Obsługa Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach w 2025 r.

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Marketplanet znajdującej się pod adresem: https://umkatowice.ezamawiajacy.pl zwanej dalej Platformą. Szczegółowe informacje dotyczące przyjętego w postępowaniu sposobu komunikacji, znajdują się w rozdziale III podrozdziale 1 SWZ.

1) W niniejszym postępowaniu komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
2) Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Marketplanet znajdującej się pod adresem: https://umkatowice.ezamawiajacy.pl
3) Informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbie-rania korespondencji elektronicznej:
a) Zamawiający zgodnie z § 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środ-ków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępnienia i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1261) - zwane dalej „Rozporządzeniem" określa dopuszczalny format podpisu elektronicz-nego, jako:
i. dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES,
ii. dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", podpis elektroniczny może znajdować się w osobnym pliku z rozszerzeniem xades lub xml, który zawiera jedynie odwołanie do dokumentu źródłowego, a nie jego treść. W takim przypadku wymagany będzie oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć oddzielny plik z podpisem.
b) Zamawiający, określa niezbędne wymagania sprzętowo- aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:
i. Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
ii. Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć minimum 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
iii. Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;
iv. Włączona obsługa JavaScript;
Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf
c) Dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: pdf., excel., doc., zip.
d) Zamawiający zgodnie z § 3 ust. 3 ww. Rozporządzenia określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj:
- Plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.
- Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu – zegarem Głównego Instytutu Miar.
4) Wszelką korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem, należy przekazywać za pośrednictwem Platformy. Korespondencję uważa się za przekazaną w terminie, jeżeli dotrze do zamawiającego przed upływem wymaganego terminu. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt otrzymania wiadomości elektronicznej.
Pozostałe informacje w SWZ.

1) Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.
2) Wszelkie pozostałe informacje związane z ochroną danych osobowych znajdują się na załączniku nr 6 do SWZ.

Obsługi Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej w Katowicach (zwanego dalej RCIT) w zakresie: a) udzielania informacji wszystkim odwiedzającym punkt w zakresie walorów turystycznych, bazy noclegowej, kulturalnej i sportowej dzielnic Miasta i regionu, b) sprzedaży materiałów promocyjno-informacyjnych (albumów, folderów, map itp.) dotyczących Katowic i regionu wszystkim zainteresowanym (sprzedaż winna być skoordynowana ze sprzedażą prowadzoną przez Górnośląski Oddział PTTK w Katowicach, który mieści się w tym samym lokalu przy Rynku 13), c) sprzedaży gadżetów z Katowic, certyfikowanych/zatwierdzanych przez Wydział Promocji UM Katowice, d) dystrybucji bezpłatnych miejskich materiałów promocyjnych (czasopism, folderów, mapek, broszur itp.), e) dystrybucji materiałów promocyjnych Miasta (przyjmowania wniosków w formie papierowej i elektronicznej, kontaktowania się z wnioskodawcami, przygotowywania materiałów po konsultacji z Wydziałem Promocji, wydawania materiałów wnioskodawcom, prowadzenia ewidencji realizowanych wniosków i wydanych materiałów) f) zbierania informacji dotyczących aktualnego stanu bazy turystycznej, usług, kultury, sportu itd. w Katowicach, g) organizacji i koordynacji konkursów miejskich, h) organizacji co najmniej 16 tematycznych spacerów miejskich z przewodnikiem , i) prowadzenia współpracy z punktami informacji turystycznej z miast partnerskich miasta Katowice w zakresie wymiany materiałów informacyjno-promocyjnych oraz ewentualnych spotkań celem wymiany doświadczeń, j) koordynacji profili w mediach społecznościowych w zakresie ich aktualizacji o odbywające się wydarzenia w mieście, k) nawiązania i utrzymywania współpracy i kontaktów ze szkołami wyższymi kształcącymi w dziedzinie turystyki l) współpracy z Śląską Organizacją Turystyczną i innymi podmiotami na rynku usług turystycznych w zakresie promocji miasta i regionu, m) przygotowywania informacji o wydarzeniach na urządzenia multimedialne, n) podlewania roślin znajdujących się w RCIT, o) przeprowadzania kwartalnie inwentaryzacji i kontroli jakości materiałów promocyjnych oraz określanie zapotrzebowania na poszczególne materiały promocyjne, p) wsparcia logistycznego dodatkowych wydarzeń w RCIT i koordynacji kalendarza wydarzeń, q) dodatkowo w przypadku dużych wydarzeń miejskich o charakterze gospodarczo – kulturalno – sportowym (niezależnie od działania RCIT przy Rynku 13), należy zorganizować mobilne Regionalne Centrum Informacji Turystycznej (zwane dalej mobilnym RCIT), w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Maksymalna ilość wydarzeń miejskich, dla których konieczne będzie zorganizowanie mobilnego Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej Zamawiający określa w ilości maksymalnie 15 wydarzeń, które odbywać się będą w Strefie Kultury i innych wskazanych tego typu miejscach. 2. W ramach zamówienia wykonawca zobowiązany jest do: a) zapewnienia wykonania obsługi CIT przez co najmniej: - dwie osoby posługujące się dwoma językami obcymi w tym obowiązkowo biegle językiem angielskim oraz drugim językiem (niemieckim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim, czeskim) co najmniej na poziomie komunikatywnym, które uczestniczyły w szkoleniach w zakresie turystyki organizowanych przez regionalne organizacje turystyczne oraz posiadające min. półroczne doświadczenie w obsłudze informacji turystycznej. - dwie osoby o kwalifikacjach, doświadczeniu i znajomości języków jw. do pełnienia zastępstwa w przypadku nieobecności osób jw. - jedną osobę posiadającą certyfikat 1 stopnia kursu nauczycielskiego języka migowego lub równoważny certyfikat dot. języka migowego - jedną osobę posiadającą wykształcenie wyższe w zakresie turystyki Zamawiający dopuszcza, że któraś ze wskazanych osób spełnia jednocześnie kilka z ww. warunków. b) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia osób jw. pracujących w trybie zmianowym: - w miesiącach od podpisania umowy do końca maja: od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00, w soboty w godz. od 9.00 do 17.00, w niedziele w godz. od 9.00 do 13.00. - w miesiącach od początku czerwca do końca sierpnia: od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 18.00, w soboty w godz. od 9.00 do 17.00, w niedziele w godz. od 9.00 do 13.00. - w miesiącach od początku września do końca grudnia: od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00, w soboty w godz. od 9.00 do 17.00, w niedziele w godz. od 9.00 do 13.00, z tym, że: Wykonawca winien zapewnić obsługę RCIT jn.: - od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do 17.00 lub 18.00 ,w soboty w godz. od 9.00 do 17.00 , w niedziele w godz. od 9.00 do 13.00 (zgodnie z zapisem pkt b). - od poniedziałku do piątku jedna osoba w godz. od 9.00 do 17.00, druga osoba w godz. od 10.00 do 18.00 lub od 9.00 do 17.00 (zgodnie z zapisem pkt b), - od poniedziałku do piątku jedna osoba posiadająca certyfikat 1 stopnia języka migowego w godz. od 9.00 do 13.00 - w soboty jedna osoba w godz. od godz. 9.00 do 17.00, druga osoba w godz. od 9.00 do 13.00 (zgodnie z zapisem pkt b) - w niedzielę jedna osoba w godz. od 9.00 do 13.00 (zgodnie z zapisem pkt b) c) W trakcie trwania ważnych wydarzeń gospodarczo – kulturalno - sportowych odbywających się na terenie Katowic wykonawca winien zapewnić obsługę RCIT w uzgodnieniu z Wydziałem Promocji lecz nie dłużej niż do godziny 20:00 (w wyjątkowych przypadkach do godziny 22:00). Liczba godzin pracy osób pracujących/zatrudnionych na stanowiskach mobilnych podczas jednego dnia każdego z odbywających się wydarzeń nie będzie przekraczała 10 godzin. 3. Wymogi techniczne wykonywania umowy: a) Osoby wykonujące zamówienie powinny znać Katowice i umieć biegle poruszać się po stronach internetowych w celu pomocy w zakresie obsługi turystycznej osób odwiedzających Katowice i województwo śląskie np.: przy wyszukiwaniu odpowiednich miejsc, lub atrakcji itp. b) Wszystkie osoby obsługujące RCIT powinny przynajmniej raz w roku odbyć szkolenie z zakresu obsługi klienta c) Wszystkie osoby w trakcie wykonywania usługi powinny być ubrane w takie same stroje zgodne z wymaganiami standardu obsługi klienta (tzn. koszula lub koszulka z elementami graficznymi Miasta i Śląskiej Organizacji Turystycznej), d) Wykonawca zobowiązany będzie do należytego dbania o mienie znajdujące się w Regionalnym Centrum Informacji Turystycznej oraz wypełnienie standardów Śląskiego Systemu Informacji Turystycznej (ŚSIT) dla obiektu oznaczonego 4 gwiazdkami i jego dalszego rozwoju zgodnie z wytycznymi Śląskiej Organizacji Turystycznej. e) Dodatkowo Wykonawca powinien zapewnić osobom wykonującym zamówienie odpowiednie narzędzia do pracy, w tym co najmniej dwa komputery wraz z drukarkami, jeden laptop (do pracy na mobilnym stanowisku RCIT), jeden skaner oraz materiały piśmiennicze i przedmioty niezbędne przy wykonywaniu usługi f) Realizacja usługi winna odbywać się w koordynacji i uzgodnieniu z Wydziałem Promocji Urzędu Miasta Katowice. g)Wykonawca nie może prowadzić swojej dotychczasowej działalności gospodarczej w ramach Regionalnego Centrum Informacji Turystycznej, przy wykorzystaniu zatrudnionych pracowników, sprzętu oraz wyposażenia stanowiącego własność Miasta. Uwaga! Liczba miesięcy wskazana w załączniku nr 1 (oferta) do specyfikacji jest wielkością orientacyjną, przyjętą dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty.

Zamawiający w ramach przedmiotowego postępowania zastrzega sobie prawo opcji, polegające na zmniejszeniu ilości usług w zależności od potrzeb Zamawiającego.
Prawo opcji zostanie zastosowane w przypadku gdy liczba miesięcy i/lub dni wykonywania usługi ulegnie zmniejszeniu z tym, że Zamawiający informuje, że usługa będzie wykonywana przez co najmniej 11 miesięcy.
Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usług w zakresie, w jakim stosowane będzie prawo opcji.

Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy będący osobami fizycznymi, osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, a także wykonawcy ci występujący wspólnie (np. spółka cywilna, konsorcjum), o ile spełniają warunki określone w ustawie oraz w niniejszej specyfikacji.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej:
Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej jeżeli:
a) wykaże, że w ciągu ostatnich trzech lat poprzedzających dzień złożenia oferty (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, co najmniej jedną usługę polegającą na świadczeniu usługi obsługi punktu informacyjnego przez okres co najmniej 10 miesięcy
b) dysponuje osobami posiadającymi niżej określone kwalifikacje zawodowe, uprawnienia, doświadczenie oraz wykształcenie niezbędne do wykonania zamówienia publicznego:
a. dwiema osobami posługującymi się dwoma językami obcymi w tym obowiązkowo biegle językiem angielskim oraz drugim językiem (niemieckim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim, czeskim) co najmniej na poziomie komunikatywnym, które uczestniczyły w szkoleniach w zakresie turystyki organizowanych przez regionalne organizacje turystyczne oraz posiadające min. półroczne doświadczenie w obsłudze informacji turystycznej
b. dwiema osobami o kwalifikacjach, doświadczeniu i znajomości języków jw., które będą pełnić zastępstwo w przypadku nieobecności osób jw.
c. jedną osobą posiadającą certyfikat 1 stopnia kursu nauczycielskiego języka migowego lub równoważny
d. jedną osobą posiadającą wykształcenie wyższe w zakresie turystyki

Podmiotowe środki dowodowe, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania.
a) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu załączonym do oferty, że nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie podstaw określonych:
- w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp,
- w art. 109 ust. 1 pkt 4-10 Pzp
- w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego

W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający wymaga następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, wraz z załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy (załącznik nr 7 do SWZ);
b) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (załącznik nr 8 do SWZ). Na wykazie winny być również wskazane osoby, za które Wykonawca otrzymał punkty w kryterium oceny ofert.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku:
-Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.
-Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, spośród których tylko jeden spełnia warunek dotyczący zdolności technicznej i zawodowej są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.