Kompleksowa organizacja ekspozycji promującej polskie książki na Międzynarodowych Targach Książki we Frankfurcie (15-19 października 2025 roku)

1. Sposób Komunikowania się z Wykonawcami:
1.1. W postępowaniu Zamawiający wymaga przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem
https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki w zakładce Korespondencja”. Szczegółowa Instrukcja korzystania z Platformy, w tym
wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy jej użyciu dostępna jest w zakładce „Regulacje i procedury procesu zakupowego” pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki
2. Ogólne zasady korzystania z Platformy:
2.1. zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Instytutu Książki; pod adresem:
https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki ;
2.2. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia
bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”;
3. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem postępowania: OZP.261.12.2025/PZP;

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”) w zw. z art. 19 ust. 1 ustawy Pzp, informuje, że:
a. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Książki z siedzibą przy ulicy Wróblewskiego 6 w Krakowie, dalej także IK reprezentowany przez Dyrektora
b. IK wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem możliwy jest przez e-mail: iod@instytutksiazki.pl
c. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 us t. 1 lit. c) RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę oprogramowania w przedmiocie zamówienia niniejszego postępowania i w związku z niezbędnością wypełnienia obowiązku prawnego na podstawie przepisów prawa (Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.) oraz w celu ustalania, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą umową, wypełnienia obowiązków związanych z archiwizowaniem dokumentów,
d. art. 6 ust. 1 lit. b RODO: przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy - wyłącznie w zakresie danych podmiotu, z którym ma zostać zawarta umowa
e. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
f. Konsekwencje niepodania danych osobowych wynikają z ustawy PZP.
g. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:
- osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 3 oraz 4 ustawy Pzp, przy czym udostepnieniu nie podlegają dane osobowe, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, zebrane w toku postępowania o udzielenie zamówienia;
- osoby lub podmioty, którym Administrator udzieli informacji publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego
- organy nadzoru, kontroli, inne organy administracji publicznej upoważnione na mocy przepisu prawa, oraz inne podmioty w zakresie niezbędnym do realizacji ustawowych i umownych obowiązków administratora
h. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP przez okres co najmniej 4 lat liczonych od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo do upływu terminu możliwości kontroli projektu współfinansowanego lub finansowanego ze środków Unii Europejskiej albo jego trwałości takie projektu bądź innych umów czy zobowiązań wynikających z realizowanych projektów.
i. Posiada Pani/Pan prawo do:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
j. Nie przysługuje Pani/Panu prawo do:
- prawo do usunięcia danych osobowych w zw. z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO,
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
- prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) w zw. z art. 21 RODO.

1. Przedmiot zamówienia stanowi wykonanie pod klucz z materiałów własnych wykonawcy ekspozycji promującej polskie książki na Międzynarodowych Targach Książki we Frankfurcie (15-19 października 2025 roku) wraz z obsługą stoiska oraz transportem materiałów.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik A do SWZ oraz Projekt ekspozycji stanowiący Załącznik A1 do SWZ.
3. Wykonawca musi zaoferować przedmiot zamówienia zgodny z SWZ wraz z załącznikami, w szczególności zgodny z Załącznikiem A i A1 , a realizacja przedmiotu zamówienia musi być zgodna z zał. 2 do SWZ tj. ze wzorem umowy.

1) W ramach niniejszego zamówienia, Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w zakresie zamówienia organizacji kolejnych targów książki odbywających się w edycji wiosna 2026, tj.:
a) wykonanie pod klucz z materiałów własnych wykonawcy ekspozycji promującej polskie książki na Międzynarodowych Targach Książki w Londynie (10-12 marca 2026 roku) wraz z obsługą stoiska oraz transportem materiałów – powierzchnia ekspozycji 100m2, szacowana liczba wystawców – 40,
b) wykonanie pod klucz z materiałów własnych wykonawcy ekspozycji promującej polskie książki na Targach Książki Dziecięcej w Bolonii 13 – 16 kwietnia 2026 roku) wraz z obsługą stoiska oraz transportem materiałów – powierzchnia ekspozycji 176m2, szacowana liczba wystawców – 45 .
2) Realizacja zamówienia dotycząca organizacji kolejnych targów wskazanych w punkcie a) i b) powyżej będzie obejmowała taki sam zakres usług, tj. transport materiałów dostarczonych do Wykonawcy do miejsca targów, odbiór i transport materiałów od Zamawiającego do miejsca targów, montaż stoiska z materiałów własnych Wykonawcy, przyłącz mediów, utrzymanie stoiska podczas targów (sprzątanie, zapewnienie środków czystości, dbałość o prawidłowe funkcjonowanie od strony technicznej), demontaż, transport zwrotny materiałów do wystawców i Zamawiającego, przy analogicznych wymaganiach co do wyposażenia i utrzymania stoiska . Aranżacja stoiska będzie odbywała się na podstawie indywidualnego projektu dostarczonego co najmniej na 60 dni przed terminem targów, przy czym każdorazowo aranżacja będzie bazować na projekcie targów we Frankfurcie (załącznik A1 do SWZ), tj. będzie wykorzystywać wszystkie rodzaje elementów (meble, dodatki) wskazane w projekcie dla targów we Frankfurcie, zmieniona zostanie tylko ich liczba i ustawienie, co będzie wynikało z powierzchni ekspozycji i liczby wystawców
3) Wartość opcji winna zostać wliczona do wartości oferty zgodnie z formularzem ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, która zostanie przyjęta do porównania ofert.
4) Zamawiający może z prawa opcji nie skorzystać, lub skorzystać w całości (dokonać zamówienia na obydwa wskazane powyżej targi) lub w części, tj. dokonać zamówienia wyłącznie na jedno z powyżej wskazanych targów. Zamówienie realizowane w ramach opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego. Zamawiający będzie korzystał z prawa opcji w przypadku podjęcia decyzji o uczestnictwie w kolejnych targach, jak również pod warunkiem, iż Wykonawca zrealizował zamówienie dotyczące organizacji targów we Frankfurcie w terminie i z najwyższą starannością. Nie skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego. Zamówienie objęte opcją Wykonawca będzie zobowiązany wykonać po uprzednim otrzymaniu pocztą elektroniczną zawiadomienia od Zamawiającego, że zamierza z prawa opcji skorzystać.
5) W celu skorzystania z prawa opcji, Zamawiający złoży zamówienie co najmniej na 60 dni przed terminem rozpoczęcia każdych z targów (terminy rozpoczęcia targów wskazane w ust. 8 pkt 1. Zamówienie będzie zawierać szczegóły realizacji, w tym projekt indywidualny stoiska oraz terminy realizacji (w tym termin na oddanie ekspozycji do użytku i na demontaż ekspozycji).
6) Warunki realizacji zamówienia w ramach prawa opcji pozostają takie same jak dla zamówienia podstawowego.
7) Dodatkowe szczegóły związane z prawem opcji zawarte są we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ

Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy PZP. Zamówienia te będą polegały na powtórzeniu podobnych usług tj. organizacji kolejnych targów w edycji jesień 2026 – wiosna 2027. W ramach organizacji kolejnych targów, zakres usług będzie tożsamy do usług realizowanych w ramach niniejszego zamówienia.

2.1. zdolność do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie. 2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie . 2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie. 2.4. zdolności technicznej lub zawodowej - o udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, że: 2.4.1. posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie:2 (dwie) usługi każda o wartości co najmniej 200.000,00 zł brutto polegające na wykonaniu ekspozycji na targach, które obejmowały swoim zakresem: kontakt z organizatorem targów dotyczący co najmniej prowadzenia uzgodnień w zakresie przygotowania i eksploatacji ekspozycji w zakresie technicznym, w tym w zakresie montażu, demontażu, podłączenia mediów), w tym przynajmniej 1 (jednej) usługi polegającej na wykonaniu ekspozycji na targach poza granicami Polski i 1 (jednej) usługi polegającej na wykonaniu ekspozycji na targach książki lub targach o podobnym charakterze, przez co Zamawiający rozumie ekspozycję przedmiotów drobnych. UWAGA: W zakresie warunku wskazanego w pkt 2.4.1, Zamawiaczy dopuszcza, że wymagane powyżej 2 (dwie) usługi zostały wykonane w ramach 1 (umowy) pod warunkiem, że dotyczyły odrębnych targów lub odrębnych edycji targów. 2.4.2. skierują do realizacji zamówienia osoby zdolne do realizacji zamówienia, tj. Koordynatora stoiska pełniącego nadzór nad realizacją całego zamówienia, tj. czynności związane z przygotowaniem, realizacją i nadzorem nad wykonaniem zabudowy i wyposażenia stoiska pod klucz oraz uprawnioną do kontaktów z organizatorem targów we wszystkich kwestiach związanych z funkcjonowaniem stoiska (w tym m.in. uzgodnienia wstępne, montaż, bieżąca obsługa techniczna, demontaż - zgodnie z warunkami opisanymi w załączniku A do SWZ). Osoba ta musi władać językiem polskim i angielskim w mowie i w piśmie w stopniu zapewniającym sprawną komunikację z przedstawicielami organizatora targów oraz musi posiadać doświadczenie w nadzorze przy realizacji co najmniej 2 (dwóch) stoisk – ekspozycji w czasie imprez międzynarodowych o charakterze wystawienniczym, w tym co najmniej 1 (jednej) odbywającej się poza granicami Polski, który obejmował co najmniej uzgodnienia z organizatorem targów dotyczący przygotowania i eksploatacji ekspozycji w zakresie technicznym, w tym w zakresie podłączenia mediów oraz montażu i demontażu stoiska.

2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
3. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca, o którym mowa w pkt. 2 powyżej zobowiązany jest do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
3.1. Wykonawca, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia składa:
3.1.1. oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Ustawy PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wzór oświadczenia stanowi załącznik 3 do SWZ;
3.1.2. oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu dotyczącym podstaw wykluczenia – wzór oświadczenia stanowi załącznik 4 do SWZ;
3.1.3. odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
3. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca, o którym mowa w pkt. 2 powyżej zobowiązany jest do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
3.2.1 wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane (wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ),
3.2.2 dowody określające czy usługi zamieszczone w „Wykazie usług” zostały wykonane należycie. Dowodami są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane. A jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
3.2.3 wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ).

cztery tysiące pięćset złotych). 2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w jednej lub kilku następujących formach wymienionych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp, w zależności od wyboru Wykonawcy. 3. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej, tj. sporządzonej i podpisanej przez podmiot wystawiający dokument wadialny. Wadium takie musi obejmować cały okres związania ofertą. Treść gwarancji lub poręczenia nie może zawierać postanowień uzależniających jego dalsze obowiązywanie od zwrotu oryginału dokumentu gwarancyjnego do gwaranta. 4. W przypadku wadium wnoszonego w formie poręczeń lub gwarancji należy wskazać – „Instytut Książki”. 5. W przypadku wniesienia wadium w formie gwarancji lub poręczenia, koniecznym jest, aby gwarancja lub poręczenie obejmowały odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę, określone w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp. 6. Gwarancja lub poręczenie musi zawierać w swojej treści nieodwołalne i bezwarunkowe zobowiązanie wystawcy dokumentu do zapłaty na rzecz Zamawiającego kwoty wadium płatne na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego. 7. Wadium wniesione w formie gwarancji (bankowej czy ubezpieczeniowej) musi mieć taką samą płynność jak wadium wniesione w pieniądzu – dochodzenie roszczenia z tytułu wadium wniesionego w tej formie nie może być utrudnione. Dlatego w treści gwarancji powinna znaleźć się klauzula stanowiąca, iż wszystkie spory odnośnie gwarancji będą rozstrzygane zgodnie z prawem polskim i poddane jurysdykcji sądów polskich, chyba, że inna właściwość wynika z przepisów prawa. 8. Wadium wniesione w pieniądzu przelewem na rachunek bankowy musi wpłynąć na rachunek bankowy Zamawiającego nr 46 1130 1150 0012 1269 2720 0049 (w tytule przelewu należy wpisać numer postępowania, tj. OZP.261.12.2025/PZP), najpóźniej przed upływem terminu składania ofert. Ze względu na ryzyko związane z czasem trwania okresu rozliczeń międzybankowych Zamawiający zaleca dokonanie przelewu ze stosownym wyprzedzeniem.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie przesłanek opisanych w Rozdziale VI SWZ, natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z Rozdziałem VII SWZ.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie Wykonawcy są zobowiązani na wezwanie Zamawiającego złożyć aktualne na dzień złożenia podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdziale VIII SWZ przy czym:
3.1. podmiotowe środki dowodowe, dotyczące braku podstaw wykluczenia składa każdy z nich;
3.2. podmiotowe środki dowodowe, dotyczące warunków udziału w postępowaniu składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy, który/którzy wykazuje/ą spełnianie warunku, w zakresie i na zasadach opisanych w Rozdziale VIII pkt. 2 SWZ.
4. Zamawiający nie określił odmiennych wymagań związanych z realizacją zamówienia w odniesieniu do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
5. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskazują w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 1.2 do SWZ, które dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.