Obsługa techniczna Kongresu Sportu Powszechnego oraz turniejów eliminacyjnych z Orlika na Stadion

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu platformy https://platformazakupowa.pl/pn/orlysportu Wszelkie informacje o środkach komunikacji elektronicznej pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą zostały opisane w Rozdziale I punkt 12. SWZ. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 PZP., podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują elektronicznie za pomocą platforma zakupowa.pl (dalej jako „Platforma”) dostępną pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/orlysportu i formularza „Wyślij wiadomość dla zamawiającego” dostępnego na stronie dotyczącej danego postępowania (nie dotyczy składania ofert). Korzystanie z platformy zakupowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy którzy spełniają warunki udziału
w postępowaniu dotyczące:
Zdolności technicznej lub zawodowej
Dotyczy części I:
5.1.1.1. Warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej będzie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – wykonał co najmniej dwie usługi polegające na organizacji konferencji/targów/wystaw o wartości nie mniejszej niż 200 000 (słownie: dwieście tysięcy) PLN każda, w której uczestniczyło co najmniej 500 osób (na jeden dzień), która trwała co najmniej dwa dni.

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie ww. warunek musi spełnić każdy z nich. Nie dopuszcza się sumowania usług wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia w celu potwierdzenia spełnienia ww. warunku.
Pod pojęciem usługi Zamawiający rozumie jedną umowę zawartą z jednym podmiotem.
Wykonawca może wykazać się usługą o szerszym zakresie niż wskazany w warunku zamówienia, jednak usługa ta musi spełniać wymagania minimalne określone w niniejszym SWZ.
5.1.1.2. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że będzie dysponował przez cały okres trwania Umowy jedną osobą, która będzie pełniła rolę koordynatora, która:
a) posiada doświadczenie w koordynowaniu co najmniej 3 usług polegających na organizacji konferencji/targów/wystaw (dalej „impreza”), w okresie 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, w których uczestniczyło co najmniej 500 osób (na jeden dzień), które trwały co najmniej dwa dni i w ramach których:
• była odpowiedzialna za organizacje pracy osób związanych z wykonaniem zamawianej usługi,
• w pełnym zakresie zarządzała działaniami na strefach wystawowych,
• posiadała upoważnienie do podejmowania ważnych strategicznych decyzji w zakresie zarządzania Imprezą od strony Wykonawcy,
• pozostawała w stałym kontakcie z Zamawiającym podczas przygotowania, trwania Imprezy oraz do dnia zdemontowania poszczególnych stref.
b) komunikatywnie porozumiewa się w języku angielskim.
Dotyczy części II:
5.1.1.3. Warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej będzie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – wykonał
co najmniej dwie usługi w zakresie obsługi uczestników 2 wydarzeń o charakterze kongresowym lub konferencyjnym, obejmujących:
- system rejestracji online i onsite,
- obsługę uczestników powyżej 500 osób,
- obsługę stref VIP lub medialnych,
- realizację wydarzeń w obiektach wielofunkcyjnych (np. hale, stadiony, centra konferencyjne).

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie ww. warunek musi spełnić każdy z nich. Nie dopuszcza się sumowania usług wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia w celu potwierdzenia spełnienia ww. warunku.
Pod pojęciem usługi Zamawiający rozumie jedną umowę zawartą z jednym podmiotem.
Wykonawca może wykazać się usługą o szerszym zakresie niż wskazany w warunku zamówienia, jednak usługa ta musi spełniać wymagania minimalne określone w niniejszym SWZ.

5.1.1.4. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że będzie dysponował przez cały okres trwania Umowy jedną osobą, która będzie pełniła rolę koordynatora, odpowiadającego za całościowy nadzór nad wykonaniem umowy i bezpośredni kontakt z Zamawiającym, która:
• posiada doświadczenie w koordynowaniu co najmniej 3 usług polegających na obsługi uczestników wydarzeń o charakterze kongresowym lub konferencyjnym, w okresie 3 ostatnich lat, w których uczestniczyło co najmniej 500 osób (na jeden dzień), które trwały co najmniej dwa dni.

Dotyczy części III:
5.1.1.5. Warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej będzie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – wykonał co najmniej dwie usługi polegające na realizacji transmisji na żywo i obsłudze planu w której uczestniczyło co najmniej 500 osób (na jeden dzień), która trwała co najmniej dwa dni.
W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie ww. warunek musi spełnić każdy z nich. Nie dopuszcza się sumowania usług wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia w celu potwierdzenia spełnienia ww. warunku.
Pod pojęciem usługi Zamawiający rozumie jedną umowę zawartą z jednym podmiotem.
Wykonawca może wykazać się usługą o szerszym zakresie niż wskazany w warunku zamówienia, jednak usługa ta musi spełniać wymagania minimalne określone w niniejszym SWZ.

5.1.1.6. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że będzie dysponował przez cały okres trwania Umowy jedną osobą, która będzie pełniła rolę koordynatora, odpowiadającego za całościowy nadzór nad wykonaniem umowy i bezpośredni kontakt z Zamawiającym, która:
• posiada doświadczenie w koordynowaniu co najmniej 3 usług polegających na realizacji transmisji na żywo i obsłudze planu, w okresie 3 ostatnich lat, w których uczestniczyło co najmniej 500 osób (na jeden dzień), które trwały co najmniej dwa dni.

Aktualne na dzień składania ofert oświadczenia oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w Załączniku Nr 3 do SWZ. 2. w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców patrz SWZ. 3. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby. 4 zobowiązanie podmiotu trzeciego, o którym mowa w SWZ. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zastosowanie mają dla niego właściwe przepisy Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (D.U. z 2020 r. poz. 2415).

Wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: 1 aktualne na dzień składania ofert oświadczenia oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w Załączniku Nr 3 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniach będą stanowić wstępne potwierdzenie, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. 2 w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenia, o którym mowa w SWZ składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. 3. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w SWZ, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Dokumenty składane na wezwanie zamawiającego - Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie, aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych: 1. Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.2. wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – Załącznik nr 7 do SWZ. (uwaga patrz zapisy SWZ dot. kryteriów oceny ofert i oświadczeń i dokumentów składanych wraz z ofertą)

Koncepcja realizacji zamówienia, która musi zawierać: • projekt scenografii wydarzenia stworzony na podstawie przygotowanego OPZ - musi on dot. wszystkich opisanych sal w OPZ. Koncepcja musi zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Nie załączenie/brak podpisanej koncepcji skutkować będzie przyznaniem 0 pkt w kryterium oceny ofert pn. „Jakość wykonania zamówienia”. Koncepcja nie podlega uzupełnieniu. 7.3. Dotyczy części II: Opis funkcjonalny systemu, który musi zawierać: o informacje o stabilność systemu i zaplecze techniczne o Innowacyjność systemu Opis musi zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Nie załączenie/brak podpisanego opisu skutkować będzie przyznaniem 0 pkt w kryterium oceny ofert pn. „Parametry funkcjonalne systemu rejestracji”. Opis nie podlega uzupełnieniu. 7.4. Dotyczy części II i III: Wykaz osób do oceny w kryterium oceny ofert pn. „Doświadczenie koordynatora dedykowanego do realizacji zamówienia”, sporządzony wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ. Wykaz osób nie podlega uzupełnieniu. Niezałączenie wykazu osób lub załączenie wykazu niepodpisanego lub zawierającego błędy lub braki skutkować będzie przyznaniem 0 pkt w kryterium oceny ofert pn. „Doświadczenie koordynatora dedykowanego do realizacji zamówienia” odpowiednio do części postępowania.

a) pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy (wykonawców występujących wspólnie), o ile ofertę składa pełnomocnik - forma pełnomocnictwa patrz SWZ, b) pisemne uzasadnienie odnośnie charakteru zastrzeżonych w ofercie informacji - tajemnica przedsiębiorstwa, c)oświadczenia składanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie d) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby ( o ile dotyczy)

Wymogi dotyczące Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia 1. Zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy Zamawiający określa, że w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegając się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. 2. Zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – Załącznik nr 5 do SWZ Pozostałe wymagania patrz SWZ.

Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy, stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ. 2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. 3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 p.z.p. oraz wskazanym w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 7 do SWZ. 4. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej. 5. Zakres i warunki zmian opisane są w Załączniku nr 7 do SWZ pn. Projektowanych postanowieniach umowy.