Dostawęamateriałów eksploatacyjnych: tuszy, tonerów, wkładów barwiących do urządzeń drukujących

Oferta, wniosek oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane kwalifikowanym podpisem, zaufanym lub podpisem osobistym. W procesie składania oferty, wniosku w tym przedmiotowych środków dowodowych na platformie, kwalifikowany podpis elektroniczny Wykonawca składa bezpośrednio na dokumencie, który następnie przesyła do systemu.
Oferta powinna być:
a) sporządzona na podstawie załączników niniejszej SWZ w języku polskim,
b) złożona przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem platformazakupowa.pl,
c) podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione
W przypadku wykorzystania formatu podpisu XAdES zewnętrzny. Zamawiający wymaga dołączenia odpowiedniej ilości plików tj. podpisywanych plików z danymi oraz plików podpisu w formacie XAdES.
Zgodnie z art. 18 ust.3 ustawy Pzp, nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, w sposób niebudzący wątpliwości zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, załączając stosowne wyjaśnienia, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Na platformie w formularzu składania oferty znajduje się miejsce wyznaczone do dołączenia części oferty stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa.
Podmiotowe środki dowodowe lub inne dokumenty, w tym dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.
Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.
Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf
W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów:
a) .zip
b) .7Z
Wśród formatów powszechnych, a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.
Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości pików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB.
Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES.
Zamawiający zaleca, aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.
Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1.
Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ( UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ( Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) ( Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) dalej „RODO”, informuję, że:
1. Administratorem Pani/ Pana danych osobowych jest 45 Wojskowy Oddział Gospodarczy w Wędrzynie, 69-211 Wędrzyn reprezentowana przez Komendanta 45 WOG;
2. Administrator danych powołał inspektora ochrony danych, którym jest Pan Jan ŻUCHOWSKI, z którym można się skontaktować pod tel. 261-676-281;
3. Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit.c i f RODO, przy czym za prawnie uzasadniony interes Administratora danych wskazuje się konieczność zawarcia Umowy, jej właściwą realizację oraz ewentualne dochodzenie roszczeń
4. Pani Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu prawidłowej realizacji przedmiotu umowy, zapewnienia prawidłowej realizacji umowy, przechowywania dokumentacji postepowania o udzielenie zamówienia na wypadek kontroli prowadzonej przez uprawnione organy i podmioty, przekazania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do archiwum, ewentualnego dochodzenia roszczeń- w zakresie dane zwykłe- imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, miejsce pracy, kwalifikacje zawodowe wymagane do realizacji umowy, a także w przypadku pełnomocnictw i oświadczeń- dane w tym zakresie
5. Odbiorcami Pana/ Pani danych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy prawa lub na podstawie zawartych umów podmiotom przetwarzającym;
b. Pani /Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów przewidzianych przepisami prawa oraz w celu skorzystania ze środków ochrony prawnej;
c. Posiada Pan/Pani prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych, a także prawo do przenoszenia danych. Uprawnienia te mogą być ograniczone przez szczególne przepisy prawa;
d. W odniesieniu do Pani/ Pana danych osobowych , decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO, a dane osobowe nie będą poddawane profilowaniu;
e. Ma Pan/ Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa wraz z transportem, rozładowaniem i wniesieniem do magazynów Zamawiającego materiałów eksploatacyjnych do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych, ploterów, faksów, zgodnych z opisem przedmiotu zamówienia i polskimi normami przenoszącymi europejskie normy zharmonizowane. Przedmiot zamówienia obejmuje również odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych będących odpadem o kodzie 16 02 14, w ilości równej ilości dostarczonego sprzętu zgodnie z ustawą o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym z dnia 11.09.2015 r. (Dz.U.2024.573 t.j. z dnia 15.04.2024 r.)
Szczegółowy wykaz materiałów eksploatacyjnych zawiera Formularz cenowy, stanowiący Załącznik nr 2.
Miejsce dostaw będą magazyny:
- magazyn 1W na terenie 45 WOG w Wędrzynie,
- magazyn 1C na terenie JW. 1517 w Czerwieńsku
- magazyn 1S na terenie JW. 4408 w Sulechowie
- magazyn 1 KO w Krośnie Odrz.
2 Zamawiający wymaga, aby dostawy były realizowane w całości zgodnie
z złożonym zleceniem. Koszty transportu związanego z dostawą wyrobów ponosi Wykonawca. Ustalenia i decyzje dotyczące wykonania zamówienia uzgodnione będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy.
3. Oferowane wyroby muszą spełniać wszystkie parametry określone
w specyfikacji warunków zamówienia i formularzu cenowym, być fabrycznie nowe i wolne od wad oraz posiadać nienaruszone cechy pierwotnego opakowania.
4. Wyroby eksploatacyjne zostały wymienione w Formularzu cenowym (Załącznik nr 2 do SWZ) poprzez wskazanie symbolu oryginalnego produktu (OEM),
do którego są przeznaczone.
5. Zamawiający wymaga dostarczenia wyrobów eksploatacyjnych fabrycznie nowych (nieużywanych), pełnowartościowych, kompatybilnych ze sprzętem,
do którego są przeznaczone, oryginalnych lub równoważnych z zastrzeżeniem pkt. 11 opisu przedmiotu zamówienia oraz § 1 ust. 13 wzoru umowy.
6. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert na wyroby równoważne, pod warunkiem, że:
a) wyroby eksploatacyjne równoważne (innych firm niż wymienione
w specyfikacji) są fabrycznie nowe, bez śladów używania
i uszkodzenia, w oryginalnych, hermetycznie zamkniętych opakowaniach producenta, pełnowartościowe, nieregenerowane.
b) pod pojęciem ,,fabrycznie nowe” należy rozumieć materiały, które
w swoim całym procesie produkcyjnym (za wyjątkiem kartonowego opakowania) są wytwarzane z elementów wytworzonych od podstaw, bez użycia w jakikolwiek sposób komponentów uzyskanych z innych produktów wcześniej użytkowanych (w szczególności dotyczy
to obudowy);
c) ich stosowanie nie narusza praw gwarancyjnych producentów sprzętu. Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za uszkodzenia sprzętu spowodowane używaniem zaoferowanych wyrobów. Wykonawca zobowiązuje się do zagwarantowania naprawy sprzętu
i pokrycia kosztów naprawy w przypadku, gdyby usterka została wywołana przez stosowanie wyrobów równoważnych. W takim przypadku koszt ekspertyzy związanej z oceną kwestionowanych materiałów oraz koszt ekspertyzy sprzętu ponosi Wykonawca;
d) nie naruszają praw patentowych wyrobu eksploatacyjnych pochodzących od producentów sprzętu;
e) dostarczenia karty Charakterystyki substancji/mieszaniny (Material Safty Data Sheet) dla każdego zaoferowanego produktu
f) dostarczenia karty specyfikacji technicznej dla każdego zaoferowanego produktu
g) posiadają znak firmowy producenta oraz etykiety identyfikujące dany wyrobów pozwalające na ich identyfikację bez konieczności naruszania opakowania, z wszelkimi zabezpieczeniami stosowanymi przez producentów (np. hologramy) a także w sposób chroniący przed działaniem czynników zewnętrznych (hermetyczne wewnętrzne opakowanie);
h) są kompatybilne ze sprzętem, do którego są przeznaczone,
o parametrach takich samych bądź lepszych niż odpowiadające im produkty OEM (pojemność tuszu/ tonera, ilość uzyskanych kopii nie może być mniejsza niż dla produktów oryginalnych);
i) wydajność tonerów musi zostać potwierdzona dołączonymi certyfikatami wykonanymi zgodnie z normami STMC, ISO/IEC 19752, ISO/IEC 24711, ISO/IEC 19798 lub normami równoważnymi wykonanymi przez niezależne jednostki badawcze. Z załączonych dokumentów ma jednoznacznie wynikać, których pozycji asortymentowych dany dokument dotyczy;
j) wyroby eksploatacyjne muszą być fabrycznie nowe, niewchodzące wcześniej (pierwotnie) w całości ani w części w skład innych wyrobów (nieużywane). Muszą one posiadać znak firmowy producenta, etykiety zawierające numer katalogowy i termin jego ważności;
k) w przypadku, kiedy wyroby oryginalne posiadają wbudowany układ scalony, który monitoruje proces druku i zużycie atramentu/tonera, wyrób równoważny musi posiadać analogiczny element;
l) jeżeli w trakcie trwania umowy Zamawiający stwierdzi, iż wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych wyrobów niekorzystnie odbiega od parametrów wyrobów oryginalnego (pochodzącego od producenta urządzenia, do którego wyroby są przeznaczone) lub jeżeli toner/tusz nie sygnalizuje we właściwy sposób stanu zużycia tuszu lub tonera, Wykonawca na żądanie Zamawiającego winien wyrób oferowany w asortymencie, którego żądanie dotyczy, wymienić na nowy, spełniający wymagania Zamawiającego. W przypadku trzeciej reklamacji danego typu zamiennego materiału eksploatacyjnego Zamawiający może odstąpić od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
Wzór umowy załącznik nr 6 do SWZ oraz Formularz cenowy załącznik nr 2 do SWZ są uzupełnieniem OPZ i stanowią integralną część SWZ.

Zamawiający przewiduje korzystanie z zamówień opcjonalnych (prawo opcji)
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji, co Wykonawca akceptuje, poprzez podpisanie niniejszej umowy. W ramach prawa opcji Odbiorca może zakupić dodatkowo materiały eksploatacyjne ujęte w tabeli nr 2 (ilość i rodzaj).
2. Ostateczna ilość zakupionych materiałów eksploatacyjnych w ramach prawa opcji będzie uzależniona od potrzeb Zamawiającego, nie przekroczy jednak
100 % kwoty gwarantowanej w § 6 ust. 1. pkt b (wzoru umowy).
3. Zamawiający ma prawo do skorzystania z prawa opcji w sytuacji zaistnienia potrzeby w terminie określonym w § 2. ust 1 i 6 wzoru umowy, po wykorzystaniu całości środków z zamówienia podstawowego.
4. Wyrób zakupiony w ramach prawa opcji musi spełniać wszystkie wymogi
jak dla zamówienia podstawowego.
5. Zamawiający zastrzega, że część zamówienia określona jako prawo opcji jest jego uprawnieniem, a nie zobowiązaniem. Zamawiający może nie skorzystać z prawa opcji w przypadku braku rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, bądź nie przyznania środków finansowych na ten cel.
6. O zamiarze skorzystania z prawa opcji, ilości zamówionych materiałów eksploatacyjnych oraz miejsca dostawy Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie na druku zamówienia (wg załącznika nr 1 do umowy). Dopuszczalne jest wielokrotne udzielanie zamówień opcjonalnych, jednak łącznie do asortymentu wskazanego w tabeli nr 2 wzoru umowy.
7. Skorzystanie z prawa opcji nie wymaga aneksowania przedmiotowej umowy. Pisemna forma powiadomienia Wykonawcy o skorzystaniu z prawa opcji przez Zamawiającego, jest wiążąca dla Wykonawcy w zakresie realizacji wszystkich warunków określonych w niniejszej umowie dla zakupu realizowanego w ramach opcji. Odmowa zrealizowania przez Wykonawcę dostawy w ramach prawa opcji stanowić będzie niewykonanie umowy w terminie. W razie udzielenia zamówienia opcjonalnego w mniejszej wysokości bądź wcale, Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia z tego tytułu względem Zamawiającego.

1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ.
Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt. 1 stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
Oświadczenie składane jest pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym.
2) odpis lub informację z KRS, CEiDG lub innego właściwego rejestru
w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, sporządzony nie wcześniej niż
3 miesiące przed złożeniem. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych
i ogólnodostępnych baz danych, ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

W przypadku oferowania produktów równoważnych Wykonawca jest zobowiązany wykazać za pomocą przedmiotowych środków dowodowych, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. Wykonawca składając ofertę na produkty równoważne musi dołączyć stosowne certyfikaty/ dokumenty potwierdzające równoważność oferowanych materiałów eksploatacyjnych.
Zamawiający żąda dołączenia do oferty na podst. art. 106 ustawy Prawo zamówień publicznych:
1) certyfikatów wykonanych zgodnie z normami STMC, ISO/IEC 19752, ISO/IEC 24711, ISO/IEC 19798 lub normami równoważnymi wykonanymi przez jednostki niezależne jednostki badawcze potwierdzonymi certyfikatem wydanym przez jednostkę akredytującą, upoważnioną do akredytacji jednostek oceniających zgodność i sprawującą nad nią nadzór w zakresie przestrzegania norm akredytacji. Z załączonych dokumentów ma jednoznacznie wynikać, których pozycji asortymentowych dany dokument dotyczy.
2) certyfikatu potwierdzającego lub innych równoważnych dokumentów potwierdzających, że oferowany asortyment jest wytwarzany w systemie zarządzania jakością zgodnym z ISO 9001:2015 oraz ISO 14001:2015 lub normami równoważnymi, aktualny w terminie składania ofert;
3) oświadczenia producenta, że oferowane produkty równoważne są wyrobami fabrycznie nowymi, nieregenerowanymi, w pełni kompatybilnymi ze sprzętem, do którego są przeznaczone, o parametrach takich samych w stosunku do typu zamawianego produktu stanowiącego przedmiot zamówienia oraz że proces produkcji i stosowanie wyprodukowanych przez niego materiałów eksploatacyjnych nie narusza praw patentowych producentów oryginalnych tonerów, tuszy i kaset, jak również że użycie tego produktu do serwisowanych w ramach gwarancji urządzeń nie spowoduje uszkodzenia naruszającego warunki gwarancji.
4) potwierdzenia zgodności parametrów technicznych (raportów z testów wydajności dla każdego artykułu oddzielnie, które muszą określać wydajność przetestowanego produktu, dokumenty winny zostać wystawione przez niezależny podmiot uprawniony do kontroli jakości (jednostkę oceniającą) posiadający akredytację Polskiego Centrum Akredytacji lub krajowej jednostki akredytującą w państwie członkowskim w zakresie badania materiałów eksploatacyjnych zgodnie z normą norm ISO/IEC 19752 dla tonerów monochromatycznych, ISO/IEC 24711 i ISO/IEC 24712 dla wkładów atramentowych, ISO/IEC 19798 dla tonerów kolorowych
W przypadku gdy Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych, lub będą one niekompletne Zamawiający zgodnie z art. 107 ust. 2 ustawy Pzp wezwie Wykonawcę do ich złożenia lub uzupełninia w wyznaczonym przez siebie terminie.
Na podst. art. 107 ust 4 ustawy Pzp Zamawiający może także żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.

1) certyfikatów wykonanych zgodnie z normami STMC, ISO/IEC 19752, ISO/IEC 24711, ISO/IEC 19798 lub normami równoważnymi wykonanymi przez jednostki niezależne jednostki badawcze potwierdzonymi certyfikatem wydanym przez jednostkę akredytującą, upoważnioną do akredytacji jednostek oceniających zgodność i sprawującą nad nią nadzór w zakresie przestrzegania norm akredytacji. Z załączonych dokumentów ma jednoznacznie wynikać, których pozycji asortymentowych dany dokument dotyczy.
2) certyfikatu potwierdzającego lub innych równoważnych dokumentów potwierdzających, że oferowany asortyment jest wytwarzany w systemie zarządzania jakością zgodnym z ISO 9001:2015 oraz ISO 14001:2015 lub normami równoważnymi, aktualny w terminie składania ofert;
3) oświadczenia producenta, że oferowane produkty równoważne są wyrobami fabrycznie nowymi, nieregenerowanymi, w pełni kompatybilnymi ze sprzętem, do którego są przeznaczone, o parametrach takich samych w stosunku do typu zamawianego produktu stanowiącego przedmiot zamówienia oraz że proces produkcji i stosowanie wyprodukowanych przez niego materiałów eksploatacyjnych nie narusza praw patentowych producentów oryginalnych tonerów, tuszy i kaset, jak również że użycie tego produktu do serwisowanych w ramach gwarancji urządzeń nie spowoduje uszkodzenia naruszającego warunki gwarancji.
4) potwierdzenia zgodności parametrów technicznych (raportów z testów wydajności dla każdego artykułu oddzielnie, które muszą określać wydajność przetestowanego produktu, dokumenty winny zostać wystawione przez niezależny podmiot uprawniony do kontroli jakości (jednostkę oceniającą) posiadający akredytację Polskiego Centrum Akredytacji lub krajowej jednostki akredytującą w państwie członkowskim w zakresie badania materiałów eksploatacyjnych zgodnie z normą norm ISO/IEC 19752 dla tonerów monochromatycznych, ISO/IEC 24711 i ISO/IEC 24712 dla wkładów atramentowych, ISO/IEC 19798 dla tonerów kolorowych

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich
w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia
oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia
z postępowania, w tym oświadczenie dotyczące przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy wg Załącznika nr 5 do SWZ.

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych we Wzorze Umowy, stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ.
2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.
3. Zmiana umowy podlega unieważnieniu, jeżeli została dokonana z naruszeniem
art. 454 i art. 455 p.z.p.
4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie wskazanym w art. 455 ustawy Pzp oraz w zakresie szczegółowo opisanym w § 9 wzoru umowy. Wszystkie wprowadzone zmiany mogą być dokonane tylko w odpowiednim zakresie, który wynika z okoliczności powodującej konieczność wprowadzenia zmian do umowy.
5. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.