Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e–Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl
2.Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej: as_gdansk@sw.gov.pl (nie dotyczy składania ofert).

1.Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, aby złożyć ofertę, musi posiadać konto podmiotu Wykonawca na Platformie e–Zamówienia.
2. Możliwość korzystania w postępowaniu z Formularzy do komunikacji w pełnym zakresie wymaga posiadania konta Wykonawcy na Platformie e–Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e–Zamówienia. Do korzystania z Formularzy do komunikacji służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e–Zamówienia.
3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e–Zamówienia, ani logowania.
4. W postępowaniu o udzielenie zamówienia korespondencja elektroniczna (inna niż oferta i załączniki do oferty) odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem dedykowanych Formularzy do komunikacji, w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne będą po zalogowaniu, w podglądzie postępowania, w zakładce Komunikacja.
5. Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej: as_gdansk@sw.gov.pl (nie dotyczy składania ofert).
6. Za datę przekazania (wpływu) wszelkiej korespondencji elektronicznej przyjmuje się datę jej przekazania za pośrednictwem Platformy e–Zamówienia poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość”, po którym pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.
7. Jeżeli Zamawiający lub wykonawca przekazują dokumenty elektroniczne za pomocą poczty elektronicznej, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
8. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów, wymagań technicznych oraz zasad i warunków korzystania z Platformy e–Zamówienia określa Regulamin Platformy e–Zamówienia.
9. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych Formularzy do komunikacji wynosi 150 MB.
10. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (ze szczególnym wskazaniem na .pdf). W celu ewentualnej kompresji danych rekomenduje się wykorzystanie jednego z rozszerzeń: .zip .7Z
11. Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773).
12. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych przekazywanych w postępowaniu musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452).

Realizując obowiązek wynikający z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej. zw. RODO), uprzejmie informujemy o przetwarzaniu Państwa danych osobowych.
1)Administrator: Administratorem Państwa danych osobowych jest Dyrektor Aresztu Śledczego w Gdańsku, adres siedziby: 80-803 Gdańsk, ul. Kurkowa 12, e-mail: as_gdansk@sw.gov.pl, tel. 58 323 10 10.
2)Cele i podstawa przetwarzania: W związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz wykonywaniem przez administratora zadań realizowanych w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej, zawartych umów oraz na podstawie udzielonych zgód, przede wszystkim w trybie realizacji obowiązków nałożonych na Służbę Więzienną w ustawie o Służbie Więziennej, a ponadto w celach archiwalnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z art. 4 i 10 ustawy o informacji publicznej oraz art. 6 ust. 1 - 2 ustawy o archiwach).
3)Odbiorcy danych: odbiorcami Państwa danych osobowych będą w razie konieczności podmioty upoważnione do tego na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa (m.in. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, inne podmioty, które na podstawie stosownych umów przetwarzają dane osobowe.
4)Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych: Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych wyłącznie w uzasadnionych wypadkach i tylko wtedy, gdy przepisy prawa na to pozwalają.
5)Okres przechowywania: Państwa dane osobowe są przechowywane przez okres przewidziany w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, natomiast okres ten, co do zasady, określony jest na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
6)Prawo do skargi: przysługuje Państwa prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli Państwa zdaniem przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy RODO.
7)Pozyskiwane dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 rozporządzenia.
8)Inspektor ochrony danych osobowych: Inspektorem Ochrony Danych wyznaczono Pana Artura Klamana. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest dostępny pod: adres siedziby: 80-803 Gdańsk, ul. Kurkowa 12, e-mail służbowy: iod_as_gdansk@sw.gov.pl lub nr tel. służbowego: 58 323 10 45.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a także świadczenie usług niepocztowych polegających na odbiorze przesyłek przez Wykonawcę z siedziby Zamawiającego świadczonej w oparciu o regulamin Wykonawcy.

a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie; b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – za spełniającego ten warunek Zamawiający uzna wykonawcę, posiadającego na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366) aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej; c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie; d) zdolności technicznej lub zawodowej – za spełniającego ten warunek Zamawiający uzna wykonawcę, który wykaże, że wykonywał lub wykonuje – w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 usługi pocztowe w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto każda.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych: w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:
a) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w
zakresie art. 109 ust. 1 pkt. 4 ustawy Pzp, sporządzonego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych:
1) na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:
a) wpisu do rejestru operatorów pocztowych, o którym mowa art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366)
b) wykazu usług (załącznik nr 3 do specyfikacji) wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółka cywilna). W tym przypadku
ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania mocodawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia, albo
reprezentowania w postępowaniu i przy zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2) Wszelka korespondencja dokonywana będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
3) Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich wykonawców występujących wspólnie.
4) Podmioty występujące wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie
zobowiązań.
5) Na ofertę wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składają się dokumenty:
a) pełnomocnictwo, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy Pzp, które zawiera m.in.: nazwy i adresy członków, nazwę i
adres pełnomocnika, zakres pełnomocnictwa, datę udzielenia pełnomocnictwa oraz podpisy przedstawicieli członków,
zgodnie z zasadami reprezentacji;
b) oświadczenie wyszczególnione w ust. 1 składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w
jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu;
c) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni
wykonawcy.
6) Warunek udziału w postępowaniu dotyczący doświadczenia powinni spełniać łącznie wszyscy wykonawcy wspólnie
ubiegający się o zamówienie.
7) Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie musi wykazać samodzielnie, iż nie podlega wykluczeniu z
postępowania na podstawie przesłanek określonych przez Zamawiającego.
8) Jeżeli oferta wykonawców zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie
zamówienia publicznego będzie żądać umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron w formie aneksu sporządzonego na piśmie, pod rygorem nieważności. Zmiany nie mogą naruszać postanowień zawartych w art. 455 ustawy Pzp.
2. Zmiany postanowień niniejszej umowy mogą dotyczyć w szczególności:
1) nazwy, adresu oraz osób reprezentujących strony;
2) zmiana ceny przedmiotu zamówienia może nastąpić jednokrotnie na wniosek Wykonawcy lub Zamawiającego nie wcześniej jednak niż po upływie 6 miesięcy od dnia obowiązywania umowy określonego w § 5 pkt.1 , o kwotę nie większą niż wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych, opublikowany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalany jest miesięcznie od terminu obowiązywania umowy. Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaką dopuszcza Zamawiający w efekcie zastosowania postanowień pkt 2, nie przekroczy 5 % wartości brutto umowy, określonej w § 6 ust. 2;
3) urzędowej stawki podatku VAT związanej z przedmiotem umowy – zmiana stawki podatku VAT skutkuje zmianą wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §6 ust. 2;
4) terminu zakończenia (przedłużenia) obowiązywania umowy, o którym mowa w §5 ust. 1, z zastrzeżeniem §6 ust. 2;
5) wprowadzenia przez Wykonawcę korzystnych dla Zamawiającego zmian w cennikach usług, polegających na obniżeniu cen, wprowadzenia rabatów;
6) każdej innej zmiany, która jest korzystna lub neutralna dla Zamawiającego lub zmiany której nie można było przewidzieć na etapie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Strona wnioskująca o zmianę postanowień niniejszej umowy niezwłocznie i pisemnie powiadamia o tym fakcie drugą stronę, uzasadniając zmianę okolicznościami faktycznymi i prawnymi oraz przedkłada propozycję aneksu do umowy.