Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów .

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452), zwanego dalej ”rozporządzeniem PRM”.
Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia PRM, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U z 2024 r., poz. 773), zwanego dalej ”rozporządzeniem RM”, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.
W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.
Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia PRM, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
- w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia RM (i przekazuje się jako załącznik), lub
-jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).
W przypadku załączników, które są zgodnie z pzp lub rozporządzeniem PRM opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowienia@aleksandrow.pl (nie dotyczy składania ofert). W przypadku przekazania dokumentów elektronicznych, cyfrowych odwzorowań dokumentów oraz innych informacji za pomocą poczty elektronicznej datą ich przesłania będzie potwierdzenie dostarczenia wiadomości zawierającej dokument/informację z serwera pocztowego Zamawiającego.
Formularz ofertowy podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Pozostałe dokumenty wchodzące w skład oferty lub składane wraz z ofertą, które są zgodne z pzp lub PRM opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
* administratorem Pani/Pana danych osobowych zawartych we wszystkich dokumentach związanych z udzieleniem zamówienia publicznego jest Starosta Aleksandrowski w Starostwie Powiatowym w Aleksandrowie Kujawskim ul. Słowackiego 8, 87-700 Aleksandrów Kujawski;
Wyznaczono Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym może się Pani/Pana skontaktować w sprawach ochrony danych osobowych e-mail: iod@rodoinspektro24.pl lub pisemnie na adres wskazany w pkt I.
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
b) art. 6 ust. 1. lit. b RODO w celu realizacji praw i obowiązków związanych z czynnościami przed zawarciem umowy oraz wynikających z zawartej umowy (dotyczy w szczególności danych osobowych osób kontaktowych, reprezentujących lub zatrudnionych u kontrahenta).
Dane osobowe uzyskujemy bezpośrednio od Pani/Pana, mogą nam zostać przekazane przez Pani/Pana pracodawcę lub pochodzić z publicznie dostępnych rejestrów lub stron internetowych.
Dane osobowe przekazane przez Wykonawcę w toku udzielenia i realizacji zamówienia publicznego będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Prawa zamówień publicznych przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być jedynie podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy Prawa zamówień publicznych (art. 74 ustawy), podmioty uprawnione na podstawie odrębnych przepisów np. do prowadzenia kontroli. Ponadto odbiorcami danych mogą być również podmioty, z którymi Administrator zawarł stosowne umowy powierzenia, w tym podmioty dostarczające lub utrzymujące infrastrukturę IT Administratora oraz podmioty i osoby świadczące usługi prawne.
Administrator co do zasady nie zamierza przekazywać Pana/Pani danych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.

Na zasadach określonych przepisami RODO, posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora:
a) dostępu do swoich danych na podstawie art. 15 RODO (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie Administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązany do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia),
b) sprostowania lub uzupełnienia danych zgodnie z art. 16 RODO (skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z Prawem zamówień publicznych (art. 19 ust. 2 ustawy) oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników (art. 76 ustawy),
c)na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1.Przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów dla Starostwa Powiatowego w Aleksandrowie Kujawskim” na okres 24 miesięcy.
2.Przedmiot zamówienia obejmuje następujący zakres:
a)świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Aleksandrowie Kujawskim, w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych listowych o wadze do 2000g oraz paczek o wadze do 10 kg w oparciu szczególnie o przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. 2025 poz. 366 ze zm.) oraz akty wykonawcze do tej ustawy,
b)doręczanie przez Wykonawcę przesyłek pocztowych do każdego wskazanego przez Zamawiającego miejsca na terenie Rzeczypospolitej Polskie, a poza granicami kraju do państw ujętych w wykazie umieszczonym w cenniku usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym, zatwierdzonym przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej i udostępnionym na stronie Urzędu Komunikacji Elektronicznej pod adresem: https://bip.uke.gov.pl/cenniki-uslug-powszechnych/ ,
c)zwrot do Zamawiającego przesyłek niedoręczonych oraz potwierdzeń odbioru.
Szczegółowy zakres zamówienia został określony w załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji warunków zamówienia oraz w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy, określone zostały w załączniku nr 2 do SWZ.

1.1.zdolności do występowania w obrocie gospodarczym - Zamawiający odstępuje od określenia szczegółowego warunku udziału w postępowaniu w tym zakresie; 1.2.uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - Zamawiający uzna za warunek spełniony, jeżeli wykonawca posiada aktualne uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art.6 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe ( Dz.U. z 2025r.poz. 366 ze zm.). 1.3.sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający odstępuje od określenia szczegółowego warunku udziału w postępowaniu w tym zakresie; 1.4. zdolności technicznej lub zawodowej - Zamawiający odstępuje od określenia szczegółowego warunku udziału w postępowaniu w tym zakresie.

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
- zaświadczenie potwierdzające, że Wykonawca został wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art.6 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe ( Dz.U. z 2025r.poz. 366 ze zm. ).

1.Formularza Ofertowego, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do SWZ.
2.W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania - odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.
3.Jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w rozdz. XII. pkt 4 ppkt.4.1. - pełnomocnictwo lub inny dokument (np. akt powołania na stanowisko prezesa zarządu, członka zarządu spółki lub, w przypadku spółek działających w systemie common law, członka rady dyrektorów spółki, a także umowa spółki cywilnej lub uchwała jej wspólników, wskazująca jednego ze wspólników jako umocowanego do reprezentacji spółki) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.
3.Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
5.Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp tj. oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu, spełnieniu warunków udziału składa każdy z Wykonawców.
6.Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem o niepoleganiu wykluczeniu, spełnieniu warunków udziału, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby.
7.W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 2 i 3 pzp, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie stanowi Załącznik nr 5 do SWZ

Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu, spełnieniu warunków udziału składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w rozdziale XVI pkt 1 ppkt.1.2. SWZ, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.
W przypadku, o którym mowa powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.

1.Zmiana postanowień zawartej Umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności jeżeli nie jest istotna w rozumieniu w art. 454 Ustawy pzp.
2.Zamawiający zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 Ustawy pzp przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści Oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy - w formie pisemnej w drodze aneksu - w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem warunków ich wprowadzenia:
1) gdy wzrośnie zapotrzebowanie na przesyłki listowe i paczki, przewiduje się zwiększenie zakresu przedmiotu umowy.
2) niewyczerpania całości wartości umowy w terminie na jaki umowa została zawarta- wydłużenie okresu trwania umowy o czas określony, nie dłuższy niż 6 miesięcy.
3) wprowadzenia przepisów prawa o charakterze bezwzględnie obowiązującym z którymi postanowienia umowy pozostawałyby w sprzeczności.
4) wystąpienia zmian przepisów prawa dotyczących przedmiotu umowy oraz wystąpienia niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy istotnych okoliczności, których nie można było przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności.
3.Wartość zmian, o których mowa w ust. 2 nie może przekraczać 50% wartości zamówienia określonej w § 2 ust. 1 umowy.
4.Zgodnie z art. 436 pkt 4 lit. b Ustawy Pzp, wynagrodzenie Wykonawcy może ulec zmianie w przypadku:
1)zmiany wysokości wynagrodzenia w związku z wprowadzeniem na usługi pocztowe podatku od towarów i usług (VAT) lub zmiany stawki tego podatku, jeżeli będzie miał zastosowanie do usług pocztowych. Wynagrodzenie ulega podwyższeniu o kwotę naliczonego podatku VAT;
2) zmiany:
a) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ( Dz. U. z 2024r.poz.1773),
b)zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,
c)zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024r. poz. 427), pod warunkiem, że zmiany, o których mowa w pkt a) - c) powyżej będą miały wpływ na koszty wykonania Zamówienia przez Wykonawcę, z takim zastrzeżeniem, że warunkiem wprowadzenia zmiany wynagrodzenia Wykonawcy jest złożenie przez Stronę Umowy pisemnego wniosku zawierającego uzasadnienie oraz dokumenty potwierdzające wpływ ww. zmian na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę oraz propozycję nowego wynagrodzenia.
- Na potrzeby zmiany wynagrodzenia z przyczyn opisanych w tym ustępie Zamawiający jest uprawniony do żądania szczegółowych wyliczeń całkowitej kwoty, o jaką pierwotnie wynagrodzenie miałoby ulec zmianie, w tym zestawienia wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników biorących udział w realizacji zamówienia, wraz z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi udostępnienia, a także dokumentów we wskazanym przez Zamawiającego terminie, weryfikacji złożonych dokumentów, żądania złożenia dodatkowych wyjaśnień i dokumentów.
- Zmiana wynagrodzenia będzie należna za okres, w którym zmiany przepisów wpłynęły na koszty wykonania zamówienia, z zastrzeżeniem, że zmiana nie może obowiązywać wcześniej niż przed dniem wejścia w życie przepisów, przy czym nieprzedłożenie lub odmowa udostępnienia żądanych dokumentów, przez Wykonawcę w terminie 7 dni od daty żądania Zamawiającego lub niezgodność z prawdą przedłożonych dokumentów, uprawnia Zamawiającego do odmowy wyrażenia zgody na zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy.
- Zmiana Wynagrodzenia w związku z zaistnieniem okoliczności wskazanych w § 8 wymaga podpisania przez Strony Aneksu do Umowy.