Świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Sieradz

1Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia, musi posiadać konto w Systemie e-ZP. 2Rejestracja i korzystanie z Systemu E-ZP jest bezpłatne. 3 W Systemie znajdują się Instrukcja obsługi Systemu FINN e-ZP oraz filmy instruktażowe. (https://pomoc.e-zp.finn.pl/) 4Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych Systemu e-ZP: a)format kodowania treści w obrębie Systemu - UTF8, b)komunikacja pomiędzy przeglądarką Wykonawcy, a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS, c)oznaczeniem czasu odbioru danych przez System jest data oraz dokładny czas (hh:mm:ss) - czas lokalny serwera synchronizowany odpowiednim źródłem czasu, 5wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu: a)stały dostęp do sieci Internet i minimalna prędkość połączenia internetowego nie mniejsza niż 512 kb/s, b)zaktualizowana przeglądarka internetowa Chrome w wersji 77 i późniejsze lub Mozilla Firefox w wersji 63 i późniejsze, c)system operacyjny Microsoft Windows 7 i późniejsze lub Apple macOS 10.14 i późniejsze, dystrybucje systemu Linux. 6Złożenie oferty,
oferty dodatkowej, oferty ostatecznej poprzez System e-ZP wymaga posiadania przez Wykonawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego lub podpisu zaufanego. 7Pliki można podpisać przed dołączeniem do systemy za pomocą zewnętrznych narzędzi do podpisu lub po dołączeniu do Systemu e-ZP przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego. 8Korzystanie z wbudowanej w System funkcjonalności składania podpisu elektronicznego możliwe jest pod
warunkiem, że system teleinformatyczny, z którego korzysta wykonawca, wyposażony jest w jeden z poniższych komponentów: -wirtualna maszyna Java firmy Oracle w wersji co najmniej 1.8.0_221 (Java SE JRE 8 Update 221) z obsługą technologii Java Web Start JavaWS) lub -wirtualna maszyna OpenJDK w wersji co najmniej 1.8.0_222 z zainstalowanym rozszerzeniem IcedTea Web Start. 9Powyższe wymagania nie ograniczają możliwości korzystania z zewnętrznego oprogramowania do składania podpisu
elektronicznego, a)kwalifikowany podpis elektroniczny(dopuszczalne formaty podpisów: PaDES - format.pdf, XaDES – pozostałe formaty), b)podpis zaufany, c)podpis osobisty. 10Oferty, oferty dodatkowe, oferty ostateczne, świadczenia, o których mowa w art.125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, z art.117 ust. 4 ustawy Pzp, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo sporządza
się w postaci elektronicznej w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. 11Informacje, świadczenia lub dokumenty, inne niż̇ ww. sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do
wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych przez Zamawiającego w SWZ. 12Maksymalny rozmiar przesyłanych plików - 150 MB; 13W zależności od formatu podpisu: Podpis kwalifikowany (PAdES, XAdES), podpis osobisty (XAdES), podpis zaufany (PAdES, XAdES) i jego typu Wykonawca dołącza do Systemu uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z podpisem (typ otaczający). 14Wykonawca
składa ofertę, ofertę dodatkową, ofertę ostateczną za pośrednictwem funkcji Wyślij formularzy do złożenia, wycofania oferty lub wniosku. Wysłana oferta, oferta dodatkowa, oferta ostateczna jest automatycznie szyfrowana i chroniona terminem otwarcia.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Sieradz, ul. Armii Krajowej 5, 98-200 Sieradz, tel. 43 827 55 50, e-mail: sekretariat@ugsieradz.com.pl;
2) Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Gminie Sieradz jest Pan Józef Goliński e-mail: iod@ugsieradz.com.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Sieradz znak sprawy: IR.271.1.1.2025 prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i 74 ustawy z dnia 11 września 2019r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024r. poz. 1320), dalej „ustawa” oraz przepisy Ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902), a także firma LTC sp. z o.o. z siedzibą w Wieluniu (kod 98-300), przy ul. Narutowicza 2, na której Gmina Sieradz prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, działając pod adresem https://ugsieradz.e-zp.finn.pl/procurements
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 80 ustawy Pzp oraz zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.), przez okres 11 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 11 lat, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Sieradz w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe), jak również zwrot przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1640 z późn. zm.).
2) Określone w formularzu cenowym rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą, na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej z zachowaniem określonych stosownymi przepisami zasad i warunków skutecznego i terminowego doręczania pism. Nadawane przez Zamawiającego przesyłki, będą w przypadku awizowania odbierane przez adresatów we właściwie oznaczonych stałych placówkach Wykonawcy zlokalizowanych w każdej gminie w kraju.
3) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa Załącznik Nr 1 do SWZ.
4) a) Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.) przez Wykonawcę lub Podwykonawcę osób wykonujących wskazane poniżej czynności w trakcie realizacji zamówienia:
 odbiór przesyłek dostarczanych przez Zamawiającego w placówce Wykonawcy (Podwykonawcy)
 dostarczanie przesyłek do siedziby Zamawiającego
b) Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji oraz egzekwowania wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę zostały określone we wzorze umowy – załącznik Nr 3 do SWZ

1) kryterium - cena – C - maksymalna ilość punktów 60, znaczenie procentowe 60% (1pkt – 1%)

najniższa oferowana cena spośród
zakwalifikowanych ofert
C= ------------------------------------------------------------ x 60 pkt
cena badanej oferty

* najniższa oferowana cena spośród ofert niepodlegających odrzuceniu

2) Termin płatności – T – maksymalna ilość punktów 40, znaczenie procentowe 40% (1 pkt – 1%).

Wykonawca w formularzu ofertowym zobowiązany jest wskazać termin płatności, przy czym maksymalny termin płatności określa się na 30 dni od dnia doręczenia zamawiającemu faktury wystawionej przez wykonawcę w sposób prawidłowy oraz zgodny z umową.

W przypadku zaoferowania dłuższego terminu płatności niż 30 dni, Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy ze względu na to, że jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Jeżeli Wykonawca nie wskaże w formularzu oferty terminu płatności, Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy ze względu na to, że jej treść nie odpowiada treści specyfikacji warunków zamówienia.

Zamawiający przyzna punkty w następujący sposób:

- termin płatności 30 dni od dnia doręczenia zamawiającemu faktury wystawionej przez wykonawcę w sposób prawidłowy oraz zgodny z umową - 40 pkt;
- termin płatności 21 dni od dnia doręczenia zamawiającemu faktury wystawionej przez wykonawcę w sposób prawidłowy oraz zgodny z umową – 20 pkt;
- termin płatności 14 dni od dnia doręczenia zamawiającemu faktury wystawionej przez wykonawcę w sposób prawidłowy oraz zgodny z umową – 5 pkt
- termin płatności 7 dni od dnia doręczenia zamawiającemu faktury wystawionej przez wykonawcę w sposób prawidłowy oraz zgodny z umową – 0 pkt

3) Zamawiający udzieli zamówienie Wykonawcy, którego oferta otrzyma największą liczbę punktów do dwóch miejsc po przecinku, po zsumowaniu liczby punktów w kryterium cena i termin płatności wg wzoru S = C + T.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1) nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w pkt 12 SWZ oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego.
2) spełniają warunki dotyczące:
a) Zamawiający nie stawia warunku w zakresie zdolności do występowania w obrocie gospodarczym,
b) Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, jeżeli: Wykonawca posiada aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych wydany przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1640 z późn. zm.).
W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), powyższy warunek musi spełniać każdy z podmiotów występujących wspólnie.
c) Zamawiający nie stawia warunku w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej.
d) Zamawiający nie stawia warunku w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej.

1) Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z załącznikiem Nr 4 do SWZ.
2) Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 1 stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
3) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów – załącznik Nr 5 do SWZ.
4) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt 1, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
5) Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.
6) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania.
7) Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy, jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ppkt 6.
8) Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w ppkt 6, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.
9) Oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Pzp, o ile dotyczy (załącznik Nr 7 do SWZ).

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt 13 ppkt 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane wykonają poszczególni wykonawcy.
4) Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Umowa może zostać zmieniona zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych.
2. Zmiana umowy jest możliwa jeżeli łączna wartość zmian jest mniejsza niż progi unijne oraz jest niższa niż 10% wartości pierwotnej umowy.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku zmiany prawa powszechnie obowiązującego lub aktów prawa miejscowego istotnych dla realizacji przedmiotu umowy.
4. Strony dopuszczają możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy określonego w umowie w przypadku:
1)zmiany stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego (jeśli dotyczy), 2)konieczności wykonania rozwiązań zamiennych,
3) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę , 4)zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
5) zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych , - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.
5 W przypadku zmiany, o której mowa w: 1)ust. 4 pkt 1 niniejszego paragrafu – wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wynikającą z różnicy między stawką podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego (jeśli dotyczy) na dzień podpisania umowy, a stawką zmienioną, 2)ust. 4 pkt 2 niniejszego paragrafu wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość rozwiązań zamiennych, 3)ust. 4 pkt 3 niniejszego paragrafu – wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy wynikającą ze zwiększenia wynagrodzeń osób bezpośrednio wykonujących zamówienie do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia albo minimalnej stawki godzinowej, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia albo minimalnej stawki godzinowej; 4)ust. 4 pkt 2 niniejszego paragrafu – wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy, jaką będzie on zobowiązany dodatkowo ponieść w celu uwzględnienia tej zmiany, przy zachowaniu dotychczasowej kwoty netto wynagrodzenia osób bezpośrednio wykonujących zamówienie na rzecz Zamawiającego; 5)ust. 4 pkt 3 niniejszego paragrafu – wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie z uwzględnieniem sumy wzrostu kosztów realizacji zamówienia publicznego wynikającej z wpłat do pracowniczego planu kapitałowego dokonanych przez Wykonawcę; 6)ust. 4 pkt 4 niniejszego paragrafu – wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie odpowiednio do wzrostu kosztów realizacji niniejszej Umowy przez Wykonawcę wskutek zmiany stawki podatku akcyzowego.
6. Wprowadzenie zmian wysokości wynagrodzenia, o których mowa w ust. 4 niniejszego paragrafu, wymaga uprzedniego złożenia Zamawiającemu przez Wykonawcę oświadczenia o wysokości dodatkowych kosztów wynikających z wprowadzenia zmian, o których mowa w ust. 5 niniejszego paragrafu oraz dokumentów potwierdzających wzrost kosztów.
7. Strony dopuszczają na wniosek Wykonawcy lub Zamawiającego możliwość zmiany wynagrodzenia określonego w umowie w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z jej realizacją. Zmiany mogą być wprowadzone na wniosek Strony nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy.
Szczegółowy rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia określa §9 wzoru umowy stanowiący załącznik Nr 3 do SWZ