w rozdziale 6 SWZ w zakresie art. 108 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o
szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa
narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514) – Załącznik nr 9 do SWZ.
5. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym
mowa w pkt 4 lit. a) składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach
miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument ten powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.

5.7Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale 5 SWZ Wykonawcy muszą złożyć wraz z
ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:
1. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w Załączniku Nr 4 do SWZ. Informacje zawarte w
oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie, o którym mowa w pkt 1 składa każdy z
wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie ma potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu
w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu - Załącznik nr 3 do SWZ.
3. Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 1 także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ, potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.
4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5.5.1 i 5.5.3 SWZ – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.
Ponadto w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta
została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia:
1. wykazu zamówień wykonanych albo wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich zakresu, przedmiotu, dat wykonania/wykonywania, zrealizowanej wartości zamówienia i podmiotów, na rzecz których zamówienia te zostały wykonane/są wykonywane, oraz załączeniem dowodów, określających czy te zamówienia zostały wykonane lub są wykonywane należycie, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 10 do SWZ.
Dowodami potwierdzającymi czy zamówienia zostały wykonane należycie są: referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego zamówienia były wykonane, a w przypadku świadczeń ciągłych są wykonywane. Jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
W przypadku świadczeń nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

5.8Wykaz przedmiotowych środków dowodowych

nie dotyczy

5.11Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów

Na potrzeby oceny ofert oferta musi zawierać:
1. Formularz Oferty sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do SWZ;
2. oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.8 SWZ według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ – jeżeli dotyczy;
3. oświadczenia, o których mowa w pkt 6.1.1 SWZ według wzorów stanowiących Załącznik nr 4 i 5 do SWZ;
4. pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy (wykonawców występujących wspólnie), o ile ofertę składa pełnomocnik;
5. oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby, o których mowa w pkt. 6.1.3 SWZ według wzorów stanowiących Załącznik nr 6 i 7 do SWZ – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby;
6. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5.5.1 i 5.5.4 SWZ – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.

6.1Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

6.3Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

6.4Zamawiający wymaga wadium

Nie

6.5Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Nie

6.6Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

Zgodnie z SWZ

6.7Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Nie

7.1Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Nie

7.3Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Tak

7.4Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia

Zgodnie z projektem umowy, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.

7.5Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Nie

8.1Termin składania ofert

2025-11-05 09:00

8.2Miejsce składania ofert

https://ezamowienia.gov.pl

8.3Termin otwarcia ofert

2025-11-05 09:15

8.4Termin związania ofertą

30 dni