Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Przemęt

1. Administrator Pani/Pana danych: Wójt Gminy Przemęt z siedzibą w Urzędzie Gminy Przemęt, ul. Jagiellońska 8, 64-234 Przemęt, dane kontaktowe: urzad@przemet.pl, 65 549 60 71, 65 615 69 49.
2. Inspektor Ochrony Danych: we wszelkich sprawach związanych z ochroną danych możesz kontaktować się pod adresem: iod@przemet.pl oraz nr telefonów: 728-706-901, 667-941-610.
3. Cele przetwarzania | podstawa prawna
• Przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia publicznego oraz udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku Ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,
• Archiwizacja danych | art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zw. z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• Realizacja umowy z wybranym oferentem | art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której dane dotyczą przez okres trwania umowy,
• Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – w zw. z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny, ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych art. 42 ust. 5.
4. Okres przechowywania: Pani/Pana dane osobowe w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego będą przechowywane przez okres oznaczony kategorią archiwalną wskazaną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, który zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach został przygotowany w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych. Dla dokumentów wytworzonych w ramach zamówień publicznych krajowych jest to okres 5 lat, dla zamówień publicznych unijnych jest to okres 10 lat.
5. Odbiorcy:
• osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych; Zasada jawności ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 (tzw. danych wrażliwych / szczególnej kategorii danych),
• Podmioty z którymi administrator zawarł umowy powierzenia.
6. Przysługujące Pani/Panu prawa:
• Prawo żądania dostępu do danych - (zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 75 ustawy PZP),
• Prawo żądania sprostowania lub uzupełnienia danych - (zgodnie z art. 19 ust. 2 i art. 76 ustawy PZP wykonanie tego obowiązku nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników),
• Prawo żądania usunięcia danych,
• Prawo żądania ograniczenia przetwarzania - (zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy PZP wykonanie tego obowiązku nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania),
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
7. Obowiązek podania danych: Podanie przez Panią/Pana danych jest niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia oferty, a w przypadku wybranej oferty do zawarcia umów oraz ich realizacji.

3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy w Przemęcie. Zakres usług obejmuje przyjmowanie, sortowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych i paczek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich zwrot po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy i zwrot ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) pokwitowane przez adresata.
3.2. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z:
3.2.1. ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r., poz. 1640 oraz 2024 r., poz. 467),
3.2.2. ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572),
3.2.3. ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r., poz. 2383 z późn. zm.),
3.2.4. ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r., poz. 1061 i 1237),
3.2.5. ustawą z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 37 z późn. zm.),
3.2.6. ustawą z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 1568 z późn. zm.),
3.2.7. wewnętrznymi regulaminami Wykonawcy wydanymi na podstawie obowiązujących przepisów prawa, o ile regulaminy te nie pozostają
w sprzeczności z postanowieniami umowy i SWZ.
3.3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
3.3.1. Przesyłki listowe krajowe i zagraniczne o wadze do 2000 g (format S, M, L):
a) zwykłe ekonomiczne - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,
b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,
c) polecone ekonomiczne - przesyłka rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości łub uszkodzeniem,
d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
e) polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
f) polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania
i doręczona za pokwitowaniem odbioru.
Wymiary przesyłek listowych:
Format S - to przesyłka o wymiarach:
Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden
z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość (grubość) 20 mm, długość, 325 mm, szerokość 230 mm.
Format M - to przesyłka o wymiarach:
Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość (grubość) 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm,
Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
Format L - to przesyłka o wymiarach:
Minimum - suma długości, szerokości i wysokości ( grubości) nie może być większa niż 90 x 140 mm,
Maximum - suma długości, szerokości i wysokości ( grubości) nie może być większa niż 900 mm x 600 mm

3.3.2. Paczki pocztowe krajowe o wadze do 10 000 g (Gabaryt A i B):
a) ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - paczka rejestrowana ekonomiczna przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru,
b) priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - paczka rejestrowana najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru.
Wymiary paczek pocztowych:
Gabaryt A - to paczka o wymiarach:
Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden
z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.
Gabaryt B - to paczka o wymiarach:
Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm,
Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.
Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm.
3.4. Przesyłki pocztowe o terminie realizacji do 48 godzin, wymagające szczególnego traktowania. W ramach usługi mogą być nadawane przesyłki o masie do:
a) opakowanie firmowe do 1 kg,
b) do 5 kg,
c) ponad 5 kg do 10 kg,
d) ponad 10 kg do 20 kg,
e) ponad 20 kg do 30 kg,
f) ponad 30 kg do 50 kg.
3.5. Przez zwroty rozumie się zwroty niedoręczonych przesyłek pocztowych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, z podaniem przyczyny niedoręczenia. Przez ZPO (zwrotne potwierdzenie odbioru) rozumie się zwrot pokwitowanego przez adresata potwierdzenia odbioru.
Pozostała część opisu przedmiotu zamówienia została opisana w punkcie 3. SWZ oraz załącznikach do SWZ.

11.2.1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:
a) zostaną złożone przez Wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania,
b) nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
11.2.2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria oceny ofert:
a) cena – waga kryterium 60%,
b) termin płatności faktury – waga kryterium 20%
c) śledzenie przesyłek rejestrowanych – waga kryterium 20%.

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów, wyliczoną zgodnie ze wzorem:
L = C + T + Ś
gdzie:
L – całkowita liczba punktów przyznana badanej ofercie
C – ilość punktów przyznana badanej ofercie w zakresie kryterium „cena”
T – ilość punktów przyznana badanej ofercie w zakresie kryterium „termin płatności faktury”
Ś – ilość punktów przyznana badanej ofercie w zakresie kryterium „śledzenie przesyłek rejestrowanych”

7.1.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie przewiduje warunków udziału w postępowaniu w tym zakresie. 7.1.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów Zamawiający uzna warunek za spełniony poprzez wykazanie, że Wykonawca posiada aktualne uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r., poz. 1640 ze zm.) oraz został wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. W przypadku składania oferty wspólnej warunki określone w przedmiotowym punkcie winien spełniać każdy z Wykonawców osobno. 7.1.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej Zamawiający nie przewiduje warunków udziału w postępowaniu w tym zakresie. 7.1.4. zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający nie przewiduje warunków udziału w postępowaniu w tym zakresie.

8.6.1. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zwanego dalej „postępowaniem”, zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenia
o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami
lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;
b) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

8.6.2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt 7.1.2. SWZ:
a) dokument potwierdzający, że wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej i jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych, o którym mowa w art. 6 ustawy Prawo pocztowe - Zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r., poz. 1640 ze zm.) lub dokument równoważny.

a) wypełniony formularz ofertowy, stanowiący załącznik nr 1 do SWZ; b) oświadczenie/oświadczenia Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - wypełnione zgodnie z Załącznikiem nr 2a i 2b do SWZ; c) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa dla osoby/ osób podpisujących ofertę, jeżeli oferta jest podpisana przez pełnomocnika (o ile upoważnienie to nie wynika z innych dokumentów dołączonych do oferty); d) W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum), do oferty powinno zostać załączone pełnomocnictwo dla Osoby Uprawnionej do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy; e) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w pkt 8.4. SWZ – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do SWZ; f) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 7.2.3. – załącznik nr 5 do SWZ, jeśli Wykonawca korzysta z zasobów innych podmiotów; g) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 5a do SWZ; h) Oświadczenia i/lub dokumenty na podstawie których, Zamawiający dokona oceny skuteczności zastrzeżenia informacji zawartych w ofercie, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (jeżeli Wykonawca zastrzega takie informacje).

9.1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia powinni spełniać warunki udziału w postępowaniu oraz złożyć dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków zgodnie z zapisami zawartymi w pkt 8.6.1. i 8.6.2. SWZ.
9.2. Wykonawcy, o których mowa w 9.1. SWZ ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich
w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zaleca się, aby Pełnomocnikiem był jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
9.3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem.
9.4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy o realizację zamówienia, mogą zostać wezwani do przedstawienia Zamawiającemu umowy regulującej ich współpracę.