Usługa przeprowadzkowo-transportowa materiałów archiwalnych z budynku Archiwum Państwowego w Opolu przy ul. Zamkowej 2 do Archiwum Narodowego w Krakowie przy ul. Rakowickiej 22E

1. Komunikacja między Zamawiającym
a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert oraz oświadczeń, odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej.
2. Prowadzone postępowanie odbywa się za pośrednictwem elektronicznej platformy, dostępnej pod adresem https://opole-ap-govpl.
logintrade.net , zakładka portal wykonawców.
3. Składanie ofert, wniosków, zapytań możliwe jest tylko i wyłącznie za pośrednictwem w/w platformy.
4. Wykonawca zainteresowany udziałem w postępowaniu musi mieć aktywne konto na platformie elektronicznej zlokalizowanej pod
adresem https://opole-ap-gov-pl.logintrade.net . W tym celu Wykonawca winien zapoznać się z:
• Instrukcją obsługi dla Wykonawcy - Rejestracja Wykonawcy na Platformie (wersja 1.4),
• Instrukcją obsługi dla Wykonawcy - Wymagania Techniczne (wersja 1.1),
• Instrukcją obsługi dla Wykonawcy - Tryb podstawowy bez negocjacji (wersja 1.5)
stanowiącymi odpowiednio Załączniki nr 7a-7c do SWZ i zarejestrować się na portalu.
5. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie przez Wykonawcę oferty w sposób niezgodny z warunkami korzystania z
platformy elektronicznej https://opole-ap-gov-pl.logintrade.net .
6. W sytuacji awarii, błędów lub niedostępności platformy elektronicznej https://opole-ap-gov-pl.logintrade.net , uniemożliwiających
komunikację Wykonawcy i Zamawiającego oraz możliwość składania dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych
kopii dokumentów oraz oświadczeń poprzez platformę, Zamawiający dopuszcza komunikację oraz ich przesyłanie za pomocą poczty
elektronicznej na adres e-mail: zamowienia@opole.ap.gov.pl , przy czym nadal za obowiązujące uznaje się w takim przypadku
ogłoszone terminy postępowania (chyba że zachodzą okoliczności opisane w rozdz. G ust.5 SWZ).
Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej z adresu e-mail:
zamowienia@opole.ap.gov.pl
7. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być
zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu
sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji
elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452).
8. Z zastrzeżeniem postanowień pkt 6 powyżej, Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny
sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE
L 119 z 04.05.2016 str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Archiwum Państwowe w Opolu z siedzibą pod adresem ul. Zamkowa 2, 45-
016 Opole
2) kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Archiwum Państwowym w Opolu jest możliwy pod adresem e-mail:
iod@opole.ap.gov.pl
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o
udzielenie zamówienia, zawarciem oraz realizacją umowy.
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w
oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz.
1320), dalej „PZP”; pracownicy i współpracownicy Administratora oraz inne podmioty w zakresie, w jakim Administrator będzie do
tego zobowiązany przepisami prawa;
Dane mogą być ujawniane również Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w celu realizacji zadań ustawowych i statutowych
Archiwum, a także naszym podwykonawcom, ale wyłącznie w zakresie świadczonych dla nas usług, w szczególności podmiotom
wykonującym usługi hostingowe, serwisowe, doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, serwis IT. Dane mogą być również
ujawniane w trybie dostępu do informacji publicznej.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 3, a po tym czasie
przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa;
6) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art.
22 RODO;
7) Posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do
przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub
prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych
osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
− prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:
• dane nie są już niezbędne do celów, dla których dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
• osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
• osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie
ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
• dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem.

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi w ramach zadania pn. „Usługa przeprowadzkowo-transportowa materiałów archiwalnych z budynku Archiwum Państwowego w Opolu przy ul. Zamkowej 2 do Archiwum Narodowego w Krakowie przy ul. Rakowickiej 22E.”
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym zakres obowiązków Wykonawcy został szczegółowo określony w Opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SWZ) oraz w projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 6 do SWZ).

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
A. Nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1), pkt 4) ustawy Pzp oraz na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 514).
B. Spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie:
2.1. Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie.
2.2. Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej:
Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie.
2.3. Sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że posiada ważną w dniu otwarcia ofert polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia o wysokości sumy gwarancyjnej co najmniej 5 000 000 zł. (pięć milionów złotych).
UWAGA: warunek uznaje się za spełniony, jeśli umowa ubezpieczenia w zakresie OC została zawarta najpóźniej w dacie otwarcia ofert.
2.4. Zdolności technicznej lub zawodowej
Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu w tym zakresie, jeśli:
2.4.1. wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat - a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, wykonał w sposób należyty co najmniej 2 (dwie) usługi obejmujące co najmniej zapakowanie, załadunek, przetransportowanie i rozładunek, rozpakowanie oraz rozmieszczenie archiwaliów lub zbiorów bibliotecznych, przy czym ilość archiwaliów objętych pojedynczą usługą obejmowała nie mniej niż 1 000 (jeden tysiąc) mb.
2.4.2. dysponuje lub będzie dysponował osobami, które będą skierowane do realizacji zamówienia, tj. co najmniej 10 osobami, z których każda pracowała przy co najmniej usługach obejmujących co najmniej zapakowanie, załadunek, przetransportowanie i rozładunek, rozpakowanie oraz rozmieszczenie archiwaliów lub zbiorów bibliotecznych, przy czym ilość archiwaliów objętych pojedynczą usługą obejmowała nie mniej niż 1 000 (jeden tysiąc) mb, w tym jedną osobą która wykonywała funkcję koordynatora/kierownika takiego zamówienia.
2.4.3. dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 2 pojazdami odpowiednimi do przewozu akt archiwalnych, nie wykorzystywanymi wcześniej do przewozu innych materiałów mogących wpłynąć negatywnie na archiwalia (w szczególności łatwopalnych, chemicznych i żywności), każdy o DMC co najmniej 3,5 tony, z których każdy posiada klimatyzowaną, sztywną zabudowę skrzyni ładunkowej, zawieszenie pneumatyczne lub hydrauliczne i jest wyposażony w system alarmowy, system lokalizacji i monitorowania ruchu pojazdu, z możliwością bezpiecznego załadunku i rozładunku, wyposażonego w windę załadowczą, posiadającego aktualne badania techniczne oraz aktualnym ubezpieczeniem OC.
2.4.4. dysponuje osobami uprawnionymi do kierowania pojazdami spełniającymi warunki określone w pkt 2.4.3. i posiadającymi w tym zakresie odpowiednie doświadczenie, potwierdzone co najmniej dwukrotnym wykonaniem usług transportu archiwaliów lub zbiorów bibliotecznych w ilości co najmniej 1 000 mb bez zastrzeżeń, dających rękojmię prawidłowego i bezpiecznego przewozu.
2.5 Jeśli w zakres dowolnej usługi przedstawianej jako doświadczenie Wykonawcy wchodzą świadczenia pozwalające na uznanie, że spełniony jest więcej niż jeden z warunków określonych powyżej, wówczas taka usługa może być wykazana w celu potwierdzenia spełnienia więcej niż jednego warunku.
2.6 Zamawiający może na każdym etapie postępowania uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli zaangażowanie zasobów zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze ze strony Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
2.7 Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”.
2.8 Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu może powoływać się na potencjał innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 -123 ustawy Pzp, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
2.9 Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby musi potwierdzać, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz musi określać w szczególności:
1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby,
2) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia.
Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na udostępnienie zasobów, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na podmiotach udostępniających zasoby.
W przypadku, gdy Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, Zamawiający żąda przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w pkt E.1 SWZ oraz pkt E.2 lit. A. SWZ.

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:

A. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda:
1) Odpisu lub informacji
2) Oświadczenia Wykonawcy

W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej oraz sytuacji finansowej lub ekonomicznej Zamawiający żąda przedłożenia następujących dowodów:
1) Wykaz usług
2) Wykaz osób
3) Wykaz pojazdów
4) Dokument (oryginał lub kopia potwierdzona przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem) potwierdzający, że na dzień składania i otwarcia ofert Wykonawca posiada ważne przez cały okres realizacji zamówienia ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej ubezpieczenia w wysokości co najmniej 5 000 000 zł. (pięć milionów złotych), zawarte nie później niż w dacie składania i otwarcia ofert.

dziewięć tysięcy złotych). 2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert, tj. do dnia 08 sierpnia 2025 r. (godz. 10:00) i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp. 3. Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. 4. Wadium może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach: 1) pieniądzu; 2) gwarancjach bankowych; 3) gwarancjach ubezpieczeniowych; 4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2024 r. poz. 419). 5. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy: Archiwum Państwowego w Opolu: NBP O/Okręgowy w Opolu nr 47 1010 1401 0015 3113 9120 0000 z dopiskiem: „wadium w postępowaniu nr DAG.261.2.2025” Wadium uznaje się za skutecznie wniesione w dacie zaksięgowania środków pieniężnych na rachunku bankowym wskazanym powyżej. 6. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w pkt G.4. ppkt 2) - 4) powyżej, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej. 7. Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności: 1) upływu terminu związania ofertą; 2) zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; 3) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia. 8. Zamawiający, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku zwraca wadium wykonawcy: 1) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert; 2) którego oferta została odrzucona; 3)po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza; 4)po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia. 9. Złożenie wniosku o zwrot wadium powoduje rozwiązanie stosunku prawnego z Wykonawcą wraz z utratą przez niego prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp. 10. Zamawiający zwraca wadium wniesione w pieniądzu wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę.

1) Oświadczenia i dokumenty potwierdzające, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu, wymienione w pkt E.1. ppkt 1) SWZ, pkt E.2. lit. A. ppkt 1) – 2) SWZ oraz oświadczenie potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu wymienione w pkt E.1. ppkt 2) SWZ, każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oddzielnie.
2) Oświadczenia i dokumenty wymienione w pkt E.2. lit. B, oświadczenie - o którym mowa w pkt E.5. ppkt 3) SWZ - oraz formularz oferty, są składane przez wykonawców łącznie, tj. przez każdego z wykonawców, w zakresie jakim go dotyczą lub przez pełnomocnika Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
3) W odniesieniu do doświadczenia osób Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie (w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym lub podpisem osobistym), z którego wynikać będzie, które czynności wykonają osoby zatrudnione przez poszczególnych Wykonawców.
4) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia winni załączyć do oferty pełnomocnictwo podpisane przez wszystkich Wykonawców, z którego będzie wynikał zakres umocowania do ich reprezentacji (w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym lub podpisem osobistym).
5) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz do odbioru wynagrodzenia w imieniu wszystkich Wykonawców. Treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania. Dokument pełnomocnictwa powinien zostać podpisany przez wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, w tym Wykonawcę - pełnomocnika. Podpisy muszą być złożone przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu poszczególnych Wykonawców zgodnie z ujawnionym sposobem reprezentacji. Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z pełnomocnikiem. Oferta musi być podpisana w taki sposób, aby prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie.
6. Oświadczenia wskazane w pkt E.1. SWZ oraz oświadczenie, o którym mowa w pkt E.5. ppkt 3) SWZ składane są wraz z ofertą. Pozostałe dokumenty i oświadczenia (podmiotowe środki dowodowe) wymienione w pkt E.2. SWZ /lub zastępujące je dokumenty zgodnie z pkt E.3. i E.4. (jeśli dotyczy)/ wymagane będą tylko od Wykonawcy, którego oferta zostanie najwyżej oceniona.
7. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

1. Zamawiający zawrze umowę, według projektowanych postanowień umowy zawartych w SWZ z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, zgodnie z art. 308. ust. 2 ustawy, z zastrzeżeniem art. 308 ust. 3 pkt 1) lit. a) ustawy Pzp oraz zgodnie z postanowieniami Działu VII ustawy Pzp.
2. Zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego może nastąpić w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności. Zmiana umowy może nastąpić w przypadkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik do SWZ.
3. Strona występująca o zmianę postanowień umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności zmiany. Wniosek o zmianę postanowień umowy musi być na piśmie złożony w formie pisemnej.
4. Zmiany umowy nie mogą naruszać postanowień zawartych w art. 454 ustawy Pzp.