Świadczenie usług naprawy i konserwacji drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
2. W postępowaniu cała komunikacja, między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków
komunikacji elektronicznej poprzez platformę zakupową - https://platformazakupowa.pl/pn/kwp_lodz dedykowaną dla niniejszego
postępowania poprzez wykorzystanie przycisku: „wyślij wiadomość do Zamawiającego” na stronie Platformy zakupowej. Zgodnie z
art. 61 ust. 1 uPzp w postępowaniu komunikacja i wymiana informacji oraz oferty, dokumenty, oświadczenia, zapytania do treści
SWZ, wyjaśnienia i inne informacje dotyczące postępowania składane są przez Wykonawcę wyłącznie za pośrednictwem platformy,
na której prowadzone jest postępowanie.
3. W sytuacji awarii platformy zakupowej Zamawiający dopuszcza, opcjonalnie, komunikację za pośrednictwem poczty
elektronicznej. Adres poczty elektronicznej osoby uprawnionej do kontaktu z Wykonawcami: zampub@ld.policja.gov.pl.

1. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określają: Regulamin Internetowej Platformy Zakupowej ( dostępny pod adresem
https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin) oraz Instrukcja składania oferty dla Wykonawcy (dostępna pod adresem
https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje).
2. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie zamieszcza wymagania dotyczące specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych za pośrednictwem
platformazakupowa.pl, tj.: stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje, zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0., włączona obsługa JavaScript, zainstalowany program Adobe Acrobat Reader
lub inny obsługujący format plików .pdf, Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8, Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
3. Występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej sumarycznej wielkości 500 MB.
4. Oferta, wniosek oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane
elektronicznym kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W procesie składania oferty, wniosku w
tym przedmiotowych środków dowodowych na platformie, kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany lub podpis osobisty Wykonawca składa bezpośrednio na dokumencie, który następnie przesyła do systemu.
5. Podpisy kwalifikowane wykorzystywane przez Wykonawców do podpisywania wszelkich plików muszą spełniać “Rozporządzenie
Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS) (UE) nr 910/2014 - od 1 lipca 2016 roku”.
6. W przypadku wykorzystania formatu podpisu XAdES zewnętrzny. Zamawiający wymaga dołączenia odpowiedniej ilości plików tj.
podpisywanych plików z danymi oraz plików XAdES.
7. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.
8. Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Załącznikiem nr 2 do “Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (KRI), minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”, zwanego dalej Rozporządzeniem KRI.
9. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi maksymalnie 10MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi maksymalnie 5MB. podpis zaufany - https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawyurzedowe/

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO) informuję Pana/Panią o tym, w jaki sposób Komendant Wojewódzki Policji w Łodzi przetwarza Pana/Pani dane osobowe:
1. Administratorem Danych Osobowych (ADO) jest Komendant Wojewódzki Policji w Łodzi z siedzibą przy ul. Lutomierskiej 108/112 w Łodzi, kod 91-048.
2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (IOD) – e-mail: iod@ld.policja.gov.pl
3. Dane osobowe, zwane dalej „danymi”, przetwarzane są:
a) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w celu wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, tj. realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego świadczenie usług naprawy i konserwacji drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych FZ 2380/55/25/ET prowadzonego w oparciu o ustawę z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (dalej ustawa PZP), w trybie podstawowym bez negocjacji art. 275 pkt. 1.
b) w przypadku wyboru Pana/Pani oferty na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu wykonania umowy zawartej z Komendantem Wojewódzkim Policji bądź jego przedstawicielem prawnym lub podjęcie działań na Pana/Pani żądanie przed jej zawarciem.
4. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP.
5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP, oraz inne jednostki Policji w celu i zakresie koniecznym do realizacji umowy.
6. W związku z przetwarzaniem Pana/Pani danych osobowych, przysługuje Panu/Pani prawo do:
a. dostępu do treści danych, na podstawie art. 15 RODO z zastrzeżeniem, że udostępniane dane osobowe nie mogą ujawniać informacji niejawnych, ani naruszać tajemnic prawnie chronionych, do których zachowania zobowiązany jest Komendant Wojewódzki Policji w Łodzi;
b. sprostowania danych, na podstawie art. 16 RODO;
c. ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie art. 18 RODO - jeżeli kwestionuje Pan/Pani prawidłowość przetwarzanych danych, uważa, że są przetwarzane niezgodnie z prawem, bądź sprzeciwia się ich przetwarzaniu.
7. W przypadku uznania, że przetwarzanie przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a w przypadku wybrania Pani/Pana oferty i podpisania umowy, jeżeli okres trwania umowy przekracza 4 lata, przez cały czas obowiązywania umowy, a po tym czasie przez okres wynikający z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sposób kwalifikowania spraw oraz czas ich przechowywania określa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Policji stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 roku.
9. Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Część nr 1: Świadczenie usług naprawy i konserwacji drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych marki Brother
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług naprawy drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych.
2 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 3 do SWZ.
3 Szczegółowy opis warunków wykonywania zamówienia został zawarty we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 9 do SWZ.
4 Zgodnie z art. 95 ust. 1 uPzp Wykonawca lub podwykonawca zobowiązuje się, iż w okresie realizacji umowy będzie zatrudniał osoby wykonujące czynności związane z realizacją usługi tj. świadczenia usługi naprawy i konserwacji drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 2025, poz. 277 ze zm.). Powyższy wymóg nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie, w jakim będą wykonywać osobiście usługi na rzecz Zamawiającego.
5 Uszczegółowienie wymogu oraz sankcje z tytułu jego niespełnienia zostały określone w § 5 i § 9 wzoru umowy – załącznik nr 9 do SWZ.

Część nr 2: Świadczenie usług naprawy i konserwacji drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych marki Epson
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług naprawy drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 3 do SWZ.
3. Szczegółowy opis warunków wykonywania zamówienia został zawarty we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 9 do SWZ.
4. Zgodnie z art. 95 ust. 1 uPzp Wykonawca lub podwykonawca zobowiązuje się, iż w okresie realizacji umowy będzie zatrudniał osoby wykonujące czynności związane z realizacją usługi tj. świadczenia usługi naprawy i konserwacji drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 2025, poz. 277 ze zm.). Powyższy wymóg nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie, w jakim będą wykonywać osobiście usługi na rzecz Zamawiającego.
5. Uszczegółowienie wymogu oraz sankcje z tytułu jego niespełnienia zostały określone w § 5 i § 9 wzoru umowy – załącznik nr 9 do SWZ.

Część nr 3: Świadczenie usług naprawy i konserwacji drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych marki Hewlett Packard
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług naprawy drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 3 do SWZ.
3. Szczegółowy opis warunków wykonywania zamówienia został zawarty we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 9 do SWZ.
4. Zgodnie z art. 95 ust. 1 uPzp Wykonawca lub podwykonawca zobowiązuje się, iż w okresie realizacji umowy będzie zatrudniał osoby wykonujące czynności związane z realizacją usługi tj. świadczenia usługi naprawy i konserwacji drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 2025, poz. 277 ze zm.). Powyższy wymóg nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie, w jakim będą wykonywać osobiście usługi na rzecz Zamawiającego.
5. Uszczegółowienie wymogu oraz sankcje z tytułu jego niespełnienia zostały określone w § 5 i § 9 wzoru umowy – załącznik nr 9 do SWZ.

Część nr 4: Świadczenie usług naprawy i konserwacji drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych marki Kyocera
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług naprawy drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 3 do SWZ.
3. Szczegółowy opis warunków wykonywania zamówienia został zawarty we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 9 do SWZ.
4. Zgodnie z art. 95 ust. 1 uPzp Wykonawca lub podwykonawca zobowiązuje się, iż w okresie realizacji umowy będzie zatrudniał osoby wykonujące czynności związane z realizacją usługi tj. świadczenia usługi naprawy i konserwacji drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 2025, poz. 277 ze zm.). Powyższy wymóg nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie, w jakim będą wykonywać osobiście usługi na rzecz Zamawiającego.
5.Uszczegółowienie wymogu oraz sankcje z tytułu jego niespełnienia zostały określone w § 5 i § 9 wzoru umowy – załącznik nr 9 do SWZ.

Część nr 5: Świadczenie usług naprawy i konserwacji drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych marki Lexmark
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług naprawy drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 3 do SWZ.
3. Szczegółowy opis warunków wykonywania zamówienia został zawarty we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 9 do SWZ.
4. Zgodnie z art. 95 ust. 1 uPzp Wykonawca lub podwykonawca zobowiązuje się, iż w okresie realizacji umowy będzie zatrudniał osoby wykonujące czynności związane z realizacją usługi tj. świadczenia usługi naprawy i konserwacji drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 2025, poz. 277 ze zm.). Powyższy wymóg nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie, w jakim będą wykonywać osobiście usługi na rzecz Zamawiającego.
5. Uszczegółowienie wymogu oraz sankcje z tytułu jego niespełnienia zostały określone w § 5 i § 9 wzoru umowy – załącznik nr 9 do SWZ.

Część nr 6: Świadczenie usług naprawy i konserwacji drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych marki Ricoh
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług naprawy drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 3 do SWZ.
3. Szczegółowy opis warunków wykonywania zamówienia został zawarty we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 9 do SWZ.
4. Zgodnie z art. 95 ust. 1 uPzp Wykonawca lub podwykonawca zobowiązuje się, iż w okresie realizacji umowy będzie zatrudniał osoby wykonujące czynności związane z realizacją usługi tj. świadczenia usługi naprawy i konserwacji drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 2025, poz. 277 ze zm.). Powyższy wymóg nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie, w jakim będą wykonywać osobiście usługi na rzecz Zamawiającego.
5. Uszczegółowienie wymogu oraz sankcje z tytułu jego niespełnienia zostały określone w § 5 i § 9 wzoru umowy – załącznik nr 9 do SWZ.

Część nr 7: Świadczenie usług naprawy i konserwacji drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych marki Xerox
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług naprawy drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 3 do SWZ.
3. Szczegółowy opis warunków wykonywania zamówienia został zawarty we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 9 do SWZ.
4. Zgodnie z art. 95 ust. 1 uPzp Wykonawca lub podwykonawca zobowiązuje się, iż w okresie realizacji umowy będzie zatrudniał osoby wykonujące czynności związane z realizacją usługi tj. świadczenia usługi naprawy i konserwacji drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 2025, poz. 277 ze zm.). Powyższy wymóg nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie, w jakim będą wykonywać osobiście usługi na rzecz Zamawiającego.
5. Uszczegółowienie wymogu oraz sankcje z tytułu jego niespełnienia zostały określone w § 5 i § 9 wzoru umowy – załącznik nr 9 do SWZ.

Część nr 8: Świadczenie usług naprawy i konserwacji drukarek marki Zebra
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług naprawy drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 3 do SWZ.
3. Szczegółowy opis warunków wykonywania zamówienia został zawarty we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 9 do SWZ.
4. Zgodnie z art. 95 ust. 1 uPzp Wykonawca lub podwykonawca zobowiązuje się, iż w okresie realizacji umowy będzie zatrudniał osoby wykonujące czynności związane z realizacją usługi tj. świadczenia usługi naprawy i konserwacji drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych użytkowanych przez KWP w Łodzi i jednostkach podległych na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 2025, poz. 277 ze zm.). Powyższy wymóg nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w zakresie, w jakim będą wykonywać osobiście usługi na rzecz Zamawiającego.
5. Uszczegółowienie wymogu oraz sankcje z tytułu jego niespełnienia zostały określone w § 5 i § 9 wzoru umowy – załącznik nr 9 do SWZ.

Warunek zdolności technicznej lub zawodowej
Zamawiający uzna przedmiotowy warunek za spełniony w odniesieniu do Wykonawcy, który wykaże, że wykonał należycie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składnia ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie:
usługi w ramach jednej umowy na naprawy i konserwacje drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych o wartości co najmniej :
dla części 1 : 31 000,00 zł
dla części 2: 8 000,00 zł
dla części 3: 17 000,00 zł
dla części 4: 26 000,00 zł.
dla części 5 : 9 000,00 zł.
dla części 6: 2 000,00 zł.
dla części 7: 2 000,00 zł.
dla Część 8 : 4 000,00 zł

Dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
Uwaga:
W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców.