Realizacja opieki serwisowej systemu ERP - Enova 365 wraz z zapewnieniem licencji na 24 m-ce

Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 ustawy, za pośrednictwem elektronicznej platformy zakupowej (dalej: „Platforma”) pod adresem: https://platforma.eb2b.com.pl lub https://lit.eb2b.com.pl, która spełnia wymagania opisane w art. 64 ustawy.

Wymagania techniczne i organizacyjne korzystania z Platformy Zakupowej określa Regulamin Platformy Zakupowej (dostępny pod adresem internetowym https://platforma.eb2b.com.pl/user/terms lub https://lit.eb2b.com.pl/user/terms). Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując (w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej), akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie oraz uznaje go za wiążący.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozp. PE i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozp. o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. Administratorem danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Łódzki Instytut Technologiczny, ul. M. Skłodowskiej-Curie 19/27
2. Dane kontaktowe do inspektora ochrony danych: e-mail: iod@lit.lukasiewicz.gov.pl
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przez okres niezbędny dla realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a po tym okresie dla celo w i przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 , 74 oraz 75 ustawy PZP.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP.
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8. Posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, z zastrzeżeniem, że w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od Pani/Pana dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych z zastrzeżeniem, sprostowanie lub uzupełnienie nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w spawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO - prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego UE lub państwa członkowskiego, z zastrzeżeniem, że wystąpienie z roszczeniem na podstawie art. 18 ust. 1 RODO nie ogranicza przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego do czasu zakończenia tego postępowania;
d) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (szczegóły na stronie internetowej https://uodo.gov.pl).

Nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10. Informacje o zamiarze przekazania danych osobowych odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez KE odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO:
Administrator Danych Osobowych korzysta z Microsoft Office 365, co może spowodować przekazanie Państwa danych osobowych do państwa trzeciego. Regulamin korzystania z Usług Online w zakresie MS Office 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja Microsoft, w tym w szczególności:
a) oświadczenie o ochronie prywatności - https://privacy.microsoft.com/pl-pl/privacystatement;
b) umowa dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) - https://www.microsoft.com/pl-pl/servicesagreement/.
W ramach usług Microsoft Office, dane wprowadzone do Microsoft Office 365 będą przetwarzane i przechowywane w określonej lokalizacji geograficznej. Zgodnie z funkcjonalnością usług Microsoft Office w dostępnym panelu administracyjnym w „Profilu Organizacji”, wskazano, iż dane przetwarzane są na terenie UE.
Microsoft zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa dotyczących świadczenia Usług Online, które dotyczą ogółu dostawców informatycznych.
Microsoft realizuje coroczne audyty Usług Online, obejmujące audyty zabezpieczeń komputerów, środowiska informatycznego i fizycznych Centrów Danych, nadzorowany i upoważnione przez niego firmy trzecie, łącznie z prawem których szczegóły można znaleźć pod adresem https://www.microsoft.com/pl-pl/trust-center/privacy?docid=27.
11. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska
od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

Przedmiotem zamówienia jest usługa realizacji opieki serwisowej systemu ERP – Enova 365 wraz z zapewnieniem licencji na 24 m-ce:
a) usługa serwisowa, wsparcia, utrzymania i rozwoju systemu Enova 365 realizowana w okresie 24 miesięcy od podpisania umowy, lecz nie krócej niż do 15.11.2026 r.;
b) aktualizacja terminowa, w ramach przedmiotu zamówienia, gwarancji do nowych wersji oprogramowania Producenta systemu Enova 365 w okresie od dnia:
- 16.11.2024 r. do dnia 15.11.2025 r.
- 16.11.2025 r. do dnia 15.11.2026 r.

Zamawiający przewiduje skorzystanie z prawa opcji na podstawie art. 441 ustawy i postanowień projektu umowy.
Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia zamówienia na zasadach prawa opcji w zakresie nabycia dodatkowych stanowisk w ramach posiadanych już modułów (wraz ze wszelkimi prawami wynikającymi z warunków gwarancji na oprogramowanie enova365).
W ramach prawa opcji Zamawiający może nabyć max. ilości dodatkowych stanowisk w ramach posiadanych już modułów. Podane ilości to ilości szacunkowe, które zostały określone w celu porównania ofert.
Moduł - Pakiet - Liczba stanowisk enova365 standard (dodatkowe – prawo opcji):
Kadry Płace Platynowy 2
Księga Handlowa Złoty 5
Księga Inwentarzowa Złoty 2
Delegacje Złoty 1
Handel Złoty 3
CRM Złoty 1
Windykacja Złoty 1
Projekt Złoty 3
Opis analityczny aktywacja Złoty 4
Pulpit Kierownika - 10
Wykonawca winien w ofercie wskazać wartość, za którą będą nabywane poszczególne dodatkowe stanowiska, zgodnie ze wskazaniem Zamawiającego, w przypadku skorzystania z prawa opcji.
Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego skorzystanie rodzi po stronie Wykonawcy obowiązek realizacji zamówienia opcjonalnego. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w całości lub części Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie ani jakiekolwiek roszczenie.
Zamawiający zastrzega, że ilości - liczba stanowisk x (nazwa asortymentu - Moduł) przewidziane w ramach prawa opcji są wielkościami maksymalnymi, a ilości te mogą ulec zmniejszeniu w zależności od potrzeb Zamawiającego w trakcie trwania umowy, tj. Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia ilości niektórych pozycji asortymentowych, przy równoczesnym zmniejszeniu ilości innych pozycji asortymentowych. Szczegółowe zasady korzystania z prawa opcji zostały określone w projekcie umowy.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
Spełniają warunki udziału w postępowaniu o których mowa w art. 112 ust. 2 Ustawy dotyczące:
a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający odstępuje od postawienia szczegółowego warunku w tym zakresie.
b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, jeśli wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający odstępuje od postawienia szczegółowego warunku w tym zakresie.
c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający odstępuje od postawienia szczegółowego warunku w tym zakresie.
d) zdolności technicznej lub zawodowej:
• Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie co najmniej 1 usługę o wartości nie mniejszej niż 150 000,00 zł brutto (1 umowa) trwającą co najmniej przez 12 miesięcy, polegającą na utrzymaniu Systemu Enova 365 w zakresie:
obsługi informatycznej modułów (Kadry Płace, Księga Handlowa, Księga Inwentarzowa, Delegacje, Handel, CRM, Projekt, Pulpit Pracownika, Pulpit Kierownika, Pulpit Workflow, Analizy MS Excel, Czas Pracy (import z XML), Workflow, Workflow i DMS).
Jeżeli usługa jest w trakcie wykonywania, to wartość zrealizowanej usługi jw. w ramach tej umowy nie może być mniejsza niż 150 000,00 zł brutto (1 umowa).
UWAGA: W przypadku złożenia przez Wykonawców dokumentów zawierających kwoty wyrażone w innych walutach niż PLN, dla potrzeb oceny spełniania warunku określonego powyżej, Zamawiający, jako kurs przeliczeniowy waluty przyjmie średni kurs danej waluty publikowany przez Narodowy Bank Polski w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówienia Publicznych. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, Narodowy Bank Polski nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia, po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówienia Publicznych, w którym zostanie on opublikowany.
W przypadku wykazywania ww. warunku przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna) na zasadach określonych w art. 117 ustawy Pzp, a także w przypadku polegania na zdolnościach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, Zamawiający żąda wykazania spełnienia ww. warunku dotyczącego zdolności technicznej w taki sposób, aby co najmniej jeden podmiot posiadał doświadczenie w wykonaniu zamówień, o których mowa w warunku w pkt. 8.1.1.d).
W przypadku gdy Wykonawca wykonywał w ramach kontraktu/umowy większy zakres usług, dla potrzeb niniejszego zamówienia powinien wyodrębnić i podać wartość usług, o których mowa powyżej.
W przypadku usług będących w trakcie wykonywania, wymagania w zakresie wartości i czasu wykonania danej usługi dotyczą części umowy już zrealizowanej (tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania usługi do upływu terminu składania ofert).
Zamawiający zastrzega weryfikację potwierdzenia należytego wykonania usługi bezpośrednio u podmiotu, na rzecz którego były wykonane.
• Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:
- koordynator ds. utrzymania systemu (min. 1 osoba) - spełniający następujące wymagania:
posiada doświadczenie w budowie procedur i zespołów utrzymania, dotyczących systemu
enova,- w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję koordynatora/kierownika w procesie świadczenia usługi utrzymania systemu enova w co najmniej 3 projektach / umowach,
- ekspert / specjalista ds. rachunkowości i finansów (min. 2 osoby) - spełniający następujące wymagania (każda z osób): posiada wiedzę z zakresu rachunkowości i finansów, brał udział w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert na stanowisku eksperta / specjalisty ds. rachunkowości i finansów w co najmniej 2 projektach / umowach obejmujących swym zakresem modyfikowanie (lub wdrażanie) i utrzymywanie systemu enova,
- ekspert / specjalista ds. kadr i płac (min. 1 osoba), brał udział w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert na stanowisku eksperta / specjalisty ds. kadr i płac w co najmniej 2 projektach / umowach obejmujących swym zakresem modyfikowanie (lub wdrażanie) i utrzymywanie systemu enova, w tym posiadanie doświadczenia w realizacji usług w zakresie wdrożenia ewidencjonowania czasu pracy przy różnych systemach czasu pracy funkcjonujących w organizacji.
które będą skierowane przez Wykonawcę do realizacji zamówienia,
oraz przedstawi informację o podstawie do dysponowania tymi osobami, informacje na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności.
W przypadku wykazywania spełnienia warunków przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna) stosuje się postanowienia SWZ.
Wykonawca może w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.