Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Starostwa Powiatowego w Oławie

5.1 Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się wyłącznie
w formie elektronicznej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy dostępnej bezpłatnie pod adresem https://zamowienia.sidaspzp.pl/ .
5.2 Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień, ofert oraz innych informacji przyjmuje się datę ich złożenia/wysłania na Platformie.
5.3 Oferty składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzonej podpisem elektronicznym za pośrednictwem Platformy.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1. Administratorem danych osobowych wykonawcy będącego osobą fizyczną jest Starosta Oławski mający swoją siedzibę w Oławie przy ul. 3 Maja 1, 55-200 Oława.
Mogą się Państwo z nim skontaktować w następujący sposób:
• listownie na adres: ul. 3 Maja 1, 55-200 Oława,
• poprzez e – mail: info@starostwo.olawa.pl.
2. Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Starostwie Powiatowym
w Oławie ul. 3 Maja 1, 55-200 Oława, tel: 71 301 15 33, e-mail: iod@starostwo.olawa.pl
3. Dane osobowe wykonawcy będącego osobą fizyczną przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem
o udzielenie zamówienia publicznego IZP.272.78.2024 „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Starostwa Powiatowego w Oławie”.
4. Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będącego osobą fizyczną, będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych;
5. Dane osobowe Wykonawcy będącego osobą fizyczną, będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6. Obowiązek podania przez Wykonawcę będącego osobą fizyczną, danych osobowych bezpośrednio dotyczących Wykonawcy jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7. W odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy będącego osobą fizyczną, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Wykonawca będący osobą fizyczną posiada:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych dotyczących Wykonawcy;
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;
9. Nie przysługuje Wykonawcy będącemu osobą fizyczną:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10. Dane udostępnione przez Państwa nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji oraz profilowaniu.
11. Administrator nie będzie przekazywał pozyskanych danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
12. Podanie i przetwarzanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Niepodanie danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia umowy.

a) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych (listy zwykłe, listy zwykłe priorytet, listy polecone, listy polecone priorytet, listy polecone ZPO, listy polecone ZPO priorytet), b) paczek i przesyłek kurierskich zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023r. poz. 1640), c) zwrot przesyłek niedoręczonych, z podaniem przyczyny niedoręczenia, d) doręczenie niezwłocznie do Zamawiającego zwrotnych potwierdzeń odbioru po ich skutecznym doręczeniu, e) transport przesyłek od Zamawiającego do placówek nadawczych Wykonawcy. 2. Usługi pocztowe świadczone będą przez okres od 01.01.2025r. – 31.12.2025r. 3. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności zgodnie z Prawem pocztowym i aktami wydanymi na jego podstawie. 4. Usługą objęte są wszelkie rodzaje przesyłek i paczek pocztowych określonych w Prawie pocztowym. 5. Usługi pocztowe powszechne świadczone przez Wykonawcę, a nieobjęte przedmiotem zamówienia lub objęte przedmiotem zamówienia, a nie wycenione w formularzu cenowym w ofercie Wykonawcy ‐ będą świadczone w oparciu o obowiązujący regulamin świadczenia usług pocztowych Wykonawcy oraz jego aktualny cennik. 6. Zamawiający informuje, iż nie obowiązują go strefy poza obszarem Europy. Z uwagi na powyższe mając na względzie brak wiedzy na dzień dzisiejszy o kierunkach w jakich mogą zostać wysyłane przesyłki zamawiającego, kalkulację i wycenę oferty w tym zakresie pozostawia wykonawcy. 7.Zamawiający nie posiada na dzień ogłoszenia postępowania wiedzy czy zwroty będą dotyczyły przesyłek rejestrowanych, kalkulację i wycenę oferty w tym zakresie pozostawia wykonawcy. 8. Zamawiający nie posiada na dzień ogłoszenia postępowania wiedzy jakich rozmiarów będą nadawane paczki, kalkulację i wycenę oferty w tym zakresie pozostawia wykonawcy. 9. Wykonawca zobowiązany będzie odbierać z siedziby Zamawiającego przesyłki i paczki pocztowe. Korespondencja odbierana będzie co najmniej raz dziennie, od poniedziałku do piątku, oprócz dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach 13.30 - 14.00. 10. Nadawanie przesyłek lub paczek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego pod warunkiem spełnienia warunków formalnych. 11. Usługi pocztowe opłacane będą za pomocą opłaty z dołu. 12. Zamawiający nie dopuszcza obowiązku stosowania opakowań Wykonawcy przy nadawaniu przesyłek listowych lub paczek pocztowych. 13. Płatności za świadczone usługi zostaną dokonane na podstawie faktur VAT wystawianych przez Wykonawcę po zakończeniu okresu rozliczeniowego odpowiadającemu miesiącom kalendarzowym. Płatność nastąpi przelewem na konto Wykonawcy w terminie do14 dni od daty wystawienia faktury VAT. 14. W ramach określenia skali wielkości przedmiotu zamówienia, Zamawiający podaje szacunkowe ilości przesyłek, z podziałem na ich rodzaje, które będą nadawane w okresie obowiązywania umowy. Podane w załączniku nr 1 ilości służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu umowy i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy. 15. Zamawiający wymaga, aby osoby biorące udział w realizacji przedmiotu zamówienia w sposób bezpośredni, tj. wykonujące czynności odbioru przesyłek od Nadawcy z jednostek Zamawiającego, o których mowa powyżej (z wyłączeniem osób dostarczających paczki pocztowe i przesyłki kurierskie), przyjmujące przesyłki do obrotu pocztowego oraz osoby pełniące nadzór nad realizacją umowy ze strony Wykonawcy, zostali w okresie realizacji umowy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r., poz. 1465 ze zm.) na poziomie min 50 % zatrudnionych na etat do ogółu zatrudnionych w placówce. 16. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, nie krótszym niż 14 dni, Wykonawca przedłoży oświadczenia podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, potwierdzające liczbę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę co najmniej 50% oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Wykonawca spełni warunek jeżeli posiada aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z
dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023r., poz. 1640), prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji
Elektronicznej.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej .
Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że posiada odpowiedni potencjał techniczny do wykonania zamówienia
wykazując, iż dysponuje placówkami pocztowymi w rozumieniu art. 3 pkt. 15 ustawy Prawo pocztowe, zlokalizowanymi w
każdej gminie w kraju. Każda jednostka, o której mowa wyżej musi spełniać co najmniej następujące warunki:
• czynna we wszystkie dni robocze co najmniej 6 godzin dziennie w tym
w jeden dzień roboczy w tygodniu do godz. 20:00 lub w soboty przez co najmniej 3 godziny,
• zapewniać osobom z niepełnosprawnościami dostęp do placówki,
• być oznakowana w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy, umieszczonymi na zewnątrz budynku lub w witrynie
obiektu, w którym mieści się jednostka Wykonawcy,
• w przypadku zmiany danych uaktualnianych przez GUS, w tym zmiany liczby poszczególnych rodzajów gmin w kraju,
dopuszcza się że liczba placówek pocztowych może ulec zmianie zwłaszcza w konkretnych gminach.

a) Potwierdzenie aktualności
informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w Rozdziale V pkt. 1.3 SWZ w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania
wskazanych przez zamawiającego – wg załącznika nr 7 do SWZ.
b) Oświadczenie Wykonawcy o braku przynależności lub o przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z
dnia 16 lutego 2007r.
o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024r. poz. 594) z innym wykonawcą, który złożył ofertę wraz z dokumentami lub
informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej –
wg załącznika nr 8 do SWZ.

5.1 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
5.2 Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
5.3 Jeżeli oferta Wykonawców występujących wspólnie została wybrana, Zamawiający może żądać przed zawarciem
umowy w sprawie zamówienia publicznego, kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
5.4 W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust.
4, PZP składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków
udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy
z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

30. W przypadku działań siły wyższej, tj. zdarzeń zewnętrznych, na które Strony nie mają wpływu, a które uniemożliwiają
wykonanie zobowiązań wynikających
z niniejszej Umowy, których nie można było przewidzieć i których nie dało się uniknąć nawet w przypadku dołożenia przez
Strony najwyższej staranności, Strona dotknięta działaniem siły wyższej poinformuje niezwłocznie pisemnie drugą Stronę o
wystąpieniu siły wyższej oraz o przewidywanych konsekwencjach w wykonaniu zobowiązań przewidzianych w niniejszej
Umowie w celu wspólnego ustalenia dalszego postępowania.
31. Jeżeli w trakcie trwania umowy ulegną zmianie przepisy ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie stawki VAT dla
usług pocztowych, Zamawiający będzie płacił ceny jednostkowe wynikające z oferty powiększone o należny VAT. Wartość
umowy nie ulegnie zmianie.
32. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług w
poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę / formularzu cenowym (załącznik nr 1A) w sytuacji spowodowanej
zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo Pocztowe, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu
ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości
obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT.
33. W związku z faktem, że umowa jest zawarta na okres dłuższy niż 6miesięcy, Zamawiający przewiduje możliwość zmiany
wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia, z tym
zastrzeżeniem, że:
1) minimalny poziom zmiany kosztów, uprawniający Strony Umowy do żądania zmiany wynagrodzenia wynosi 10% w stosunku do kosztów z miesiąca, w którym złożono ofertę Wykonawcy,
2) poziom zmiany wynagrodzenia zostanie ustalony na podstawie wskaźnika zmiany cen materiałów lub kosztów
ogłoszonego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, ustalonego w stosunku do kwartału, w którym
została złożona oferta Wykonawcy (w szczególności wskaźnika spadku siły nabywczej pieniądza); poziom zmiany będzie
stanowił różnicę kosztów wynikających z ogłoszonego komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z miesiąca,
za który wnioskowana jest zmiana a wysokością kosztów wynikających z komunikatu Prezesa GUS za miesiąc, w którym
została złożona oferta Wykonawcy,
3) sposób określenia wpływu zmiany kosztów na koszt wykonania zamówienia nastąpi na podstawie wniosku Strony
wnioskującej o zmianę i dokumentów dołączonych do tego wniosku potwierdzających m.in. rzeczywiste poniesienie
poszczególnych kosztów w ramach niniejszego zamówienia, a także na podstawie komunikatów Prezesa GUS, o których
mowa w pkt 2 powyżej. Zmiana wynagrodzenia może nastąpić na podstawie pisemnego aneksu podpisanego przez obie
Strony Umowy,
4) zmiana wynagrodzenia może nastąpić najwcześniej po upływie 6-go miesiąca obowiązywania niniejszej Umowy.
34. Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, jaką dopuszcza Zamawiający w efekcie zastosowania
postanowień o zasadach wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia w wyniku waloryzacji, wynosi 10 %
wynagrodzenia jednostkowego brutto za przesyłki pocztowe, paczki pocztowe oraz inne usługi, określonego w ofercie
Wykonawcy. Zmiany mogą być inicjowane przez Zamawiającego oraz przez Wykonawcę.
35. Przez zmianę wysokości wynagrodzenia należy rozumieć jego zwiększenie jak również obniżenie.
36. Wszelkie zmiany umowy wymagają dla swojej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności.