Usługa polegająca na kompleksowej organizacji imprezy zamkniętej – Gali „Miejsce Przyjazne Bielańskim Seniorom”

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Miasto Stołeczne Warszawa - Dzielnica Bielany

REGON 01525964000041

Brak danych

S. Żeromskiego 29

Warszawa

01-882

mazowieckie

Polska

PL911 - Miasto Warszawa

224434817

bielany.zamowienia@um.warszawa.pl

www.um.warszawa.pl

https://zamowienia.um.warszawa.pl

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

Ogólne usługi publiczne

Zamówienia publicznego

Nie

Usługa polegająca na kompleksowej organizacji imprezy zamkniętej – Gali „Miejsce Przyjazne Bielańskim Seniorom”

ocds-148610-a10b150c-e81f-4051-90e7-6f2dcf563b38

2024/BZP 00497677

01

2024-09-12

Tak

2024/BZP 00030972/11/P

1.3.23 Kompleksowa organizacja Gali Miejsce Przyjazne Bielańskim Seniorom

Nie

Tak

2024/BZP 00431014

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

UD-III-WZP.271.27.2024.AGO

Tak

44715,45 PLN

Usługi

Zakres zamówienia
I. Program imprezy:
1) część oficjalna (powitanie, przemówienia, wręczenie statuetek wyróżnionym);
2) oprawa muzyczna uroczystości – koncert;
3) poczęstunek.
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni:
1. Przygotowanie i koordynację całości wydarzenia, w tym:
1) przygotowanie całego scenariusza (z uwzględnieniem programu imprezy) z podziałem na konkretne etapy imprezy, godziny w których mają się odbyć. Scenariusz musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego najpóźniej 14 dni przed wydarzeniem. Wykonawca w tym czasie zobowiązany jest do bieżącego uwzględniania uwag wniesionych przez Zamawiającego;
2) zapewnienie obsługi technicznej, nagłośnienia i oświetlenia wraz ze sprzętem, montażem i demontażem urządzeń, w tym:
a) Nagłośnienie:
Aktywny system liniowy w ilości min. 6 szt. na stronę, oparty o przetwornik min. 12” + driver. Skuteczność jednego modułu nie mniejsza niż 135db (mierzone z 1m). System liniowy powinien być oparty o dodatkowe subbasy 2x18” tego samego producenta w ilości min. 4szt. Całość systemu powinna być zarządzana poprzez dedykowany procesor audio. Mikser FOH: Cyfrowy mikser audio wraz ze stageboxem, który będzie w stanie przetworzyć min. 48 sygnałów wejściowych oraz 24 sygnały wyjściowe,
b) Monitory:
Min. 6 sztuk jednakowych aktywnych odsłuchów scenicznych opartych na przetworniku min.12”,
c) Mikrofony:
4szt. mikrofonów bezprzewodowych wraz z antenami kierunkowymi,
d) W części artystycznej programu: wg ridera technicznego artysty,
e) Oświetlenie:
Min. 4 głowy typu Pointe, Min. 20 led barów oświetlających salę, 2 lampy w stylu retro PATT, żarówki ozdobne typu girlanda, 2 lampy typu wash,
f) Montaż nagłośnienia i oświetlenia po wcześniejszym ustaleniu dokładnego terminu i godzin z Zamawiającym;
3) zapewnienie konferansjera, który poprowadzi część oficjalną gali;
4) oprawę muzyczną gali, na którą składa się:
a) występ muzyczny na żywo – repertuar muzyki popularnej na żywo dostosowanej do grupy odbiorców (grupa wiekowa 60+),
b) pokrycie ewentualnych kosztów ZAiKS.
2. Wykonanie dekoracji sceny, według następujących parametrów: przygotowanie i wykonanie scenografii podestu scenicznego (w tym zakup i transport materiałów dekoracyjnych i żywych kwiatów).
3. Przygotowanie poczęstunku dla gości (220 osób) w formie szwedzkiego stołu we foyer, na który składać się będą:
1) Menu w postaci:
a) Zupa krem z pomidorów z grzankami (zupa na bazie warzywnego bulionu, dekorowana śmietaną 18% oraz grzankami) - (150 ml./os.);
b) Pieczona pierś kurczaka z sosem grzybowym (pieczony filet z piersi kurczaka podany z sosem z grzybów leśnych np. borowików, podgrzybków, kurek) – (120 g./os.);
c) Kopytka ziemniaczane - (80 g./os.);
d) Bukiet surówek: marchewka z jabłkiem (3 x 50 g./os.)
e) Owoce (banany, mandarynki, jabłka) - (150 g./os.);
f) Soki owocowe podane w 1,5 l dzbankach (soki owocowe 100 % - pomarańczowy, jabłkowy, podane w dzbankach)- (300 ml./os.);
g) Ciasta domowe x 3 (sernik, szarlotka, ciasto czekoladowe) - (3 x 30 g./os.);
h) Kawa, herbata (różne rodzaje) z dodatkami: mleko, cytryna, cukier - (bez ograniczeń), z zastrzeżeniem, iż Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć kawę zaparzoną w termosach, oraz wodę do zaparzenia herbaty w termosach, bądź w odniesieniu do kawy zapewnienia wystarczającej liczby ekspresów do kawy;
i) Woda mineralna z cytryną podana w dzbankach - (500 ml./os.);
2) Podanie wody w 1,5 l dzbankach w ilości adekwatnej do ilości osób;
3) Dostarczenie 10 okrągłych stołów koktajlowych oraz prostokątnych stołów bufetowych w liczbie niezbędnej do ustawienia poczęstunku, stoły koktajlowe muszą być jednakowej wysokości i szerokości;
4) Rozstawienie stołów, nakrycie ich jednakowymi, materiałowymi obrusami naciąganymi, zasłaniającymi nogi stołów;
5) Zapewnienie jednakowej, kompletnej zastawy stołowej ceramicznej lub porcelanowej z użyciem sztućców metalowych oraz szklanek (do realizacji usługi wyklucza się użycie jednorazowych obrusów, zastawy i sztućców);
6) Dekoracji wszystkich stołów, w tym: np. kompozycja z kwiatów żywych, stroik, świecznik elektryczny;
7) Zapewnienie wykwalifikowanej obsługi kelnerskiej w trakcie spotkania w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników spotkania, jednak nie mniejszej niż 2 osób (stosowny ubiór kelnerów/kelnerek podczas świadczenia usługi) oraz zapewnienie osoby do obsługi technicznej spotkania (wypakowanie sprzętu, posiłków, napojów, uprzątnięcie miejsc przeznaczonych na wykonanie usługi po jej realizacji w terminie 2 godzin po zakończeniu spotkania). Przez usługę sprzątania Zamawiający rozumie doprowadzenie pomieszczenia, w którym odbyła się usługa cateringowa do pierwotnego stanu. Wykonawca odpowiada za usuwanie i utylizację odpadów i śmieci;
8) W trakcie trwania cateringu obsługa sprawnie, na bieżąco zbiera zużyte naczynia zarówno bezpośrednio od gości jak i ze stołów, dbając o estetyczny wygląd stołów, uzupełniając wg potrzeb brakujące naczynia oraz potrawy;
9) Zapewnienia parawanów eventowych (min. 1,5 m. wysokości) do odgrodzenia sali o szer. 11 m;
10) przygotowanie w garderobie dla artystów poczęstunku w dniu wydarzenia - kawy, herbaty (z dodatkami: mleko do kawy, cukier, cytryna), wody mineralnej, napojów, owoce, talerz z ciastem w ilości adekwatnej do liczby artystów, z zastrzeżeniem, iż Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć kawę zaparzoną w termosach, oraz wodę do zaparzenia herbaty w termosach, bądź w odniesieniu do kawy zapewnienia wystarczającej liczby ekspresów do kawy;
11) ustawienie stołów oraz ich przygotowanie tzn. nakrycia ich obrusami, rozstawienia naczyń i ustalonych produktów menu oraz dekoracji - przed rozpoczęciem oficjalnej części uroczystości, w dniu wydarzenia;
12) posiłek będzie realizowany w zaadoptowanym na ten cel holu przed salą widowiskową w Urzędzie Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, przy ul. S. Żeromskiego 29 (parter, wejście C i dojazd od ul. A. Jarzębskiego), bez zaplecza kuchennego z pomieszczeniem umożliwiającym umieszczenie sprzętów i żywności potrzebnych do realizacji usługi (z dostępem do wody bieżącej - umywalka);
13) Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2023, poz. 1448 z późn. zm.) jak również świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych;
14) produkty użyte do przygotowania posiłku i napoje muszą być sporządzone zgodnie z wymogami sztuki kulinarnej dla żywienia zbiorowego oraz muszą być wykonane ze świeżych artykułów spożywczych posiadających aktualne terminy przydatności do spożycia;
15) Wykonawca odpowiada za transport przedmiotu zamówienia oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego.
4. Projekt certyfikatu (dwie propozycje do wyboru przez Zamawiającego) zostanie przedstawiony do akceptacji Zamawiającego nie później niż na 21 dni przed planowanym wydarzeniem, a wydruk zaakceptowanego przez Zamawiającego w ilości 5 szt. i dostawa do siedziby Zamawiającego nastąpi nie później niż 3 dni przed planowanym wydarzeniem.
5. Projekt i wizualizacja drewnianej statuetki (figurka anioła) – każda o wysokości min. 50 cm. max 60 cm. w naturalnej kolorystyce i z plakietką z miejscem na dane laureata umieszczoną na podstawie zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego nie później niż 21 dni przed planowanym wydarzeniem.
6. Dostarczenie 5 szt. jednakowych drewnianych statuetek (figurka anioła) – każda o wysokości min. 50 cm. max 60 cm. w naturalnej kolorystyce i z plakietką z danymi laureata umieszczoną na podstawie zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego nie później niż 3 dni przed planowanym wydarzeniem.
Podczas wydarzenia rozdane zostaną statuetki w maksymalnie 5 kategoriach.
7. Dostarczenie 12 szt. świeżych bukietów dla laureatów i występujących artystów, składających się z kilkunastu sztuk (nie mniej niż 11 szt.) różnego rodzaju żywych kwiatów typu: peonia, lilia, santini, goździk, róża, eustoma, irys etc., wraz z dekoracją w postaci wstążki oraz zapewnienie ich odpowiedniego przechowania do momentu wręczenia na gali;
8. Obsługę, w tym:
1) Dwie hostessy lub hości do przyjmowania i wydawania okryć wierzchnich w szatni.

II. Gala odbędzie się 3 października 2024 r. w godz. 12:00 – 15:00. Dane laureatów do plakietek na statuetkach zostaną ustalone i przekazane Wykonawcy w późniejszym terminie, jednak nie później niż 14 dni przed planowanym wydarzeniem.
Wydarzenie ma charakter zamknięty dla maksymalnie 220 osób, podczas którego zostaną wręczone wyróżnienia podmiotom/instytucjom, działającym na terenie Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, wyłonionym w przeprowadzonej przez Radę Seniorów Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy ankiecie pn. „Miejsce Przyjazne Bielańskim Seniorom”.
Dane techniczne pomieszczeń:
a) foyer – prostokątny hol o powierzchni 240 m2,
b) sala widowiskowa – prostokątna sala o powierzchni 304 m2, wyposażona w podest sceniczny o wymiarach 5 m x 10 m i miejsca siedzące dla 195 osób, z dostępem do prądu - III fazy, o zabezpieczeniu 16 amper.

III. Dostępność dla osób niepełnosprawnych – teren na którym będzie odbywała się Gala jest terenem ogólnodostępnym zapewniającym możliwość uczestnictwa osobom o ograniczonej mobilności.
IV . Klauzule społeczne
Zamawiający przewiduje wymagania związane z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy Prawo zamówień publicznych, które zostały zawarte w Projektowanych postanowieniach umowy – stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

V. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia poza opisem w pkt 5.4 SWZ określają także
1. Projektowane postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do jej treści – stanowiące Załącznik nr 2 do SWZ;
2. Układ Sali widowiskowej Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy – stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ.

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

9

0

0

9

0

0

1

0

44348,40 PLN

149544,00 PLN

44348,40 PLN

Nie

Nie

Tak

Mikro przedsiębiorca

Brak danych

5252993351

ul. Konstantego Ildefonsa Gałczyńskiego 4 lok. 901

Warszawa

00-362

mazowieckie

Polska

Nie

2024-09-05

44348,40 PLN

do 2024-10-03

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy