Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Podkarpackiego Oddziału Regionalnego ARiMR oraz 21 Biur Powiatowych ARiMR w województwie podkarpackim

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów oraz świadczenie usługi odbioru przesyłek z siedziby Podkarpackiego Oddziału Regionalnego oraz 21 Biur Powiatowych ARiMR
w woj. podkarpackim w 2025 roku.
2. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych we wzorze Umowy wraz z załącznikami, która stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
3. Przedmiotem zamówienia jest: świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Podkarpackiego Oddziału Regionalnego i 21 Biur Powiatowych ARiMR w woj. podkarpackim w 2025 roku, w tym nadawanie przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego przesyłek listowych, dla których przepisy uznają, że złożenie pisma w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem do sądu lub termin wniesienia pisma uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w placówce operatora wyznaczonego – w tym warunków określonych w art. 57 § 5 pkt 2 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 572) , art. 165 § 2 ustawy Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1568 ze zm.) oraz art. 12 § 6 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.), art. 198b ust. 2 Pzp, art. 83 § 3 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.), art. 17 Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1640 z późn. zm.), w szczególności:

Przyjmowanie, przemieszczanie, doręczanie i zwroty:
a) Przesyłek krajowych nierejestrowanych,
b) Przesyłek krajowych nierejestrowanych najszybszej kategorii,
c) Przesyłek krajowych rejestrowanych,
d) Przesyłek krajowych rejestrowanych z potwierdzeniem odbioru,
e) Przesyłek krajowych rejestrowanych najszybszej kategorii,
f) Przesyłek krajowych rejestrowanych najszybszej kategorii z potwierdzeniem odbioru,
g) Przesyłek listowych zagranicznych rejestrowanych najszybszej kategorii.

4.Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia obejmują przesyłki o formatach:
a) Format S do 500 g,
b) Format M do 1000 g,
c) Format L do 2000 g

FORMAT S to przesyłki o wymiarach:
MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm.

FORMAT M to przesyłki o wymiarach:
MINIMUM wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm.

FORMAT L to przesyłki o wymiarach:
MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
MAKSIMUM – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.

5. Usługi pocztowe w obrocie zagranicznym stanowiące przedmiot zamówienia obejmują przesyłki o wagach:
a) do 50 gram,
b) od 51 gram do 100 gram,
c) od 101 gram do 350 gram,
d) od 351 gram do 500 gram,
e) od 501 gram do 1000 gram,
f) od 1001 gram do 2000 gram

6. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje oraz ich odbiór wykonywane będą zgodnie z przepisami określonymi w:
a) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1640 z późn. zm.);
b) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 474 ze zm.);
c) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 572);
d) ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1568 ze zm.);
e) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1026);
f) ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.);
g) innych powszechnie obowiązujących aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem Umowy,
h) postanowieniach zawartych w SWZ.

7. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki na specjalnych zasadach zgodnie z obowiązującymi w dniu doręczenia przesyłki przepisami, w tym w:
a) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1640 z późn. zm.);
b) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 474);
c) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 572);
d) ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1568 ze zm.);
e) ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 z późn.zm.);
f) ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320);
g) ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.).

8. W obszarach nieuregulowanych w SWZ i umowie zastosowanie ma regulamin lub regulaminy wewnętrzne Wykonawcy, wydane na podstawie art. 21 ustawy Prawo Pocztowe, które nie są sprzeczne z tą ustawą.

9. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę. W przypadku gdy powstały uzasadnione nieprawidłowości w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.). Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. W przypadku braku możliwości wyjaśnienia nieprawidłowości, lub braku możliwości ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego, nadanie przesyłek przez Wykonawcę następuje:
a) w dniu następnym lub
b) po całkowitym usunięciu przez Zamawiającego tych nieprawidłowości.

10. Nadanie przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w rejestrach (książce nadawczej) oraz w zestawieniach wartościowo-ilościowych.

11. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczania zwrotnych potwierdzeń odbioru i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do lokalizacji Zamawiającego, dla których przesyłki zostały nadane w dni robocze od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach 8.00-15.00.

12. Terminy doręczania przesyłek pocztowych:
1) czas doręczania przesyłek rejestrowanych na terenie kraju wynosi:
a) do pięciu dni roboczych dla przesyłki niebędącej przesyłką najszybszej kategorii;
b) do trzech dni roboczych dla przesyłki będącej przesyłką najszybszej kategorii;
2) czas doręczania przesyłek w obrocie zagranicznym zgodnie z obowiązującymi regulacjami dla usługi poczty listowej w obrocie zagranicznym.

13. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce oraz poza granicami Polski.

14. Zamawiający zobowiązuje się umieszczać na przesyłce listowej w sposób trwały i czytelny: dokładne jednoznaczne określenie adresata, jego adresu (podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określenia rodzaju przesyłki (rejestrowana, nierejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru), umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku lub pieczątki określającej pełną nazwę i adres jednostki organizacyjnej Zamawiającego, będący jednocześnie adresem zwrotnym nadawcy.

15. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca określił i przekazał wzory oznakowania przesyłek rejestrowanych i/lub przesyłek najszybszej kategorii, które będą stosowane przy oznakowywaniu przesyłek listowych (dopuszcza się przekazanie Zamawiającemu wzoru pieczęci zastępującego ww. oznaczenia).

16. Do oznaczenia opłaty pocztowej Zamawiający dopuszcza zarówno nanoszenie znaku opłaty pocztowej w postaci pieczęci wykonanej przez Zamawiającego według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę po podpisaniu Umowy, jak i w postaci znaczków pocztowych.

17. Zamawiający będzie przygotowywał do nadania przesyłki listowe w stanie umożliwiającym Wykonawcy ich doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnego z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej.

18. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona).

19. Wykonawca będzie doręczał do jednostek organizacyjnych Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki zwane dalej „potwierdzeniem odbioru”:
a) przesyłki krajowej niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1026). W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni kalendarzowych, liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo. W tym terminie przesyłka jest „awizowana" dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata.
b) przesyłki zagranicznej niezwłocznie po przekazaniu potwierdzenia odbioru do operatora przez daną administrację pocztową, zgodnie z obowiązującymi przepisami .