Kompleksowa usługa hotelowa i gastronomiczna dla uczestników XIX Międzynarodowych Zimowych Mistrzostw w Ratownictwie Medycznym

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w niniejszym postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
2. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje, Zamawiający oraz Wykonawcy przekazują powołując się na numer referencyjny postępowania, tj. 1/U/ZP/2024
3. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) lub poczty elektronicznej. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” lub poczty elektronicznej odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
4. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub cyfrowego odwzorowania dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r, poz. 2452) dalej jako „Rozporządzenie”. Rozporządzenie określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako:
a) dokumenty w formacie „pdf” należy podpisywać formatem PAdES lub XAdES,
b) Zamawiający dopuszcza podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy należy podpisywać formatem XAdES.
5. W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).
6. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia.
7. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
8. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
9. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
10. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą to 250 MB.
11. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
12. Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: b.przewlocki@pogotowie.bielsko.pl (nie dotyczy składania ofert).
13. Zamawiający nie przewiduje innego sposobu komunikowania się z Wykonawcami niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.
14. Do kontaktu z Wykonawcami Zamawiający wyznacza Bogdana Przewłockiego, e-mail: b.przewlocki@pogotowie.bielsko.pl

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) Jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu;
dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Kompleksowa usługa hotelowa i gastronomiczna dla uczestników XIX Międzynarodowych Zimowych Mistrzostw w Ratownictwie Medycznym” prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji;
2) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320) dalej „ustawa Pzp”;
3) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.
4) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
5) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
6) Wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana
nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;
7) Wykonawcy nie przysługuje:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.
Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, prawa, o których mowa w art. 15 i art. 16 rozporządzenia 2016/679, są wykonywane w drodze żądania skierowanego do Zamawiającego.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa hotelowa i gastronomiczna dla uczestników XIX Międzynarodowych Zimowych Mistrzostw w Ratownictwie Medycznym. Zamówienie obejmuje zapewnienie usługi hotelowej, gastronomicznej i konferencyjnej na terenie powiatu bielskiego lub miasta Bielsko-Biała celem organizacji przez Bielskie Pogotowie Ratunkowe XIX Międzynarodowych Zimowych Mistrzostw w Ratownictwie Medycznym w dniach 14-16 stycznia 2025 r. dla zawodników, organizatorów i gości Mistrzostw.
2. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bazę noclegową wraz z wyżywieniem w hotelu min. 4 gwiazdkowym zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie z dnia 19.08.2004 (t.j. Dz.U. 2017 poz. 2166) według wymagań określonych w załączniku nr 1 do SWZ dla zawodników, organizatorów i gości Mistrzostw.
3. Zamawiający wymaga by kompleksowa usługa hotelowa i gastronomiczna przedmiotu umowy była prowadzona na terenie powiatu bielskiego lub miasta Bielsko-Biała.
4. Dojazd do hotelu w którym świadczona będzie usługa hotelowa i gastronomiczna będzie się odbywał drogą asfaltową. W bezpośrednim sąsiedztwie hotelu będą się znajdować miejsca parkingowe bezpłatne dla uczestników, organizatorów, gości.
5. Zamawiający przewiduje maksymalną ilość noclegów związanych z uczestnictwem
w Mistrzostwach 200 osób w każdej dobie.
6. Wykonawca musi dysponować co najmniej 70 pokojami jednoosobowymi, 50 pokojami dwuosobowymi oraz 10 pokojami trzyosobowymi.
7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik Nr 1 do SWZ.

1. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
Lp. Nazwa kryterium Znaczenie kryterium (w %)
1. Cena 80
Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:

PC = Cn/Cb x 80 pkt
Gdzie:
PC - ilość punktów za kryterium cena,
Cn - najniższa cena ofertowa spośród ofert nieodrzuconych
Cb – cena oferty badanej.

Lp.. Nazwa kryterium Znaczenie kryterium (w %)
2. Rabat dla gości hotelowych 20

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie zadeklarowanego przez Wykonawcę w formularzu ofertowym rabatu na oferowane prze hotel usługi poza zakresem przedmiotu umowy. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana w następujący sposób:

• rabat w wysokości 0% - 9% 0 pkt
• rabat w wysokości 10% - 19% 10 pkt
• rabat w wysokości 20% - 29% 15 pkt
• rabat w wysokości 30% i powyżej 20 pkt

Za ofertę najkorzystniejszą będzie uznana oferta, która nie podlega odrzuceniu i przy założeniu powyższych kryteriów otrzyma największą punktację.

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
1) Formularz ofertowy – do wykorzystania wzór (druk), stanowiący Załącznik nr 3 do SWZ w formie elektronicznej (opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym pod rygorem nieważności. Wykonawca może sporządzić ofertę wg innego wzorca, powinna ona wówczas obejmować dane wymagane dla oferty w SWZ i załącznikach.
2) Oświadczenie, o których mowa w rozdziale VII pkt. 1 SWZ;
3) Potwierdzenie umocowania do działania w imieniu Wykonawcy
a) Zamawiający w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, żąda złożenia wraz z ofertą odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru;
b) Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w lit a), jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.
c) jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w lit a), Zamawiający żąda od Wykonawcy złożenia wraz z ofertą pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.
4) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (jeżeli dotyczy).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
- oświadczenie o których mowa w pkt. 1 rozdziału VII SWZ składa z ofertą każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu.
3. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

1) zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmniejszenia liczby uczestników Mistrzostw z zachowaniem gwarancji określonej w § 2 ust. 3 projektu umowy, 2) zmianę terminu realizacji usługi, w przypadku gdy realizacja Mistrzostw nie jest możliwa w związku z zaistnieniem następujących okoliczności: zaistnienia siły wyższej. Nowy termin zostanie uzgodniony pomiędzy stronami umowy. W przypadku braku porozumienia w tym zakresie, umowa może zostać rozwiązana za porozumieniem stron. 3. W przypadku zmiany przepisów prawnych mających wpływ na realizację umowy, Wykonawca zobowiązany jest do dostosowania świadczenia usługi do aktualnych przepisów. Zmiana ta nie wymaga zmiany umowy.