Usługa obsługi krajowych i zagranicznych podróży służbowych na rzecz Agencji Badań Medycznych

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się elektronicznie, przy użyciu Platformy e-Zamówienia:
https://ezamowienia.gov.pl/ oraz poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowienia.publiczne@abm.gov.pl. W korespondencji odbywającej się za pośrednictwem poczty e-mail związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia lub numerem sprawy. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia, określa Regulamin Platformy e- Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl/ oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Dokumenty elektroniczne, składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w
zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”), z wyłączeniem składania ofert zgonie z pkt 3 SWZ. Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych (z wyłączeniem oferty i składanych wraz z nią załączników wskazanych w pkt 9.16. SWZ) za pomocą poczty elektronicznej na ww. adres e-mail. Wykonawca przygotowuje ofertę przy pomocy interaktywnego Formularza ofertowego udostępnionego przez Zamawiającego na Platformie e-Zamówienia i zamieszczonego w
podglądzie postępowania w zakładce „Informacje podstawowe”. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy. Wykonawca składa ofertę zgodnie z pkt 9 SWZ i „Instrukcją interaktywną – Oferty, wnioski i prace konkursowe” (https://media.ezamowienia.gov.pl/pod/2021/10/Oferty-
5.2.pdf) oraz w „Regulaminem korzystania z Platformy e-Zamówienia” (https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/#regulamin-serwisu).
Maksymalny rozmiar plików: przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza) lub poczty elektronicznej zamowienia.publiczne@abm.gov.pl wynosi 15 MB, stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą to 250 MB. Jeden dokument powinien stanowić jeden plik. Za datę przekazania oferty przyjmuje się datę i godzinę jej przekazania na platformę e-Zamówienia. Za datę przekazania wniosków,
zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę e-Zamówienia lub datę wpłynięcia dokumentów na skrzynkę Zamawiającego zamówienia.publiczne@abm.gov.pl. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje za pomocą poczty elektronicznej, każda ze stron na żądanie drugiej potwierdza fakt ich otrzymania. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub
konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. Postępowanie można wyszukać na Liście postępowań na Platformie e-Zamówienia, a także ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”). Zamawiający wyznacza następującą osobę do kontaktu z Wykonawcami: Paulina Saks,
e-mail: zamowienia.publiczne@abm.gov.pl. Zamawiający nie udziela wyjaśnień dotyczących prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zapytania Wykonawców złożone w formie ustnej, w tym telefonicznej.

Przedmiotem zamówienia jest usługa obsługi krajowych i zagranicznych podróży służbowych na rzecz Agencji Badań Medycznych (dalej zwaną: „ABM”).
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia następujących usług:
1) wyszukiwania, rezerwacji, zmiany, anulowania, zakupu i dostarczania Zamawiającemu biletów lotniczych w ramach obsługi podróży zagranicznych i krajowych oraz biletów kolejowych i autokarowych wyłącznie w ramach obsługi podróży zagranicznych (międzynarodowych, np. Warszawa-Berlin oraz w miejscu destynacji, np. Berlin-Monachium);
2) rezerwacji i opłat za noclegi w ramach obsługi podróży zagranicznych;
3) organizacji transportu w miejscu destynacji za granicą;
4) pośrednictwa w procesie zakupu polis ubezpieczeniowych w ramach obsługi podróży zagranicznych;
5) pośrednictwa i reprezentacji Zamawiającego we wszelkich sprawach reklamacyjnych dotyczących nieprawidłowości w usługach objętych przedmiotem zamówienia, monitorowania przebiegu procesu reklamacyjnego oraz poinformowania Zamawiającego o jego wyniku;
6) zaprojektowania optymalnego, pod względem ekonomicznym oraz czasowym przemieszczania się pracowników ABM z miejsca rozpoczęcia podróży do miejsca jej zakończenia,
zgodnie z warunkami określonymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia, zwanym dalej „OPZ”, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ i Projektowanymi Postanowieniami Umowy, stanowiącymi Załącznik nr 3 do SWZ.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki, określone poniżej przez Zamawiającego, a dotyczące:

- sytuacji ekonomicznej lub finansowej -
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych);
UWAGA!
W przypadku gdy suma gwarancyjna została określona w walucie innej, niż złoty polski, Zamawiający przeliczy ją na zł wg średniego kursu NBP na dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.
W przypadku, gdy w dniu zamieszczenia ogłoszenia NBP nie opublikował średnich kursów walut, zostanie przyjęty pierwszy opublikowany po tej dacie średni kurs NBP.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający wymaga, aby powyższy warunek spełniał w całości co najmniej jeden z Wykonawców;

- zdolności technicznej lub zawodowej -
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca: w odniesieniu do posiadania wiedzy i doświadczenia:

a) Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 4 (czterech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej dwie (2) usługi (zamówienia) w zakresie rezerwacji i zakupu krajowych i/lub zagranicznych biletów lotniczych, z których każda spełnia następujący warunek:
- wartość usługi świadczonej na rzecz jednego podmiotu wynosiła
co najmniej 200 000,00 zł brutto (słownie: dwieście tysięcy złotych 00/100).

Zamawiający przez zwrot „dwie usługi” rozumie dwie usługi spełniające wymagania określone przez Zamawiającego w niniejszym SWZ i wykonane w ramach odrębnych zamówień/umów.
UWAGA!
Wskazaną powyżej wartość brutto należy rozumieć jako całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące zarówno cenę za usługę rezerwacji, jak i wartość zakupionych biletów.
W przypadku usługi, która jest w trakcie realizacji, Wykonawca musi wykazać, że do chwili składania ofert wartość częściowo wykonanej usługi wynosi co najmniej 200 000,00 zł brutto.
W przypadku, gdy wartość usługi została określona w walucie innej, niż złoty polski Zamawiający przeliczy ją na zł wg średniego kursu NBP
na dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. W przypadku, gdy w dniu zamieszczenia ogłoszenia NBP nie opublikował średnich kursów walut, zostanie przyjęty pierwszy opublikowany po tej dacie średni kurs NBP;

b) Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 4 (czterech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej dwie (2) usługi (zamówienia) w zakresie rezerwacji usług zakwaterowania za granicą, z których każda spełnia następujący warunek:
- wartość usługi świadczonej na rzecz jednego podmiotu wynosiła co najmniej 150 000,00 zł brutto (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).

Zamawiający przez zwrot „dwie usługi” rozumie dwie usługi spełniające wymagania określone przez Zamawiającego w niniejszym SWZ i wykonane w ramach odrębnych zamówień/umów.
UWAGA!
Wskazaną powyżej wartość brutto należy rozumieć jako całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące zarówno cenę za usługę rezerwacji, jak i wartość zakupionych biletów.
W przypadku usługi, która jest w trakcie realizacji, Wykonawca musi wykazać, że do chwili składania ofert wartość częściowo wykonanej usługi wynosi co najmniej 150 000,00 zł brutto.
W przypadku, gdy wartość usługi została określona w walucie innej, niż złoty polski Zamawiający przeliczy ją na zł wg średniego kursu NBP
na dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. W przypadku, gdy w dniu zamieszczenia ogłoszenia NBP nie opublikował średnich kursów walut, zostanie przyjęty pierwszy opublikowany po tej dacie średni kurs NBP.
UWAGA do lit. a) i lit. b):
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek wskazany powyżej nie podlega sumowaniu, tj. jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi wykazać się całym wymaganym doświadczeniem (warunek nie będzie spełniony, jeżeli wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w sumie wykażą się wymaganym doświadczeniem, ale żaden z nich indywidualnie nie wykazał się wymaganym poziomem zdolności wskazanym w warunku). Analogiczne zastrzeżenie ma zastosowanie do podmiotów udostępniających zasoby, w przypadku polegania przez Wykonawcę na ich zasobach w celu wykazania spełnienia warunku. W takim przypadku odpowiednio Wykonawca lub podmiot udostępniający zasoby, którego zdolności są wykazywane, będzie wykonywał te usługi;

w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca skieruje
do realizacji przedmiotu zamówienia co najmniej dwóch (2) wykwalifikowanych kasjerów lotniczych, z których każdy posiada
co najmniej 2-letnie doświadczenie w wyszukiwaniu oraz rezerwacji biletów lotniczych w systemie rezerwacyjnym (GDS), (tj. Amadeus, Galileo, Worldspan, Sabre lub innego równoważnego systemu).
Uwaga! Przez dwuletnie doświadczenie Zamawiający rozumie łączne doświadczenie danego kasjera w okresie pełnych 24 miesięcy. Zamawiający nie wymaga, aby było to ciągłe zatrudnienie lub świadczenie usług w tym okresie.

Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona zobowiązany jest do złożenia, celem wykazania spełnienia postawionych warunków udziału, w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
- wykazu usług, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ, wykonanych lub wykonywanych wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane lub są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku usług nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
UWAGA! Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, Wykaz usług dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
- wykazu osób, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, w zakresie niezbędnym
do wykazania spełniania warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.