Dostawa koszulek technicznych, oddychających i koszulek bawełnianych dla uczestników imprez organizowanych przez Poznańskie Ośrodki Sportu i Rekreacji w 2025 roku

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO* informuję, że:
1. Informacje dotyczące administratora danych oraz inspektora ochrony danych
Administratorem Państwa danych osobowych są Poznańskie Ośrodki Sportu i Rekreacji z siedzibą w Poznaniu przy ul. Spychalskiego 34, kod pocztowy 61-553 Poznań, tel. 61 835 79 01, e-mail: sekretariat@posir.poznan.pl (dalej: my). Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować pisemnie, kierując korespondencję na powyższy adres z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”, telefonicznie pod numerem 61 835 79 17 lub mailowo na adres: iod@posir.poznan.pl
2. Cel przetwarzania Państwa danych oraz podstawy prawne
Będziemy przetwarzali Państwa dane w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w związku z: obwiązującą ustawą Prawo zamówień publicznych, rozporządzeniem Ministra Rozwoju w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia, obowiązującymi nas przepisami archiwalnymi.
3. Komu przekazujemy Państwa dane?
Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom (zwracającym się do nas w trybie dostępu do informacji publicznej) gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne – z wyłączeniem szczególnych przypadków określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
W przypadku podpisania z Państwem umowy Państwa dane (nazwa firmy) zostaną umieszczone w ogólnodostępnym rejestrze umów w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Poznania.
W niektórych sytuacjach mamy prawo przekazywać Państwa dane dalej (jeśli jest to konieczne) abyśmy mogli wykonywać nasze usługi. Możemy przekazywać Państwa dane podmiotom przetwarzającym z którymi zawarliśmy umowy w szczególności:
- na świadczenie usług serwisowych dla użytkowanych przez nas systemów informatycznych,
- na korzystanie z serwerów poczty elektronicznej i jej archiwizacji (tzw. hosting poczty elektronicznej). Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii.
Odbiorcami Państwa danych może być także firma (podmiot przetwarzający) z którą zawrzemy umowę na niszczenie dokumentów archiwalnych.
Odbiorców wymienionych powyżej obowiązuje klauzula poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
Ponadto odbiorcą Państwa danych mogą być podmioty publiczne, które wykonują zadania na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz bank przez który będziemy Państwu przekazywać środki finansowe (w przypadku podpisania z Państwem umowy).
4. Okres przechowywania danych Państwa dane po zrealizowaniu celu pierwotnego, dla którego zostały zebrane, o jakim była mowa wcześniej, będą przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi.

Przysługujące Państwu uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych
Mają Państwo:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących**;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Państwa danych osobowych***;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO****; Nie przysługuje Państwu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Mają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
6. Obowiązek podania danych
Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza EOG – z wyłączeniem szczególnych przypadków określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
* RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
** Wyjaśnienie: W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu lub daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
*** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
**** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Ilość zamówienia na 17. PKO Poznań Półmaraton
8 000 sztuk – liczba maksymalna.
Zamawiający gwarantuje zakup 3000 sztuk. Jest to zakres gwarantowany. Zakres zamówienia w ilości 3000 koszulek objęty jest prawem opcji.

Ilość zamówienia na 24. Poznań Maraton
4 500 sztuk – liczna maksymalna.
Zamawiający gwarantuje zakup 2000 sztuk. Jest to zakres gwarantowany. Zakres zamówienia w ilości 2000 koszulek objęty jest prawem opcji.

Ilość zamówienia na Poznań FIVE
1 500 sztuk – liczna maksymalna.
Zamawiający gwarantuje zakup 500 sztuk. Jest to zakres gwarantowany. Zakres zamówienia w ilości 500 koszulek objęty jest prawem opcji.
Zamawiający poinformuje Wykonawcę o skorzystaniu z prawa opcji podając ostateczną ilość zamawianych koszulek wraz z rozmiarami i materiałami do personalizacji, pocztą elektroniczną w terminach:
1) do 14 marca 2025 roku, w przypadku Półmaratonu,
2) do 16 września 2025 roku, w przypadku Maratonu i biegu towarzyszącego Pozna Five.
Zamawiający może z prawa opcji skorzystać w pełnym lub w częściowym zakresie albo nie skorzystać. W przypadku gdy Zamawiający nie skorzysta z prawa opcji lub skorzysta w ograniczonym zakresie, Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.
Zakres zamówienia objęty prawem opcji realizowany będzie na takich samych zasadach jak zamówienie podstawowe

Dostawa koszulek technicznych, oddychających dla imprezy siatkarskiej Chwiałka Volley 2025r.
Maksymalna ilość koszulek będąca przedmiotem umowy wynosi 350 sztuk (męska 195 sztuk, damska 155 sztuk), w tym 200 sztuk ( męska 100 sztuk, damska 100 sztuk) koszulek stanowi podstawowy, gwarantowany zakres zamówienia, pozostały zakres w ilości 150 sztuk (męska 95 sztuk, damska 55 sztuk) objęty jest prawem opcji.
Zamawiający poinformuje Wykonawcę o skorzystaniu z prawa opcji podając ostateczną ilość zamawianych koszulek wraz z rozmiarami, pocztą elektroniczną na 4 tygodnie przed terminem realizacji zamówienia.
Wykonawca dostarczy koszulki pakowane w sposób opisany w załączniku nr 2, na 5 dni przed terminem imprezy.
Miejscem dostawy koszulek jest siedziba Zamawiającego

Maksymalna ilość koszulek będąca przedmiotem umowy wynosi 350 sztuk (męska 195 sztuk, damska 155 sztuk), w tym 200 sztuk ( męska 100 sztuk, damska 100 sztuk) koszulek stanowi podstawowy, gwarantowany zakres zamówienia, pozostały zakres w ilości 150 sztuk (męska 95 sztuk, damska 55 sztuk) objęty jest prawem opcji.
Zamawiający skorzysta z prawa opcji w przypadku zwiększonej ilości uczestników planowanej imprezy.Zamawiający poinformuje Wykonawcę o skorzystaniu z prawa opcji podając ostateczną ilość zamawianych koszulek wraz z rozmiarami, pocztą elektroniczną na adres e-mail, na 4 tygodnie przed terminem realizacji przedmiotu umowy.
Zamawiający może z prawa opcji skorzystać w pełnym lub w częściowym zakresie albo nie skorzystać. W przypadku gdy Zamawiający nie skorzysta z prawa opcji lub skorzysta w ograniczonym zakresie, Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.
6. Zakres zamówienia objęty prawem opcji realizowany będzie na takich samych zasadach jak zamówienie podstawowe

Dostawa koszulek bawełnianych na imprezy sportowe organizowane przez POSiR w 2025 r.:

1) 17. Poznań Półmaraton – maksymalnie 900 sztuk
Planowany termin imprezy – 13.04.2025 r.
2) Spartakiada Seniorów – maksymalnie 300 sztuk
Planowany termin imprezy – 25.08.2025 - 29.08.2025 r.
3) 24. Poznań Maraton – maksymalnie 900 sztuk
Planowany termin imprezy – 12.10. 2025 r.
Zamawiający gwarantuje zakup 70% ogólnej ilości koszulek, jest to zakres podstawowy, pozostałe 30% ilości koszulek objęte jest prawem opcji.
Zamawiający poinformuje Wykonawcę o skorzystaniu z prawa opcji podając ostateczną ilość zamawianych koszulek wraz z rozmiarami, dla każdej z imprez, pocztą elektroniczną na 6 tygodni przed terminem realizacji danej części zamówienia.
Wykonawca dostarczy koszulki na własny koszt i ryzyko na dwa tygodnie przed planowanymi imprezami.
Koszulki należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego lub w inne miejsce wskazane przez Zamawiającego na terenie Poznania

Zamawiający gwarantuje zakup 70% ogólnej ilości koszulek, jest to zakres podstawowy, pozostałe 30% ilości koszulek objęte jest prawem opcji.
Zamawiający poinformuje Wykonawcę o skorzystaniu z prawa opcji podając ostateczną ilość zamawianych koszulek wraz z rozmiarami, dla każdej z imprez, pocztą elektroniczną na 6 tygodni przed terminem realizacji danej części zamówienia.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
W przypadku Wykonawcy prowadzącego działalność gospodarczą lub zawodową, Zamawiający uzna warunek za spełniony jeśli Wykonawca wpisany jest do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych prowadzonych w kraju, w którym mają siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeśli wpis taki jest obowiązkowy.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Nie dotyczy
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie opisuje szczegółowo tego warunku.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca:
w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych również wykonuje:
- dla części nr I: co najmniej dwie dostawy koszulek technicznych z wykonanym nadrukiem, w ilości minimum 4000 sztuk każda dostawa,
- dla części nr II: co najmniej dwie dostawy koszulek technicznych z wykonanym nadrukiem, w ilości minimum 300 sztuk każda dostawa,
- dla części III: co najmniej dwie dostawy koszulek bawełnianych z wykonanym nadrukiem, w ilości minimum 1 000 sztuk każda dostawa.
z załączeniem dokumentów potwierdzających, że dostawy te zostały wykonane należycie.

Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
- odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu jak wyżej, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy.
Dokumenty/oświadczenia, o których mowa powyżej powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
- dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest wpisany do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych, prowadzonych w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem, jeśli Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą lub zawodową,
- wykazu dostaw, zgodnego ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ, wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy;

Wykonawca wraz z ofertą składa następujące przedmiotowe środki dowodowe:
- dla części I zamówienia- minimum jedną koszulkę techniczną damską, taliowaną i minimum jedną koszulkę techniczną męską, w dowolnym rozmiarze, każda z przykładowym nadrukiem wykonanym w technice zgodnej z opisem przedmiotu zamówienia, dające możliwość oceny w zakresie: jakości materiału, nadruku i szycia zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia
- Wypełniony i podpisany załącznik nr 5 do SWZ - Lista kontrolna dotycząca potencjalnych
podmiotów przetwarzających dane osobowe na potwierdzenie, że usługa spełnia właściwe
przepisy RODO.
- dla części II zamówienia- minimum jedną koszulkę techniczną damską – top dla siatkarek i minimum jedną koszulkę techniczną męską dla siatkarzy, w dowolnym rozmiarze, każda z przykładowym nadrukiem wykonanym w technice zgodnej z opisem przedmiotu zamówienia, dające możliwość oceny w zakresie: jakości materiału, nadruku i szycia zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia
- dla części III zamówienia - minimum jedną koszulkę bawełnianą damską, taliowaną w kolorze białym lub niebieskim i minimum jedną koszulkę bawełnianą męską w kolorze białym lub niebieskim, w dowolnym rozmiarze, każda z przykładowym nadrukiem (sitodruk), dające możliwość oceny w zakresie: jakości materiału, nadruku i szycia zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia

Dla części I zamówienia
Ustala się wadium dla części I zamówienia, w wysokości 2 000,00 zł (słownie: dwa tysiące 00/100 zł).
Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.
Wadium może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 310, 836 i 1572).
Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego nr: 29 1020 4027 0000 1302 1262 2371 .
Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.

Dla wszystkich części zamówienia:
Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 PZP, Zamawiający przewiduje możliwość następujących zmian treści zawartej umowy:
1) zmiana danych ewidencyjnych Wykonawcy np. zmiana siedziby, adresu, nazwy,
2) zmiany wynikające ze zmian w przepisach prawa mających wpływ na realizację przedmiotu umowy,
3) zmiany wynagrodzenia Wykonawcy i wartości umowy brutto, na skutek zmiany ustawowej stawki podatku od towarów i
usług, przy niezmienności ceny netto, w tym także jeżeli w trakcie trwania umowy po stronie Wykonawcy powstanie
obowiązek podatkowy w zakresie podatku VAT ,
4) zmiana terminów realizacji poszczególnych etapów przedmiotu umowy np. terminów dostaw koszulek, w przypadku
zmiany terminu organizacji Półmaratonu lub Maratonu lub innej imprezy, której zamówienie dotyczy.
O zmianach terminów i godzin dostawy koszulek zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę.
5) dopuszczalna jest zmiana zakresu umowy wraz ze zmianą wynagrodzenia w przypadku odwołania którejkolwiek z planowanych imprez.

Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia lub wycofania oferty dostępnego na Platformie Zakupowej adres strony https://platformazakupowa.pl/pn/posir_poznan Przedmiotowe środki dowodowe - próbki muszą zostać dostarczone przez Wykonawcę do terminu składania ofert do siedziby Zamawiającego, Poznań ul. Spychalskiego 34, osobiście, pocztą lub kurierem