Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Opocznie

13.1. W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami (z wyłączeniem składania ofert) odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e - Zamówienia – poprzez stronę internetową postępowania:
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-b551a55e-bba5-4d1b-94b2-c1310479282e

zakładka „Formularze” oraz poczty elektronicznej dostępnej pod adresem:
zamowienia21@um.opoczno.pl

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/#regulamin-serwisu oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
13.5. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania do Platformy
e-Zamówienia.
13.6. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
13.7. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia, o którym mowa w pkt 13.6., sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych
w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.
13.8. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia, o którym mowa w pkt 13.7., przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych (i przekazuje się jako załącznik),
lub
b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).
13.9. Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.
13.10. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej: zamowienia21@um.opoczno.pl za pośrednictwem w/w środków komunikacji elektronicznej odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań
i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi, wyjaśnianie treści oferty. Uwaga: Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika
do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
Ze względu na ograniczoną liczbę znaków pozostałe informacje, które nie znalazły się w ogłoszeniu o zamówieniu znajdują się w SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119
z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu;
2) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadania pn.:
Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miejskiego
w Opocznie prowadzonym w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji;
3) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), dalej „ustawa Pzp”;
4) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
5) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
6) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
7) Wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;
8) Wykonawcy nie przysługuje:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp.
Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, prawa, o których mowa w art. 15 i art. 16 rozporządzenia 2016/679, są wykonywane w drodze żądania skierowanego do Zamawiającego.

Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Opocznie w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających z Kodeksu postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej i ich ewentualnych zwrotów oraz świadczenie usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego. 5.2. Szczegółowy opis przedmiotu niniejszej umowy z uwzględnieniem zasad jego realizacji oraz katalog aktów prawnych obowiązujących Wykonawcę określają: 1) załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia, 2) załącznik nr 2.1 – formularz asortymentowo – cenowy 5.3. Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek pocztowych świadczona była do każdego miejsca w kraju i za granicą (z uwzględnieniem międzynarodowych przepisów pocztowych) na podany adres, bądź wskazany adres skrytki pocztowej.

20.1. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone (ważnych),
na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:

Lp.
Nazwa kryterium Znaczenie kryterium
(w %)

1
Cena (C)
60
2 Śledzenie przesyłek pocztowych
z pozycji przeglądarki internetowej (Ś)
40

Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.

1) Formularz ofertowy – do wykorzystania wzór (druk), stanowiący - Załącznik nr 2 do SWZ (przy czym Wykonawca może sporządzić ofertę wg innego wzorca, powinna ona wówczas obejmować dane wymagane dla oferty w SWZ i załącznikach). 2) Wypełniony i podpisany formularz asortymentowo – cenowy sporządzony zgodnie z treścią i formą zawartą we wzorze stanowiącym - Załącznik nr 2.1 do SWZ 3) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, o którym mowa w pkt 9.1 SWZ – do wykorzystania wzór (druk), stanowiący - Załącznik nr 4 do SWZ . 4) Potwierdzenie umocowania do działania w imieniu Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby: a) Zamawiający w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby jest umocowana do jego reprezentowania, żąda złożenia wraz z ofertą odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru; b) Wykonawca lub podmiot udostępniający zasoby nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w lit a), jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych} i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów; c) jeżeli w imieniu Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w lit a), Zamawiający żąda od Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby złożenia wraz z ofertą pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy; 5) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (jeżeli dotyczy). 16.5. Pełnomocnictwo składa się, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W przypadku gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej dokonuje mocodawca. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania pełnomocnictwa z dokumentem w postaci papierowej może dokonać również notariusz. Pełnomocnictwo składa się, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

11.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu
o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
11.2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie o którym mowa w pkt. 9.1 SWZ składa z ofertą każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia.
11.3. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

Rodzaj i zakres zmian umowy zawiera § 10 załącznika nr 3 do SWZ - Projekt umowy.
§ 10
Zmiana treści umowy
1. Zamawiający, poza przypadkami wskazanymi w art. 454 i 455 ustawy PZP, dopuszcza następujące możliwości zmiany umowy, bez przeprowadzenia nowego postępowania
o udzielenie zamówienia:
1) przedłużenie terminu realizacji umowy w przypadku wystąpienia okoliczności siły wyższej, przez którą należy rozumieć zdarzenia niezależne od żadnej ze stron, zewnętrzne, niemożliwe do zapobieżenia, które nastąpiło po dniu wejścia w życie umowy,
w szczególności: wojny, akty terroryzmu, klęski żywiołowe, strajki oraz akty władzy i administracji publicznej, przy czym przedłużenie terminu wykonania przedmiotu umowy nastąpi o liczbę dni, odpowiadającą okresowi występowania okoliczności siły wyższej,
2) przedłużenie terminu realizacji umowy w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na termin wykonania przedmiotu umowy,
przy czym przedłużenie terminu wykonania przedmiotu umowy nastąpi o liczbę dni niezbędną do wprowadzenia tych zmian,
3) przedłużenie terminu realizacji umowy w przypadku wystąpienia z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, okoliczności mających bezpośredni wpływ na niedotrzymanie przez Wykonawcę terminu wykonania przedmiotu umowy (w tym opóźnień, przeszkód, utrudnień), przy czym przedłużenie terminu wykonania przedmiotu umowy nastąpi o liczbę dni trwania ww. okoliczności,
4) zmiana sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy wskutek zaistnienia przyczyn organizacyjnych lub finansowych leżących po stronie Zamawiającego,
5) wszelkie zmiany, które będą konieczne do zagwarantowania zgodności umowy z wchodzącymi w życie po terminie składania ofert lub po zawarciu umowy przepisami prawa, w szczególności przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie wynikającym
z tych przepisów.
Ze względu na ograniczoną liczbę znaków pozostałe informacje, które nie znalazły się w ogłoszeniu o zamówieniu znajdują się w § 10 załącznika nr 3 do SWZ - Projekcie umowy.