Usługa sprzątania budynków Sądu Rejonowego w Trzebnicy przy ul. Parkowej 4 oraz przy ul. Świętej Jadwigi 25a na rok 2025.

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne. Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”). W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia (np. awaria Platformy lub jej niedostępność), Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres: e-mail: administracyjny@trzebnica.sr.gov.pl (nie dotyczy składania ofert).

Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących w szczególności SWZ wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. Zgodnie z Regulaminem w celu prawidłowego korzystania z usług Platformy e- Zamówienia wymagany jest: Komputer PC, a. parametry minimum: Intel Core2 Duo, 2 GB RAM, HDD, b. zainstalowany jeden z następujących systemów operacyjnych: MS Windows 7 lub nowszy, OSX/Mac OS 10.10, Ubuntu 14.04, c. Zainstalowana jedna z następujących przeglądarek: Chrome 66.0 lub nowsza, Firefox 59.0 lub nowszy, Safari 11.1 lub nowsza Edge 14.0 i nowsze albo Tablet/Telefon: a. parametry minimum: 4 rdzenie procesora, 2GB RAM, Android 6.0 Marshmallow, iOS 10.3, b. przeglądarka Chrome 61 lub nowsza. Dla skorzystania z pełnej funkcjonalności może być konieczne włączenie w przeglądarce obsługi protokołu bezpiecznej transmisji danych SSL, obsługi Java Script, oraz cookies; Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych: 1.1 specyfikacja połączenia – formularze udostępnione są za pomocą protokołu TLS 1.2, 1.2 format danych oraz kodowanie: formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8 1.3 oznaczenia czasu odbioru danych: wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do sekundy.
Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Dopuszczalne formaty przesyłanych danych to m.in.: .png, .jpg, .jpeg, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .odt, .ods, .odp, .pdf, .zip,.7zip, .txt, .xml, .dwg, .pades, .xades, .tar, .7z.
Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie sprzątania w okresie 12 miesięcy, od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r., polegające na:
a) sprzątaniu i utrzymaniu czystości w budynku Sądu, przy ul. Parkowej 4 oraz pomieszczeń biurowych w wynajmowanym budynku, stanowiącym siedzibę I Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej, przy ul. Św. Jadwigi 25a od poniedziałku do piątku przez jedną osobę dyżurującą w godzinach pracy Sądu od 7:30 do 15:30 w zakresie bieżącego utrzymania czystości w budynku Sądu oraz od poniedziałku do piątku od godz. 15.30 przez pozostałych pracowników skierowanych do realizacji zamówienia;
b) myciu okien oraz ram i ościeżnic okien w pomieszczeniach od strony wewnętrznej i zewnętrznej (okna otwierane i witrynowe);
c) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierający zakres usług sprzątania wraz z częstotliwością ich realizacji, a także wielkości powierzchni przeznaczonej do sprzątania wraz z określeniem ich rodzaju przedstawione są w załączniku nr 1 do SWZ.

1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta spełniająca wszystkie wymagania określone w niniejszym zamówieniu, i która została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru.
2. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.
3. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty zawierające taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert, ofertę z najniższą ceną. Jeśli nie będzie możliwe dokonanie wyboru oferty w ten sposób Zamawiający wezwie do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.
4. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie podlegają odrzuceniu, na podstawie następujących kryteriów: 1. Cena brutto (C) 60 % - Waga, 60 - Maksymalna ilość punktów 2. Ilość przeprowadzanych kontroli czystości (K) 40 % - Waga, 40 - Maksymalna ilość punktów
Oceniana oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Punkty będą przyznawane ocenianym ofertom na zasadach określonych poniżej. Punkty będą zaokrąglane do 2 miejsc po przecinku.
5. Kryterium: cena (C)
W kryterium ceny oferta może uzyskać maksymalnie 60 punktów. Zamawiający oceni ceny wskazane przez Wykonawców w formularzu oferty. Punktacja dla badanej oferty zostanie ustalona na podstawie poniższego wzoru:
najniższa cena ofertowa w zbiorze ofert
C = ------------------------------------------------------- x100 pkt x 60 pkt cena
ofertowa badanej oferty
gdzie: C – liczba punktów przyznanych ofercie badanej za kryterium ceny
6. Kryterium: Kontrola czystości (K) – wskazana w pkt. 2. Formularza ofertowego.
W kryterium kontrola czystości oferta może uzyskać maksymalnie 40 punktów. Zamawiający przyzna punkty za ilość przeprowadzonych przez Wykonawcę kontroli stanu czystości w ciągu jednego roku kalendarzowego i wskazanych w formularzu ofertowym. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zainicjowania własnych kontroli czystości, w przypadku stwierdzenia naruszeń w realizacji umowy. Kontrole te nie będą wliczane w ogólną ilość kontroli, które podlegają punktacji. Zamawiający wymaga, aby kontrole czystości wykonywane były przez Wykonawcę osobiście, po uprzednim ustaleniu daty kontroli z Zamawiającym, z zastrzeżeniem, że kontrola ma się odbywać wyłącznie w obecności pracownika Zamawiającego, w godzinach pracy Sądu. Punktacja dla badanej oferty zostanie ustalona w następujący sposób:
Ilość przeprowadzanych kontroli stanu czystości w ciągu 1 roku kalendarzowego (K):
1 raz w roku - 10 punktów
2 razy w roku - 20 punktów
3 razy w roku - 30 punktów
4 razy i więcej w roku - 40 punktów
7. Łączna punktacja dla badanej oferty zostanie ustalona na podstawie poniższego wzoru:
P = C + K gdzie: P – łączna liczba punktów przyznanych ofercie badanej, C – liczba punktów przyznanych ofercie badanej za kryterium ceny, K – liczba punktów przyznanych ofercie badanej za kryterium kontroli czystości.
8. Oceniana oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia spełniał warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Wykonawca spełni warunek, gdy wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 300.000,00 zł (trzysta tysięcy złotych).
4. zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunek, gdy wykaże się wykonaniem co najmniej 2 zamówień w ostatnich 3 latach, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, polegających na świadczeniu usługi sprzątania w obiekcie użyteczności publicznej z pomieszczeniami biurowymi, o wartości zamówienia nie mniejszej niż 90.000,00 zł brutto (dziewięćdziesiąt tysięcy złotych) rocznie w ramach jednego zamówienia/jednej umowy zawartej na okres minimum 1 roku*
* Przez budynki użyteczności publicznej należy rozumieć obiekty wg definicji wskazanej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich
usytuowanie.

a) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w Ustawie PZP, tj. w zakresie: art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2, art. 108 ust. 1 pkt 4 (dotycząca orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego), art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. a, art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. b (dotycząca ukarania za wykroczenie, za które wymierzono karę aresztu), art. 109 ust. 1 pkt 3 (dotycząca skazania za przestępstwo lub ukarania za wykroczenie, za które wymierzono karę aresztu), sporządzona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem; jeśli dotyczy
b) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
Uwaga: Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia w/w dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.
c) zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem; w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
d) zaświadczenie albo inny dokument właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem; w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
e) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U.2024.1616 t.j.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej; W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez Wykonawców, oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej składa każdy z Wykonawców (załącznik nr 6 do SWZ).

a) dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 300.000,00 zł (trzysta tysięcy złotych) wraz z dowodem opłacenia składki wymagalnej na dzień złożenia dokumentów;
b) wykaz wykonanych usług w którym Wykonawca wykaże się wykonaniem co najmniej 2 zamówień w ostatnich 3 latach, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, polegających na świadczeniu usługi sprzątania w obiekcie użyteczności publicznej z pomieszczeniami biurowymi, o wartości zamówienia nie mniejszej niż 90.000,00 zł (dziewięćdziesiąt tysięcy złotych) rocznie w ramach jednego zamówienia/jednej umowy zawartej na okres minimum 1 roku, wraz z dowodami określającymi czy ta usługa została wykonana należycie.

1. pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik,
2. pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,
3. oświadczenie składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019r. PZP dotyczące podstaw wykluczenia z postępowania oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, według wzoru stanowiącego załącznik nr
3 do SWZ,
4. oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ,
5. zobowiązanie, o którym mowa w Rozdziale XIII SWZ, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ.
6. wykaz usług zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ,
8. Uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy).

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą wykazać, że łącznie spełniają warunki udziału w postępowaniu. Żaden z Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, nie może podlegać wykluczeniu z postępowania. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie (załącznik nr 3 do SWZ) składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokument ten potwierdza spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Wykonawcy występujący wspólnie muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz zawarcia umowy o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego, a wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako reprezentant pozostałych. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie
(załącznik nr 4 do SWZ), z którego wynika jaki zakres zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy. Zamawiający informuje, iż Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w rozdziale XIII 2.3 SWZ winni osobiście zrealizować przedmiotowe zamówienie w tym zakresie.
Nie dopuszcza się uczestniczenia któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia w więcej niż jednej grupie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Niedopuszczalnym jest również złożenie przez któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia, równocześnie oferty indywidualnej oraz w ramach grupy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną.

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy na wykonanie zamówienia, na podstawie art. 455 ustawy PZP oraz następujących powodów:
a) uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego,
b) siły wyższej, np. wystąpienia zdarzenia losowego, wywołanego przez czynniki zewnętrzne, zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu lub grożącego powstaniem szkody o znacznych rozmiarach,
c) Powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony;
d) Zmiana sposobu lub zakresu świadczenia usług:
- w przypadku zmian w strukturze organizacyjnej sądownictwa powszechnego,
- w przypadku zmiany ilości budynków, które mogą wpłynąć na ilość zatrudnionych osób przez Wykonawcę,
- w związku ze zmianą godzin urzędowania Sądu Rejonowego w Trzebnicy.
e) działań osób trzecich, uniemożliwiających wykonanie prac, za które to działania nie ponosi winy żadna ze stron,
f) Zmian stawki podatku VAT w trakcie obowiązywania umowy. W takiej sytuacji Zamawiający dopuszcza zmianę w zakresie cen jednostkowych brutto podanych w złożonym „formularzu ofertowym” o różnicę wynikającą ze zmiany wysokości podatku
g) zmiany wysokości środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia, z przyczyn niezależnych od Zamawiającego.
h) Zaistnienia okoliczności prawnej, ekonomicznej lub technicznej, za którą żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkującej brakiem należytego wykonania umowy w tym zakresie;
i) Zaistnienia innej, niemożliwej do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności;
j) W przypadku konieczności skrócenia/wydłużenia terminu świadczenia usług na uzasadniony wniosek którejkolwiek ze Stron.
k) Wszelkie zmiany Umowy mogą być dokonywane, pod rygorem nieważności, jedynie w formie pisemnego aneksu.
l) Wykonawca może wystąpić do Zamawiającego z pisemnym wnioskiem o dokonanie odpowiedniej zmiany wraz z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie, kwoty miesięcznego wynagrodzenia brutto oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania umowy uzasadniająca zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
m) W terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania wniosku, o którym mowa powyżej, Strona która otrzymała wniosek przekaże drugiej Stronie informację o zakresie w jakim zatwierdza wniosek oraz wskaże kwotę, o którą wynagrodzenie należne Wykonawcy powinno ulec zmianie, albo informację o niezatwierdzeniu wniosku wraz z uzasadnieniem. Wniosek musi zawierać zaktualizowane wartości wynagrodzenia brutto, wynagrodzenia miesięcznego, określonego w „formularzu ofertowym”.
n) Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy (jeśli dotyczy).