Uruchomienie i utrzymanie systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukujących oraz dzierżawa urządzeń drukujących

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

GMINA MIASTA SOPOTU

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 191675563

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

ul. Tadeusza Kościuszki 25/27

1.5.2Miejscowość

Sopot

1.5.3Kod pocztowy

81-704

1.5.4Województwo

pomorskie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL633 - Trójmiejski

1.5.9Adres poczty elektronicznej

przetargi@um.sopot.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

https://www.sopot.pl

1.6Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7Przedmiot działalności zamawiającego

Ogólne usługi publiczne

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Uruchomienie i utrzymanie systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukujących oraz dzierżawa urządzeń drukujących

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-6e405021-d8e2-4f22-ad37-d3c2327d0808

2.5Numer ogłoszenia

2025/BZP 00240732

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2025-05-21

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2025/BZP 00030371/08/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.5 Kompleksowa dzierżawa urządzeń drukujących

2.11O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

2.14Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.16Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

3.1Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-6e405021-d8e2-4f22-ad37-d3c2327d0808

3.2Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

3.4Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

3.5Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@um.sopot.pl (nie dotyczy składania ofert).

3.6Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

Pokaż pełną treść (105 słów)

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

3.8Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

3.12Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

3.14Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

3.15RODO (obowiązek informacyjny)

Pokaż pełną treść (546 słów)

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informujemy:
1) Administratorem Pani/ Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Sopotu z siedzibą w Sopocie przy ul. Kościuszki 25/27; tel. 58 52 13 751, e-mail: kancelaria@sopot.pl;
2) We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, ma Pani/Pan prawo kontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@sopot.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;
4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 uPzp.;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 uPzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych uPzp związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8) W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przysługują Państwu następujące prawa:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z uPzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (00-193 Warszawa, ul. Stawiki 2), w przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

Zamawiający zwraca uwagę wykonawców, że w stosunku do wykonawców, a także w stosunku do ewentualnych podwykonawców, obowiązek informacyjny o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO również ma zastosowanie w związku z pozyskiwaniem przez nich danych osobowych od osób, których dane dotyczą. W stosunku do wykonawców, podwykonawców zastosowanie będzie mieć także obowiązek informacyjny wynikający z treści art. 14 ust. 1-4 RODO o ile pozyskają dane osobowe pośrednio.

3.16RODO (ograniczenia stosowania)

Pokaż pełną treść (146 słów)

Nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający informuje, że z uwagi na treść wyłączeń zawartych w art. 14 ust. 5 RODO, Zamawiający przetwarzając dane osobowe, które pośrednio pozyska w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (dane osób innych niż samego wykonawcy), nie będzie obowiązany do odrębnego wypełnienia obowiązku informacyjnego wynikającego z przepisu art. 14 ust.1-4 RODO. Zamawiający wymaga natomiast, aby obowiązek informacyjny wobec takich osób, których dane osobowe pozyska wykonawca i przekaże zamawiającemu w związku z udziałem w niniejszym postępowaniu o udzielenie zmówienia został wypełniony przez Wykonawcę.

4.1Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.1.1Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

4.1.2Numer referencyjny

ZP.271.23.WAG.2025.PG

4.1.3Rodzaj zamówienia

Usługi

4.1.4Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.1.8Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

4.1.13Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Nie

4.2Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia

4.2.2Krótki opis przedmiotu zamówienia

1Przedmiotem zamówienia jest uruchomienie i utrzymanie przez okres 24 miesięcy systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukujących użytkowanych przez Zamawiającego obejmującego

1) zapewnienie ciągłości pracy urządzeń drukujących, w tym ich: serwis, naprawy, konserwacje, przeglądy, wraz z częściami, oraz stałe niezakłócone dostarczanie materiałów eksploatacyjnych do drukarek, z wyjątkiem papieru; 2) udostępnienie i prowadzenie przez Wykonawcę, w oparciu o serwery Zamawiającego, serwisów umożliwiających (jako jeden system lub oddzielnie): System zarządzania: a) zdalne monitorowanie stanu zużycia materiałów eksploatacyjnych dla poszczególnych urządzeń drukujących (w zależności od technologii urządzenia) z wykorzystaniem oprogramowania (agentów) zainstalowanego u Zamawiającego, na które Wykonawca udziela Zamawiającemu prawa do jego użytkowania (licencja) – podsystem monitorowania; b) raportowanie ilości wydruków i skanów dla poszczególnych urządzeń drukujących – podsystem raportowy na wszystkich urządzeniach Zamawiającego; c) zgłaszanie i zarządzanie zdarzeniami dotyczącymi eksploatacji monitorowanych urządzeń drukujących i ich historią - podsystem serwisowy. System wydruku bezpiecznego i podążającego: a) umożliwienie wydruku bezpiecznego i podążającego realizowanego poprzez 1 drukarkę wirtualną dla wszystkich użytkowników Active Directory. Wydruk dostępny w dowolnym zgodnym urządzeniu sprzętowym. 3) zapewnienie Zamawiającemu poprzez przeglądarkę WWW dostępu do serwisu Wykonawcy umożliwiającego podgląd monitorowanych urządzeń oraz generowanych raportów; 4) nadzór, śledzenie i analizowanie przez Wykonawcę stanów zużycia materiałów eksploatacyjnych urządzeń drukujących Zamawiającego (sieciowe i USB w zależności od technologii urządzenia); 5) stałą niezakłóconą dostawę materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru). Przez materiały eksploatacyjne należy rozumieć: tonery, tusze, taśmy, taśmy barwiące, bębny, fuzery, pasy transferu, kosze, wywoływacze, utrwalacze i inne elementy wskazywane przez producenta sprzętu jako materiały eksploatacyjne; 6) odbiór i utylizację zużytych części i materiałów eksploatacyjnych. 2. Przedmiot zamówienia obejmuje również dzierżawę urządzeń drukujących dla wybranych stanowisk pracy istniejących lub nowo tworzonych w miejscach wskazanych przez Zamawiającego po uprzednim uzgodnieniu oraz zapewnienie przez cały okres obowiązywania umowy materiałów eksploatacyjnych do drukarek specjalistycznych. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia „OPZ” wraz z określeniem i lokalizacją sprzętu oraz wskazaniem parametrów, które muszą spełniać urządzenia przeznaczone do dzierżawy został zawarty w załączniku nr 1 do SWZ.

4.2.6Główny kod CPV

79823000-9 - Usługi drukowania i dostawy

4.2.8Zamówienie obejmuje opcje

Nie

4.2.10Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

24 miesiące

4.2.11Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

4.2.13Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane

Nie

4.3Kryteria oceny ofert

4.3.1Sposób oceny ofert

Zasady oceny ofert w poszczególnych kryteriach:
1) w kryterium cena oferty brutto:
maksymalnie w tym kryterium można uzyskać 60 punktów (60%). Punkty w tym kryterium zostaną obliczone z zastosowaniem poniższego wzoru:

C = (Cmin : Cb) x 60 pkt

gdzie:
C – liczba punktów otrzymana w kryterium cena
Cmin – najniższa cena spośród złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu
Cb – cena podana w badanej ofercie

Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena” będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym. Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.

2) w kryterium czas wdrożenia i uruchomienia systemów obsługujących urządzenia drukujące:
maksymalnie w tym kryterium można uzyskać 40 punktów (40%).
Wykonawca zobowiązany jest do wdrożenia i uruchomienia systemów obsługujących urządzenia drukujące w terminie nie dłuższym niż 10 dni kalendarzowych i nie krótszym niż 5 dni kalendarzowych od dnia rozpoczęcia realizacji zamówienia tj. od dnia podpisania umowy.
Za skrócenie czasu wdrożenia systemów obsługujących urządzenia drukujące Wykonawca otrzyma punkty zgodnie z poniższą tabelą:

Liczba dni - liczba punktów
10 dni - 0 punktów
9 dni - 5 punktów
8 dni - 10 punktów
7 dni - 20 punktów
6 dni - 30 punktów
5 dni i krócej - 40 punktów

Maksymalne skrócenie terminu oceniane w tym kryterium wynosi 5 dni. Za skrócenie terminu wdrożenia systemów obsługujących urządzenia drukujące poniżej minimalnego czasu 5 dni, Wykonawca otrzyma 40 punktów.
Wykonawca nie może w składanej ofercie podać terminu wdrożenia systemów obsługujących urządzenia drukujące dłuższego niż 10 dni kalendarzowych. Podanie terminu dłuższego skutkować będzie odrzuceniem złożonej oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia (art. 226 ust. 1 pkt 5). Niepodanie w formularzu ofertowym terminu wdrożenia i uruchomienia systemów obsługujących urządzenia drukujące skutkować będzie przyznaniem 0 punktów.
Uwaga
Zadeklarowany w formularzu ofertowym termin wdrożenia systemów obsługujących urządzenia drukujące jest terminem nieprzekraczalnym.

3) całkowita liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona wg poniższego wzoru:

P = C + W

gdzie:
P – całkowita liczba punktów,
C – punkty uzyskane w kryterium „cena oferty brutto”;
W – punkty uzyskane w kryterium „czas wdrożenia i uruchomienia systemów obsługujących urządzenia drukujące”;

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największą liczbę punktów. Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium zaokrąglona będzie do drugiego miejsca po przecinku. Jeżeli trzecia cyfra po przecinku (i/lub następne) jest mniejsza od 5 wynik zostanie zaokrąglony w dół, a jeżeli cyfra jest równa lub większa od 5 wynik zostanie zaokrąglony w górę.

4.3.2Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Procentowo

4.3.3Stosowane kryteria oceny ofert

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

4.3.5Nazwa kryterium

Cena

4.3.6Waga

60

4.3.4Rodzaj kryterium

inne.

4.3.5Nazwa kryterium

Czas wdrożenia i uruchomienia systemów obsługujących urządzenia drukujące

4.3.6Waga

40

4.3.10Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Nie

5.1Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Nie

5.3Warunki udziału w postępowaniu

Nie

5.5Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

6.1Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

6.3Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

6.4Zamawiający wymaga wadium

Nie

6.5Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Tak

6.6Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te, potwierdzają brak podstaw wykluczenia.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do SWZ.
4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

6.7Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Nie

7.1Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Nie

7.3Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Tak

7.4Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 uPzp oraz wskazanym we Wzorze Umowy stanowiącym załącznik nr 7 do SWZ.

7.5Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Tak

7.6Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

8.1Termin składania ofert

2025-05-29 11:00

8.2Miejsce składania ofert

https://ezamowienia.gov.pl

8.3Termin otwarcia ofert

2025-05-29 11:10

8.4Termin związania ofertą

30 dni

8.5Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji

Tak