Przedłużenie licencji na oprogramowanie Microsoft

1. Komunikacja w postępowaniu prowadzona jest zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452).
2. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.
3. Postępowanie prowadzone jest za pośrednictwem platformazakupowa.pl, dalej: „platfor-ma”. Link do prowadzonego postępowania znajduje się na stronie: https://platformazakupowa.pl/pn/posir_poznan

Funkcjonalność platformy gwarantuje złożenie przez Wykonawcę w postępowaniu zaszy-frowanej oferty wraz z załącznikami, w sposób uniemożliwiający Zamawiającemu zapozna-nie się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert.
5. W toku prowadzonego postępowania komunikacja pomiędzy Zamawiającym oraz Wykonawcą, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pomocą udostępnionego na platformie, w linku postępowania formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformy poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.
6. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w postaci elektronicznej za pośrednictwem platformy. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany SWZ, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w postaci elektronicznej za pośrednictwem platformy do konkretnego Wykonawcy.
7. Zamawiający, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformie:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimal-nie wersja 10 0.,
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
6) platforma działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej – kodowanie UTF8,
7) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
8. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicz-nego akceptuje warunki korzystania z platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej platformazakupowa.pl/pn/posir_poznan oraz uznaje go za wiążący.
9. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert, oświadczeń oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformy znajdu-ją się na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje oraz w zakładce prowadzonego postępowania.
10. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z In-strukcją korzystania z platformy, w szczególności za sytuację, gdy Zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu.
11. Wykonawca może również komunikować się z Zamawiającym za pomocą poczty elektronicznej, e-mail: e.rozowicz@posir.poznan.pl, zp.@posir.poznan.pl, (za wyjątkiem przekazania oferty z załącznikami).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO* informuję, że:
1. Informacje dotyczące administratora danych oraz inspektora ochrony danych
Administratorem Państwa danych osobowych są Poznańskie Ośrodki Sportu i Rekreacji z siedzibą w Poznaniu przy ul. Spychalskiego 34, kod pocztowy 61-553 Poznań, tel. 61 835 79 01, e-mail: sekretariat@posir.poznan.pl (dalej: my). Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować pisemnie, kierując korespondencję na powyższy adres z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”, telefonicznie pod numerem 61 835 79 17 lub mailowo na adres: iod@posir.poznan.pl
2. Cel przetwarzania Państwa danych oraz podstawy prawne
Będziemy przetwarzali Państwa dane w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w związku z: obwiązującą ustawą Prawo zamówień publicznych, rozporządzeniem Ministra Rozwoju w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia, obowiązującymi nas przepisami archiwalnymi.
3. Komu przekazujemy Państwa dane?
Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom (zwracającym się do nas w trybie dostępu do informacji publicznej) gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne – z wyłączeniem szczególnych przypadków określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
W przypadku podpisania z Państwem umowy Państwa dane (nazwa firmy) zostaną umieszczone w ogólnodostępnym rejestrze umów w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Poznania.
W niektórych sytuacjach mamy prawo przekazywać Państwa dane dalej (jeśli jest to konieczne) abyśmy mogli wykonywać nasze usługi. Możemy przekazywać Państwa dane podmiotom przetwarzającym z którymi zawarliśmy umowy w szczególności:
- na świadczenie usług serwisowych dla użytkowanych przez nas systemów informatycznych,
- na korzystanie z serwerów poczty elektronicznej i jej archiwizacji (tzw. hosting poczty elektronicznej). Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii.
Odbiorcami Państwa danych może być także firma (podmiot przetwarzający) z którą zawrzemy umowę na niszczenie dokumentów archiwalnych.
Odbiorców wymienionych powyżej obowiązuje klauzula poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
Ponadto odbiorcą Państwa danych mogą być podmioty publiczne, które wykonują zadania na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz bank przez który będziemy Państwu przekazywać środki finansowe (w przypadku podpisania z Państwem umowy).
4. Okres przechowywania danych Państwa dane po zrealizowaniu celu pierwotnego, dla którego zostały zebrane, o jakim była mowa wcześniej, będą przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwizacyjnymi

5. Przysługujące Państwu uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych
Mają Państwo:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących**;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Państwa danych osobowych***;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO****; Nie przysługuje Państwu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Mają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
6. Obowiązek podania danych
Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza EOG – z wyłączeniem szczególnych przypadków określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
* RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
** Wyjaśnienie: W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu lub daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
*** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
**** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Przedmiotem zamówienia jest przedłużenie licencji w postaci subskrypcji na oprogramowanie Microsoft 365 Business Premium z usługą Teams oraz Microsoft 365 Business Basic na okres 12 miesięcy w ramach już istniejącej organizacji/tenanta Microsoft 365, wg poniższego zestawienia:
1 Microsoft 365 Business Premium z usługą Teams lub równoważny - subskrypcja roczna (płatność z góry) 120
2 Microsoft 365 Business Premium z usługą Teams lub równoważny (prawo opcji)- subskrypcja miesięczna (płatność miesięczna) 30
3 Microsoft 365 Business Basic - subskrypcja roczna (płatność z góry) 30
4 Microsoft 365 Business Basic lub równoważny (prawo opcji)- subskrypcja miesięczna (płatność miesięczna) 15
Przedłużenie powinno zostać wykonane z zachowaniem daty ważności — subskrypcje muszą zostać przedłużone od dnia 02.09.2025. Wymaga się zachowania ciągłości działania usług, bez przerwy w dostępności.
Przedmiot zamówienia musi pochodzić z legalnego źródła i być przeznaczony do użytkowania na terenie Unii Europejskiej.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał status autoryzowanego partnera Microsoft lub współpracował z takim partnerem w zakresie dostarczania licencji w modelu CSP.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ.

W ramach prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ust. 1 PZP, Wykonawca zobowiązuje się do zwiększenia zakresu dostawy licencji na Microsoft 365 Business Premium z usługą Teams (płatność miesięczna) w ilości do 30 szt. oraz Microsoft 365 Business Basic (płatność miesięczna) w ilości do 15 szt., w przypadku, gdy będzie to wynikało z potrzeb Zamawiającego.
Zamawiający może skorzystać z prawa opcji przez cały okres trwania Umowy.
Strony zgodnie postanawiają, że prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, a nie jego obowiązkiem, co oznacza, że Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z tego prawa lub skorzystania w ograniczonym zakresie. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w przypadku m.in. konieczności zwiększenia liczby pracowników albo potrzeb Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązany będzie w ramach zamówienia opcjonalnego, do dostawy licencji na Oprogramowanie po cenach wskazanych w złożonej ofercie.
Skorzystanie z prawa opcji przez Zamawiającego nastąpi poprzez złożenie pisemnego oświadczenia na adres mail, zawierającego informacje o zakresie zamawianego Oprogramowania.

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: W przypadku wykonawcy prowadzącego działalność gospodarczą lub zawodową, Zamawiający uzna warunek za spełniony jeśli Wykonawca wpisany jest do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych prowadzonych w kraju, w którym mają siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeśli wpis taki jest obowiązkowy. 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Nie dotyczy 3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie opisuje szczegółowo tego warunku. 4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli wykonawca, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał co najmniej 1 dostawę lub przedłużenie* na minimum 50 licencji dla oprogramowania Microsoft 365, z załączeniem dokumentów, że dostawa lub przedłużenie zostały wykonane należycie. * w ramach jednej umowy, Zamawiający nie dopuszcza sumowania umów w celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu

Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
- odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu jak wyżej, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy.
Dokumenty/oświadczenia, o których mowa powyżej powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
- dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest wpisany do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych, prowadzonych w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem, jeśli Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą lub zawodową,
- wykazu dostaw, zgodnego ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ, wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których dostawy te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy.

Zamawiający, na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 PZP, przewiduje następujące zmiany postanowień Umowy:
1) zmianę postanowień Umowy, które wynikają ze zmiany obowiązujących przepisów prawa, mających wpływ na realizację Przedmiotu Umowy,
2) zmianę wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za realizację zamówienia w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów, w zakresie stawki podatku od towarów i usług na przedmiot dostawy,
3) zmiana terminu realizacji Umowy z przyczyn niezależnych od Stron oraz spowodowane zaistnieniem siły wyższej. Siłą wyższą w rozumieniu Stron jest zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia, zwłaszcza zdarzenia o charakterze katastrofalnych w skutkach działań przyrody (m.in.: powodzie, pożary, wyładowania elektryczne w czasie burzy, powodujące uszkodzenia ważnych urządzeń itp.), zdarzenia nadzwyczajne w postaci zaburzeń życia zbiorowego (m.in. działania wojenne, zamieszki krajowe, rewolty, itp.), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie, embargo informacyjne lub towarowe itp.), przy czym chodzi tu w szczególności o niemożność zapobieżenia szkodliwym następstwom siły wyższej,
2. Warunki wprowadzenia zmian w Umowie:
1) każdy wniosek o zmianę Umowy winien być przedłożony przez Wykonawcę pisemnie wraz ze szczegółowym uzasadnieniem zmiany. Ciężar wykazania konieczności zmiany spoczywa na Wykonawcy;