Usługa obsługi audiowizualnej Forum Przedsiębiorstw w Gdyni

przedmiotowe zamówienie będzie współfinansowane ze środków projektu – Pomorski System Usług Informacyjnych i Doradczych SPEKTRUM2030 – realizowanego w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027, Działanie 1.5 Wsparcie Przedsiębiorstw, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

1. Postępowanie prowadzone jest w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej pod adresem: https://arp.ezamawiajacy.pl
2. Pełną obsługę techniczną Platformy zakupowej świadczy firma Otwarty Rynek Elektroniczny S.A. z siedzibą w Warszawie (02-672), ul. Domaniewska 49. W przypadku ewentualnych problemów technicznych prosimy o kontakt z infolinią techniczną pod numerem +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00), lub pod adresem e-mail: oneplace@marketplanet.pl.
3. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://arp.ezamawiajacy.pl w sekcji „Korespondencja”.
4. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

2. Zgodnie z przepisem art. 13 ust. 1 i ust. 2, a także art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego w dalszej części RODO, Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku, zwana w dalszej części Spółką informuje, że:
a. Administrator Danych - Administratorem Pani/Pana danych osobowych będzie Agencja Rozwoju Pomorza Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku (adres: Al. Grunwaldzka 472 D, 80 - 309 Gdańsk, tel.: + 48 58 323 31 00, adres e-mail: sekretariat@arp.gda.pl).
b. Inspektor Ochrony Danych - Spółka wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pani/Pana skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych pod e-mailem: rodo@arp.gda.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki.
c. Cele i podstawy przetwarzania - Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z ustawą z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.
d. Odbiorcy danych - Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień, a także instytucje i podmioty Unii Europejskiej realizujące zadania związane z obsługą Funduszy Europejskich. Nadto, Pani/Pana dane osobowe będziemy przekazywać innym podmiotom, którym zlecimy usługi związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych, w tym dostawcom usług informatycznych, usług archiwizacji i niszczenia dokumentów. Takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami. Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu (i uprawnionemu) taką informacją, a także publikowane w BIP oraz na stronie Bazy Konkurencyjności.
e. Okres przechowywania danych - Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji umowy i okres przedawnienia roszczeń wynikających z realizowanej przez strony umowy, a także okres obowiązku przechowywania dokumentów księgowych, związanych z realizowaną umową, na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Nadto, Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w związku z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach programów krajowych i międzynarodowych realizowanych przez Spółkę do upływu terminów wynikających z zawartych umów do dnia 31 grudnia 2034 r.
f. Prawa osób, których dane dotyczą - Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Pana prawo żądania od Administratora:
i. dostępu do swoich danych;
ii. do sprostowania (poprawiania) swoich danych, z tym zastrzeżeniem, że skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z zapytaniem ofertowym oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;
iii. do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
iv. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
Ma Pani/Pana prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana narusza przepisy RODO.
g. Informacja o dobrowolności podania danych - Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia a konsekwencje niepodania określonych danych będzie brak możliwości wzięcia udziału w postępowaniu.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na obsłudze audiowizualnej Forum Przedsiębiorstw odbywającego się w dniu 14 maja 2025 r. w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym w Gdyni.
2. Szczegółowo przedmiot zamówienia opisany został wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ oraz w Załączniku nr 1 do SWZ-OPZ.

W ramach zamówienia przewidziano możliwość pięciokrotnego skorzystania z praw opcji polegających na wydłużeniu umowy poprzez zlecenie usługi obsługi audiowizualnej Forum Przedsiębiorstw w roku 2026 i 2027 oraz na rozszerzeniu zakresu umowy o usługę relacji wideo z wydarzenia w każdym roku (2025, 2026, 2027). Szczegółowy zasady skorzystania z praw opcji i ich zakres określają Załączniki nr 1 do SWZ – OPZ i Załącznik nr 4 do SWZ - wzór umowy.

Szczegółowo określony w SWZ.
Sposób obliczenia kryterium Cena (PK1):
PK1 = [CN / CR x 60%] x 100
PK1 – ilość punktów dla kryterium
CN – najniższa oferowana cena brutto
CR – cena brutto oferty rozpatrywanej
2) Sposób obliczenia kryterium Doświadczenie Realizatora 1, 2 i 3 (K2, K3, K4)
Ocena oferty w ramach kryteriów „Doświadczenie Realizatora 1”, „Doświadczenie Realizatora 2”, „Doświadczenie Realizatora 3” zostanie dokonana na podstawie informacji podanej przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ.
Osoby wskazane w Formularzu ofertowym muszą w trakcie realizacji umowy wykonywać zamówienie w zakresie realizacji transmisji strumieniowej na żywo, czyli pełnić funkcję Realizatora, przewidzianą w OPZ – Załącznik nr 1 do SWZ.
W celu uzyskania punktów w ramach każdego z tych kryteriów (K2, K3, K4) Wykonawca może przedstawić dodatkowe doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia w charakterze Realizatora, ponad doświadczenie wykazane na potrzeby spełnienia warunku udziału w postępowaniu, czyli dodatkowe usługi polegające na realizacji transmisji strumieniowej na żywo (streaming), zrealizowane przez daną osobę.
W przypadku gdy osoba realizowała usługę jako jedna z grupy osób Wykonawca może powoływać się jedynie na własne, realne doświadczenie tej osoby, które zdobyła realizując daną część usługi, tzn. może wykazywać doświadczenie tej osoby jedynie w zakresie, jaki rzeczywiście dana osoba wykonała. Doświadczenia nie uzyskuje się poprzez sam udział w grupie osób realizujących usługę, lecz poprzez konkretne czynności realizowane w jej ramach.
Ocenie zostaną poddane tylko 3 osoby wskazane przez Wykonawcę w formularzu ofertowym jako Realizatorzy 1, 2 i 3. Jeśli wykonawca wskaże więcej osób, Zamawiający oceni doświadczenie osób, które posiadają najwyżej ocenione doświadczenie.
Usługi wskazane w Formularzu ofertowym jako doświadczenie danej osoby nie mogą pokrywać się z usługami wskazanymi odnośnie tej samej osoby w Wykazie osób na potwierdzenie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w rozdz. VI ust. 1 pkt 1.2 ppkt 1.2.2 SWZ. Jeśli dana usługa będzie wskazana w obu wykazach w odniesieniu do tej samej osoby, Zamawiający nie uwzględni jej przy ocenie oferty w ramach kryterium.
Ocenie zostaną poddane tylko 3 osoby wskazane przez Wykonawcę w formularzu ofertowym jako Realizatorzy 1, 2 i 3, którzy potwierdzili warunek określony w rozdz. VI ust. 1 pkt 1.2 ppkt 1.2.2 SWZ i którzy posiadają najwyżej ocenione doświadczenie. W przypadku, gdy w złożonym Wykazie osób wskazana zostanie przez Wykonawcę osoba inna niż w Formularzu ofertowym - osoba ta nie będzie podlegać ocenie w ramach kryterium.
W razie niewykazania doświadczenia Realizatora w stopniu umożliwiającym ocenę doświadczenia w ramach kryterium, oferta nie otrzyma punktu za usługę, która nie jest należycie wykazana.
Sposób przyznawania punktów w ramach kryterium:
(K2) Doświadczenie Realizatora 1
- 3 dodatkowe usługi – 5 pkt
- 4-6 dodatkowych usług - 10 pkt
- 7 i więcej dodatkowych usług – 15 pkt
(K3) Doświadczenie Realizatora 2
- 3 dodatkowe usługi – 5 pkt
- 4-6 dodatkowych usług - 10 pkt
- 7 i więcej dodatkowych usług – 15 pkt
(K4) Doświadczenie Realizatora 3
- 3 dodatkowe usługi – 5 pkt
- 4-6 dodatkowych usług - 10 pkt
- 7 i więcej dodatkowych usług – 15 pkt
2. Sposób obliczania całkowitej liczby punktów:
Punktowa ocena oferty „P” będzie obliczana według wzoru:
P = K1 + K2 + K3 + K4
P – łączna liczba punktów przyznanych badanej ofercie
K1 – liczba punktów przyznanych badanej ofercie za kryterium „Cena (K1)”
K2 – liczba punktów przyznanych badanej ofercie za kryterium „Doświadczenie Realizatora 1 (K2)”
K3 – liczba punktów przyznanych badanej ofercie za kryterium „Doświadczenie Realizatora 2 (K3)”
K4 – liczba punktów przyznanych badanej ofercie za kryterium „Doświadczenie Realizatora 3 (K4)”
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

1.2.1. Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował przynajmniej dwie usługi polegające na realizacji transmisji strumieniowej na żywo (streaming) o wartości przynajmniej 20 000,00 zł brutto każda.
UWAGA:
1) Poprzez 2 usługi rozumie się usługi wykonane na podstawie różnych umów.
2) W przypadku, gdy za wykonane przez Wykonawcę usługi rozliczenie nastąpiło w innej niż w PLN walucie, Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w niniejszym postępowaniu zobowiązany jest do przeliczenia wartości wykonanych usług przyjmując średni kurs złotego w stosunku do walut obcych określony w tabeli kursów średnich walut obcych Narodowego Banku Polskiego opublikowanych na dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu oraz SWZ na Platformie.
3) W przypadku gdy Wykonawca realizował zamówienie jako jeden z grupy Wykonawców (konsorcjum) może powoływać się jedynie na swoje własne, realne doświadczenie, które zdobył realizując daną część zamówienia, która została mu przypisana w ramach grupy, tzn. może wykazywać się doświadczeniem jedynie w zakresie, jaki rzeczywiście dany podmiot wykonywał. Doświadczenia nie uzyskuje się poprzez sam udział w konsorcjum, lecz poprzez konkretne czynności realizowane w jego ramach.
4) Jeżeli zakres usług przedstawionych w dokumencie złożonym na potwierdzenie, że usługi zostały wykonane w sposób należyty, jest szerszy od powyżej określonego przez Zamawiającego należy w wykazie usług podać wartość usługi w zakresie potwierdzającym spełnienie warunku udziału w postępowaniu.
5) W ramach obu części wykonawca może przedstawić te same usługi pod warunkiem, że spełniają one warunki określone dla każdej z części.


1.2.2. Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia (dysponuje lub będzie dysponował) do pełnienia funkcji Realizatorów co najmniej trzy osoby, z których każda w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert brała udział w realizacji co najmniej dwóch usług polegających na realizacji transmisji strumieniowej na żywo (streaming).

2. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w ust. 1 pkt 1.2. SWZ, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
4. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wzór treści zobowiązania stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.
5. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w ust. 4, potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:
1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
2) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów:
1) wykazu usług (w zakresie wskazanym w rozdz. VI ust. 1 pkt 1.2. ppkt 1.2.1. SWZ) wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SWZ);
2) wykazu osób (w zakresie wskazanym w rozdz. VI ust. 1 pkt 1.2.2 SWZ), skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ).
3) dokumentów dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, w celu wykazania spełnienia w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia:
1) w przypadku spółki cywilnej Zamawiający przyjmuje, że Wykonawcami są wspólnicy spółki cywilnej, których udział w postępowaniu traktowany jest jako wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 58 ust. 1 ustawy Pzp;
2) Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
3) Pełnomocnictwo do dokonywania czynności, o których mowa w pkt 2 powinno mieć postać dokumentu stwierdzającego ustanowienie pełnomocnika, podpisanego przez uprawnionych do ich reprezentacji przedstawicieli wszystkich pozostałych Wykonawców. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty;
4) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
5) Oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie;
6) Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą z Wykonawcą występującym jako pełnomocnik pozostałych (liderem);
7) Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców;
8) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają łącznie Formularz ofertowy.
9) W odniesieniu do warunków określonych w ust. 1 pkt 1.2 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy..

a. terminu realizacji przedmiotu umowy i poszczególnych obowiązków, b. warunków i terminów płatności, c. sposobu realizacji zamówienia, d. osób wskazanych w ofercie, skierowanych do realizacji zamówienia. 2. Zmiany, o których mowa w ust. 1 nastąpią jedynie w następujących uzasadnionych przypadkach: a. gdy potrzeba zmiany wynika z wystąpienia „siły wyższej”. Pod pojęciem „siły wyższej” Zamawiający rozumie okoliczności, niezależne od stron, których pomimo zachowania należytej staranności nie można było przewidzieć w chwili otwarcia ofert oraz którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie, b. wystąpienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających wykonywanie umowy z przyczyn niezależnych od stron, w tym przede wszystkim związanych z pandemią COVID-19, takich jak na przykład ograniczenia w gromadzeniu się, obowiązek odbycia kwarantanny; c. w zakresie ust. 1 lit. a w przypadku niezależnych od stron i przez nie niezawinionych problemów technicznych, uniemożliwiających realizację materiału w terminach określonych w umowie; d. w zakresie ust. 1 lit. b w przypadku zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w trakcie realizacji umowy; e. w zakresie ust. 1 lit. c, jeśli rozwiązania zaproponowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę przyczynią się do uzyskania wyższej jakości końcowej zamówienia, przy czym zmiana ta nie będzie miała wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy; f. w zakresie zmiany określonej w ust. 1 lit. d, jeśli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy i niemożliwych do przewidzenia w chwili upływu terminu składania ofert wykonywanie umowy z udziałem osoby wskazanej w ofercie jest niemożliwe, przy czym zmiana określona w ust. 1 lit. d jest możliwa jedynie po wskazaniu przez Wykonawcę osoby mającej zastąpić osobę wskazaną w ofercie, która będzie mieć doświadczenie nie mniejsze niż osoba zastępowana w zakresie, w jakim doświadczenie osoby zastępowanej było brane pod uwagę przy badaniu spełnienia warunku udziału w postępowaniu przez Wykonawcę i ocenie w ramach kryterium oceny ofert. 3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. 4. W trakcie trwania Umowy Wykonawca zobowiązuje się do pisemnego powiadamiania Zamawiającego o zmianie siedziby lub nazwy firmy. 5. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony przenieść na osobę trzecią wierzytelności, wynikających z niniejszej umowy.