Świadczenie usługi ochrony fizycznej nieruchomości Polskiej Akademii Nauk położonej przy ul. Jaśkowa Dolina 31 w Gdańsku

1. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę wyłącznie poprzez Platformę przetargową – zobowiązany jest zapoznać się z instrukcjami użytkowników Platformy przetargowej - dostępnymi pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html oraz zaakceptować regulamin korzystania z Platformy przetargowej dostępny pod adresem:
https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html
2. Złożenie oferty poprzez Platformę przetargową oznacza akceptację regulaminu, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 1 SWZ.
3. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy przetargowej – wskazane są na stronie internetowej Platformy
przetargowej - pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html
4. Wsparcia technicznego w zakresie działania Platformy przetargowej udziela jej dostawca, tj. Logintrade SA ul. Legnicka 57D, lokal B/J, 54-203 Wrocław, nr tel. 71 787 35 34, e-mail: helpdesk@logintrade.net od poniedziałku do piątku (dni robocze) w godz. 800 - 1600.
5. Sposoby złożenia oferty za pośrednictwem Platformy przetargowej oraz potwierdzenia złożenia oferty (w zależności od wyboru opcji z logowaniem lub bez logowania), zostały opisane w Instrukcjach użytkowników Platformy przetargowej.
6. Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym - przez osobę/y uprawnioną/e lub upoważnioną/e (na podstawie pełnomocnictwa) do reprezentowania Wykonawcy. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały zawarte w Rozdziale X SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Akademia Nauk, pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa, kancelaria@pan.pl;
- kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Polskiej Akademii Nauk iod@pan.pl;
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Świadczenie usługi ochrony fizycznej nieruchomości Polskiej Akademii Nauk położonej przy ul. Jaśkowa Dolina 31 w Gdańsku” ” – znak sprawy BZP.26.8.2025, prowadzonym w trybie podstawowym, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b), w celu zawarcia i realizacji umowy o zamówienie publiczne;
- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i art. 19 oraz art. 74 i art. 75 ustawy Pzp lub ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 111 z późn. zm.) lub inne przepisy prawa lub umowy zawarte przez zamawiającego;
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz przez okres archiwizacji dokumentów wynikający z przepisów wewnętrznych administratora danych;
- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także z zawarciem i realizacją umowy; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, (a w przypadku Wykonawcy, którego oferta została wybrana i z którym Zamawiający zawrze umowę - także art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług ochrony fizycznej zabudowanej nieruchomości Polskiej Akademii Nauk położonej w Gdańsku przy ul. Jaśkowa Dolina 31, tj. budynku głównego, oficyny i terenu wokół budynków oraz znajdującego się w przedmiotowych budynkach mienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SWZ.
2. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp.
3. Wymagania związane z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia przez co najmniej 3 osoby, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), obejmują wszystkie czynności związane ze świadczeniem usługi ochrony, podane w projektowanych postanowieniach umowy – Załącznik nr 8 do SWZ.
4. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji oraz egzekwowania wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy zostały określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) oraz w projektowanych postanowieniach umowy, stanowiącymi odpowiednio Załącznik nr 1 oraz Załącznik nr 8 do SWZ.
5. Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań związanych z zatrudnianiem osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp.

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania i spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:
1) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się posiadaniem koncesji na działalność gospodarczą w zakresie usług ochrony osób i mienia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t. j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1995).
2) zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje - co najmniej trzy usługi (3 umowy) stałej ochrony fizycznej osób i mienia w obiektach użyteczności publicznej* przez okres co najmniej 12 miesięcy każdą, o wartości nie mniejszej niż 80.000 zł brutto każdą z usług (umów).
W przypadku usług nadal wykonywanych, faktycznie zrealizowany zakres zamówienia na dzień składania ofert musi spełniać wymagania określone powyżej.
b) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się dysponowaniem lub będzie dysponował zespołem, co najmniej 3 (trzema) osobami, które będą pełniły służbę na chronionych obiektach, a każda z tych osób:
1) jest pracownikiem ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 1995 z późn.zm.);
2) jest nieskazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne i posiadającymi zdolność fizyczną i psychiczną do wykonywania zadań objętych zamówieniem, potwierdzoną odpowiednim orzeczeniem lekarskim;
3) posiada przeszkolenie z zakresu stosowania przepisów ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1995) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowego trybu działań pracowników ochrony (Dz.U. z 2013 r., poz. 1681);
4) posiada zaświadczenie o przeszkoleniu BHP i ppoż.;
5) posiada co najmniej 12 miesięczne doświadczenie w ochronie w obiektach użyteczności publicznej *;
oraz
dysponuje lub będzie dysponował jedną osobą – koordynatorem przewidzianym do organizacji i kierowania ww. pracownikami bezpośredniej ochrony, która:
- jest wpisana na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej prowadzoną przez Komendanta Głównego Policji, na podstawie ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r., o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1995);
- posiada zdolność fizyczną i psychiczną do wykonywania zadań objętych zamówieniem, potwierdzoną odpowiednim zaświadczeniem lekarskim;
- posiada przeszkolenie z zakresu stosowania przepisów ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 1995) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowego trybu działań pracowników ochrony, (Dz.U. z 2013 r., poz. 1681);
- posiada zaświadczenie o przeszkoleniu BHP i ppoż.;
- posiada co najmniej 12 miesięczne doświadczenie w ochronie w obiektach użyteczności publicznej.

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu Zamawiający żąda odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru
Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

W celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda:
a) aktualną koncesję na działalność gospodarczą w zakresie usług ochrony osób i mienia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t. j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1995) potwierdzającą spełnianie warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 1) SWZ;
b) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawiane w okresie ostatnich 3 miesięcy. Na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 2 lit. a) SWZ Wykonawca składa wypełniony i podpisany wykaz usług stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ.
c) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 2 lit. b) SWZ Wykonawca składa wypełniony i podpisany wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia stanowiący Załącznik nr 5 do SWZ (wypełniony i podpisany Załącznik Nr 5 do SWZ).

W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego (wspólnik spółki cywilnej/członek konsorcjum) składają:
1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 1 SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
2) w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (art. 117 ust. 4 ustawy Pzp);
3) dokumenty, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 1 lit. a) SWZ składa każdy z Wykonawców składających wspólnie ofertę;
4) dokument, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 1 lit. b) SWZ składa Wykonawca, który wykazuje spełnienie warunku udziału w postępowaniu, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę;
5) dokument, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 1 lit. c) SWZ składa dowolny Wykonawca/dowolni Wykonawcy wykazujących spełnienie warunków udziału w postępowaniu, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę.
6) dokument, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 2 SWZ składa każdy z Wykonawców składających wspólnie ofertę;
7) dokument, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 2 SWZ składa dowolny Wykonawca /dowolni Wykonawcy, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę.

W przypadku, gdy w okresie obowiązywania Umowy nastąpi zmiana:
1) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1773 ze zm.),
2) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
3) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 427 z późn.zm.),
4) stawki podatku akcyzowego,
oraz gdy zmiana ta lub zmiany będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę;
– zastosowanie mają zasady (...).
12. Ponadto Strony ustalają następujące zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia, przy czym przez zmianę kosztów rozumie się wzrost kosztów, jak i ich obniżenie, względem kosztów przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie. Zmiana wynagrodzenia, o której mowa w zdaniu pierwszym nie dotyczy kosztów, o których mowa w ust. 1-11:
1) wynagrodzenie Wykonawcy może ulec zwiększeniu lub zmniejszeniu w przypadku, gdy zmiana średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za poprzedni rok kalendarzowy, zwanego dalej „wskaźnikiem GUS”, wyniesie co najmniej 10%;
2) zmiana wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 1, nastąpi nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy wykonywania Umowy;
3) w przypadku, o którym mowa w pkt 1, zmiana wynagrodzenia Wykonawcy nastąpi w zależności od zmiany: wzrostu lub spadku kosztów Wykonawcy związanych z wykonaniem Umowy, jednak nie więcej niż o 2% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 2;
4) w przypadku, o którym mowa w ust. 12, Wykonawca lub Zamawiający przedstawia drugiej stronie Umowy wniosek o zmianę Umowy w związku ze zmianą kosztów związanych z realizacją Umowy, w którym należy wykazać i udokumentować wpływ zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia na koszt wykonania Umowy;
5) zmiana wynagrodzenia Wykonawcy, o której mowa w ust. 12 wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności;
6) w przypadku dokonania zmiany wynagrodzenia z powodu zmiany kosztów związanych z realizacją Umowy, Wykonawca jest zobowiązany do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, jeżeli realizuje Umowę przy pomocy podwykonawców, w zakresie odpowiadającym zmianom kosztów zobowiązania podwykonawcy, przy spełnieniu łącznie następujących warunków:
a) Przedmiotem Umowy są usługi;
b) okres obowiązywania Umowy przekracza 6 miesięcy.
7) w przypadku, o którym mowa w pkt 6, Wykonawca jest zobowiązany do udokumentowania Zamawiającemu dokonania zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy poprzez przedłużenie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy oraz kopii zmiany umowy zawartej z podwykonawcą oraz dowodów zapłaty podwykonawcy zmienionego wynagrodzenia;
8) w razie braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty przez Wykonawcę wynagrodzenia należnego podwykonawcom z tytułu zmiany wysokości wynagrodzenia, o której mowa w pkt 6, Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości 5 000,00 zł za każdy przypadek braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty przez Wykonawcę wynagrodzenia należnego podwykonawcom z tytułu zmiany wysokości wynagrodzenia, o której mowa w pkt 6.