Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rok 2026

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

3. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.

4. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

5. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: sekretariat@gminaklobuck.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

7. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej „zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby” pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1557), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.
Pozostałe wymagania w SWZ.

Zgodnie z art.13 ust.1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO /Dz.Urz. UE L119 z 04.05.2016, str.1 z późn.zm. Pozostałe zapisy w SWZ.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w 2026 r. – w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2025 r. poz. 366) na rzecz Urzędu Miejskiego w Kłobucku.

Przy wyborze oferty najkorzystniejszej, Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
1) cena ofertowa – 60%
2) nieodpłatna opcja monitorowania przesyłek rejestrowanych – 40%

2. Każdy z Wykonawców w poszczególnych kryteriach otrzyma odpowiednią liczbę punktów, wyliczoną w następujący sposób:

a) cena ofertowa - wg następującego wzoru:
Cn
l Pc = ----- x 60 pkt
Cb
gdzie poszczególne symbole oznaczają:
I Pc – liczba punktów,
Cn – cena ofertowa najniższa spośród wszystkich rozpatrywanych i nieodrzuconych ofert,
Cb – cena ofertowa oferty badanej (przeliczanej),
b) nieodpłatna opcja monitorowania przesyłek rejestrowanych
Kryterium rozpatrywane będzie na podstawie zadeklarowanej możliwości bądź braku możliwości śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek listowych i paczek, zadeklarowanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym. W kryterium tym Wykonawca będzie mógł uzyskać maksymalnie 40 punktów. Ilość punktów zostanie przyznana w następujący sposób:
• za brak posiadania nieodpłatnej opcji monitorowania przesyłek rejestrowanych – 0 pkt
• za posiadanie nieodpłatnej opcji monitorowania przesyłek rejestrowanych – 40 pkt

W ramach wszystkich wskazanych i opisanych kryteriów, Wykonawca otrzyma końcową (łączną) ilość punktów wyliczoną w następujący sposób:

ƩlP = lPc + lPm

gdzie poszczególne symbole oznaczają:
ƩlP – końcowa / łączna ilość punktów,
lPc – ilość punktów przyznana w kryterium: cena ofertowa
IPm – ilość punktów przyznana w kryterium: nieodpłatna opcja monitorowania przesyłek

Zamawiający uzna spełnienie warunku jeżeli Wykonawca wykaże iż posiada aktualny dokument potwierdzający wpis do rejestru operatorów pocztowych, o którym mowa w art. 6 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366), a który jest prowadzony przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. 3.4. Zdolność techniczna lub zawodowa: 1) za minimalny poziom zdolności w zakresie spełnienia warunku posiadania zdolności technicznej Zamawiający będzie uznawał, wykazanie przez Wykonawcę, że nie wcześniej niż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności gospodarczej jest krótszy – w tym okresie – wykonał należycie co najmniej jedną usługę w zakresie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, polegającą na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych i paczek oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych, a okres pełnienia tej usługi nie był krótszy niż 12 miesięcy;

Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w celu wykazania braku podstaw (przesłanek) wykluczenia z postępowania, na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy zostanie wezwany do złożenia, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień ich złożenia):
1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej (zał. nr 6 do SWZ) w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie w zakresie ust. 5.1 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
2) Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie podstaw do wykluczenia wskazanych w ust. 2 pkt 2.1 oraz 2.2 (zał. nr 4 do SWZ).
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenia w zakresie pkt. 2 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku korzystania przez Wykonawcę ze zdolności technicznych lub zawodowych albo sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, Wykonawca przedstawia wraz z oświadczeniem, o którym mowa powyżej, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie podstaw do wykluczenia wskazanych w ust. 2 pkt 2.1 oraz 2.2 (zał. nr 4a do SWZ).

Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu (określonych przez Zamawiającego w ust. 3 niniejszego rozdziału SWZ), na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy zostanie wezwany do złożenia, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień ich złożenia):
1) w celu wykazania spełniania warunku z ust. 3.4. pkt. 1
wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie (zał. nr 5 do SWZ).

1. Oświadczenie, że Wykonawca zapoznał się z warunkami zamówienia i z projektowanymi postanowieniami umowy do
przedmiotowego zamówienia, oraz że przyjmuje ich treść bez żadnych zastrzeżeń – zgodnie z treścią zawartą w formularzu
oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.
2. Stosowne pełnomocnictwo(a) – w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze
złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.
3. Pełnomocnictwo ustanowione do reprezentowania Wykonawcy/ów ubiegającego/cych się o udzielenie zamówienia
publicznego.
4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego Wykonawcy zasoby, do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych
zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami.

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia następujących okoliczności:
1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym dotyczące funkcjonowania rynku usług pocztowych, w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy,
2) gdy nastąpi zmiana stawki podatku VAT, Wykonawca będzie uprawniony do wystawienia faktury VAT uwzględniającej obowiązującą na dzień powstania obowiązku podatkowego stawkę podatku VAT,
3) gdy nastąpi zmiana cennika obowiązującego u Wykonawcy zatwierdzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez przepisy Prawa Pocztowego,
4) gdy zaistnieje inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy,
5) w przypadku zaistnienia siły wyższej (powódź, pożar, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej) mającej wpływ na realizację umowy,
6) w przypadku pojawienia się nowych usług w trakcie realizacji umowy, w zakresie przesyłek nie wymienionych w formularzu cenowym, podstawą rozliczeń będą wówczas ceny zawarte w obowiązującym w dacie przyjęcia przesyłek cenniku opłat obowiązujących u wykonawcy, publikowanego na stronie internetowej Wykonawcy lub dostarczonego w formie pisemnej Zamawiającemu,
7) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu,
8) Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy,
9) Udzielenia przez Zamawiającego zamówienia uzupełniającego do 30% wartości zamówienia podstawowego (polegającego na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia).