Świadczenie usług animacji środowiskowej w okresie od października 2025 r. do czerwca 2027 r. w ramach projektu pt. „Zwiększanie spójności społecznej w Gminie Krzczonów”

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.
Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.
Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub
b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).
c) Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.
d) Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/ wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”).
Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, informuję, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej w Krzczonowie (dalej: OPS) reprezentowany przez Kierownika OPS, z siedzibą w Krzczonowie, ul. Spokojna 7, 23-110 Krzczonów, dane kontaktowe: numer telefonu: 81 566 40 23, adres email: ops@krzczonow.eu
2. W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych wyznaczonym przez OPS dane kontaktowe: tel.: 81 566 40 23, adres email: iodo.ops@krzczonow.eu
3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na: Świadczenie sukcesywnych usług cateringowych w ramach projektu: „W aktywności i integracji siła” prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji.
4. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie art. 18 oraz art. 74 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych dalej „Ustawa Pzp” oraz podmioty, z którymi zawarto umowy
powierzenia przetwarzania danych osobowych. Odbiorcą danych może być także podmiot dostarczający korespondencję.
5. Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 Ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, dane osobowe przechowywane będą przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług animacji środowiskowej w okresie od października 2025 r. do czerwca 2027 r. w ramach projektu pt. „Zwiększanie spójności społecznej w Gminie Krzczonów” realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.
Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje wykonywanie obowiązków animatora w okresie od podpisania umowy do 30.06.2027 r,
Planowana średnia liczba godzin świadczenia usług animacji wynosi średnio 80 godzin miesięcznie, w łącznym wymiarze 1680 godzin w całym okresie realizacji zamówienia, przy czym:
a) w roku 2025 zaplanowanych jest około 240 godzin usług animacji
b) w roku 2026 zaplanowanych jest około 960 godzin usług animacji
c) w 2027 r. zaplanowanych jest około 480 godzin animacji.

Przez godzinę świadczenia usług animacji należy rozumieć jako godzinę zegarową tj. 60 minut.
Zamawiający zakłada, że maksymalna liczba godzin animacji środowiskowej będzie wynosić odpowiednio
276 godzin w danym miesiącu;
69 godzin w danym tygodniu.
Wykonawca przeprowadzać będzie zajęcia z osobami dorosłymi w wieku powyżej 60 roku życia, na podstawie bieżącego harmonogramu - ustalanego wedle potrzeb uczestników. Harmonogram będzie przedkładany przez Zamawiającego w okresach miesięcznych w terminie 7 dni przed rozpoczęciem danego miesiąca zajęć.
Szczegółowe informacje znajdują się w załączniku nr 4 do SWZ

zdolność techniczna lub zawodowa
doświadczenia: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej pięć usług polegających na organizacji wydarzeń lub działań dotyczących animacji społeczno-lokalnych.
*Przez animację społeczno-lokalną należy rozumieć organizację wydarzeń kulturalnych, warsztatów, spotkań, inicjatyw lokalnych, imprez okolicznościowych na potrzeby społeczności lokalnej.
b) zdolności zawodowej: Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej jedną osobą zdolną do wykonania zamówienia, która będzie spełniać następujące warunki:
- wykształcenie wyższe,
- zaświadczenie / certyfikat ukończenia kursu lub szkolenia animacji społeczności lokalnych,
- posiadać co najmniej 2 lata doświadczenia w pracy ze społecznościami lokalnymi jako animator*,
- Posiadają co najmniej roczne doświadczenie zawodowe (koordynator, animator, specjalista) w pracy z osobami w wieku 60+,

oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1689 ze zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 9 do SWZ;

- oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postęowaniu
- W celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają wymagania, cechy lub kryteria określone w opisie przedmiotu zamówienia oraz w kryteriach oceny ofert, Zamawiający żąda od Wykonawców złożenia wraz z ofertą wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia, zawierającego informacje niezbędne do oceny oferty, wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do SWZ, wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnienie kryteriów określonych w wskazanych w rozdziale VII ust. 4 ppkt 4b) SWZ, a także dokumentami potwierdzającymi długość posiadanego doświadczenia zawodowego w pracy z osobami/rodzinami, zagrożonymi wykluczeniem społecznym lub osobami w wieku 60+ jako animator, przez które zamawiający rozumie doświadczenie w pracy ze społecznościami lokalnymi jako animator, pełnienie funkcji animatora, animatora kultury, koordynatora wolontariatu, specjalisty ds. aktywizacji społecznej i obywatelskiej lub pokrewne związane z wykonywanym zawodem, np.: pracownika socjalnego (np. referencje, świadectwa pracy).
Wykaz osób powinien obejmować w szczególności:
a) imię i nazwisko osoby przewidzianej do realizacji zamówienia,
b) stanowisko/funkcję w ramach realizacji zamówienia,
c) opis posiadanego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, uprawnień lub doświadczenia,
d) informację o podstawie dysponowania osobą (np. zatrudnienie, umowa cywilnoprawna, inny tytuł prawny).
- wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie – wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SWZ;
Dowody, o których mowa powyżej to referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje lub inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają wymagania, cechy lub kryteria określone w opisie przedmiotu zamówienia oraz w kryteriach oceny ofert, Zamawiający żąda od Wykonawców złożenia wraz z ofertą wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia, zawierającego informacje niezbędne do oceny oferty, wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do SWZ, wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnienie kryteriów określonych w wskazanych w rozdziale VII ust. 4 ppkt 4b) SWZ, a także dokumentami potwierdzającymi długość posiadanego doświadczenia zawodowego w pracy z osobami/rodzinami, zagrożonymi wykluczeniem społecznym lub osobami w wieku 60+ jako animator, przez które zamawiający rozumie doświadczenie w pracy ze społecznościami lokalnymi jako animator, pełnienie funkcji animatora, animatora kultury, koordynatora wolontariatu, specjalisty ds. aktywizacji społecznej i obywatelskiej lub pokrewne związane z wykonywanym zawodem, np.: pracownika socjalnego (np. referencje, świadectwa pracy).

podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podanych warunków wprowadzenia zmian (art. 455 ust. 1 – 2 PZP).
2. Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy poprzez dopuszczalność zmian redakcyjnych umowy oraz zmian będących następstwem zmian danych zarówno jego, jak i Wykonawcy ujawnionych w rejestrach publicznych, a także zmian korzystnych z punktu widzenia realizacji przedmiotu umowy, w szczególności obniżających koszt ponoszony przez Zamawiającego związany z realizacją umowy.
3. Zamawiający przewiduje możliwość redukcji zamówienia maksymalnie o 30% w stosunku do wielkości pierwotnej określonej w postępowaniu, w szczególności w przypadku:
1) zaistnienia okoliczności, których wystąpienia Zamawiający i Wykonawca nie przewidywalnych w chwili zawierania umowy (np. gwałtowna dekoniunktura, kryzys finansowy w skali ponadpaństwowej, epidemia, pandemia itp.)
2) gdy umowa nie będzie mogła być wykonana według pierwotnej treści, w szczególności z uwagi na rażącą stratę grożącą jednej ze stron
3) istotnych zmian organizacyjnych Zamawiającego,
4) ograniczenia zakresu przedmiotu działalności Zamawiającego,
5) wystąpienia siły wyższej, za którą uważa się wydarzenia, które w chwili podpisania umowy nie mogły być przez Strony przewidziane i zostały spowodowane przez okoliczności od nich niezależne (wojna, pożar, powódź, inne naturalne klęski, restrykcje lub prawne rozporządzenia rządu, strajki itp.),
Redukcja zamówienia będzie miała formę jednostronnego oświadczenia Zamawiającego. W razie skorzystania z klauzuli redukcyjnej Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tym związane.
4. Strony przewidują możliwość dokonania zmiany zawartej umowy w następujących przypadkach:
a) terminu wykonania przedmiotu umowy polegającego na zmianie terminu końcowego realizacji zamówienia (tj. wydłużenie terminu realizacji) wynikającego z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego;
b) terminu wykonania przedmiotu umowy jeżeli przyczyny, z powodu których będzie zagrożone dotrzymanie terminu zakończenia realizacji umowy będą następstwem okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający, w zakresie, w jakim ww. okoliczności miały lub będą mogły mieć wpływ na dotrzymanie terminu zakończenia realizacji zamówienia,
c) terminu wykonania przedmiotu umowy polegającego na wystąpieniu siły wyższej uniemożliwiającej terminową realizację zamówienia;
d) terminu wykonania przedmiotu umowy jeżeli wystąpią okoliczności niezależne od Wykonawcy, mające wpływ na należyte lub terminowe wykonanie umowy,
e) zmian przepisów prawnych dotyczących zrealizowania usług, będących przedmiotem umowy,
f) zmian składu osobowego osób wykonujących usługi z zastrzeżeniem §4 ust. 3 i 4 Umowy:
- z powodu ustania stosunku prawnego łączącego Wykonawcę z osobą świadczącą dane usługi niezależnie od przyczyn,
- z powodu nieprawidłowej realizacji usług przez daną osobę,
- na uzasadniony wniosek Wykonawcy;
g) ilości godzin poszczególnych usług/ilość środowisk zgodnie z potrzebami Zamawiającego/Odbiorcy usług po uzgodnieniu z Wykonawcą; na podstawie powyższej przesłanki dopuszcza się zwiększenie zakresu podstawowego świadczenia usług o maksymalnie 30%, co skutkować może zwiększeniem wysokości wynagrodzenia o maksymalnie 30% w stosunku do wartości umowy.