Organizacja konferencji, zapewnienie usług hotelarskich, restauracyjnych, sal konferencyjnych podczas Narady Ambasadorów w dniach 9 – 19 września 2024 r.

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

MINISTERSTWO SPRAW ZAGRANICZNYCH

REGON 000177916

Aleja Jana Chrystiana Szucha 23

Warszawa

00-580

mazowieckie

Polska

PL911 - Miasto Warszawa

bzp@msz.gov.pl

https://www.gov.pl/web/dyplomacja/zamowienia

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

Ogólne usługi publiczne

Zamówienia publicznego

Tak

Organizacja konferencji, zapewnienie usług hotelarskich, restauracyjnych, sal konferencyjnych podczas Narady Ambasadorów w dniach 9 – 19 września 2024 r.

ocds-148610-072545bc-fbf0-11ee-b81b-aebd110f5279

2024/BZP 00325444

01

2024-05-15

Tak

2024/BZP 00234898/07/P

1.3.5 Organizacja konferencji - zapewnienie usług hotelarskich, restauracyjnych, sal konferencyjnych, podczas Narady Ambasadorów 2024

Nie

Nie

Nie

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-072545bc-fbf0-11ee-b81b-aebd110f5279

Nie

Tak

https://ezamowienia.gov.pl

6.1 SWZ W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między zamawiającym, a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
6.2 Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
6.3 Osobami uprawnionymi do komunikowania się z wykonawcami są: Tomasz Żuk i Anna Mielańczuk.
6.4 Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
6.5 Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia, w tym minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
6.6 Komunikacja w postępowaniu odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”), z wyłączeniem składania ofert – sposób przygotowania i złożenia oferty wskazany jest w pkt 11.
6.7 Wymagania i sposób złożenia oświadczeń, podmiotowych środków dowodowych składanych na wezwanie Zamawiającego oraz ofert, zostały wskazane odpowiednio w Rozdziale 8, 9 i 11.
6.8 Wnioski o wyjaśnienie treści SWZ, wyjaśnienia składane na wezwanie zamawiającego (w tym wyjaśnienia w zakresie wyliczenia ceny oferty oraz wyjaśnienia treści oferty), jak również informacje, wyjaśnienia, oświadczenia, dokumenty, inne niż wymienione w pkt 6.7, przekazywane w postępowaniu, Wykonawca sporządza w postaci elektronicznej i przekazuje jako załącznik do „Formularza do komunikacji” lub jako tekst wpisany bezpośrednio do Formularza do komunikacji, w sposób umożliwiający ustalenie tożsamości osoby przekazującej. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się
na Platformie e-Zamówienia.
6.9 Formularze do komunikacji umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
6.10 W przypadku załączników opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny)
- dodaje się uprzednio podpisany dokument wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny)
lub
- dokument z „wszytym” podpisem (typ wewnętrzny).
6.11 Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się
na Platformie e-Zamówienia.
6.12 Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
6.13 Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
6.14 Jeżeli przekazywane dokumenty zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku - z zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.

Nie

Nie dotyczy

polski

20.1 SWZ W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, zamawiający wymaga, aby wykonawca złożył oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i/lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał na potrzeby niniejszego postępowania (zgodnie ze wzorem określonym odpowiednio w pkt 6 lub 7 Formularza oferty).
20.2 Ponadto, w związku z przetwarzaniem przez zamawiającego danych osobowych w ramach przedmiotowego postępowania zamawiający w pkt 20.3 (poniżej) zamieszcza klauzulę informacyjną przewidzianą w art. 13 RODO.
20.3 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, informuję, że:
a) Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Spraw Zagranicznych, z siedzibą w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23, tel. +48 225230000, a wykonującym obowiązki administratora danych jest Dyrektor Biura Administracji;
b) Minister Spraw Zagranicznych powołał inspektora ochrony danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych.
Dane kontaktowe IOD:
adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
adres e-mail: iod@msz.gov.pl
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Organizacja konferencji, zapewnienie usług hotelarskich, restauracyjnych, sal konferencyjnych podczas Narady Ambasadorów w dniach 9 – 19 września 2024 r.”; znak sprawy BPZZ.270.28.2024, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji,
d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;
e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
h) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
i) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO, prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Nie

BPZZ.270.28.2024

Usługi

Nie

Nie

Nie

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji podczas Narady Ambasadorów, która odbędzie się w Warszawie w dniach 09-19 września 2024 r., szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

Tak

Zamawiający przewiduje skorzystania z prawa opcji - Zamawiający zastrzega sobie możliwość zastosowania prawa opcji (w zakresie lunchy zasiadanych, pomieszczeń konferencyjnych
a także pokoi hotelowych) polegającej na możliwości zwiększenia usług maksymalnie do 20% wartości całego zamówienia (OPZ pkt. F)

do 2024-09-19

Nie

Nie

Punktowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

40

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

Funkcjonalność i estetyka sal konferencyjnych oraz przestrzeni konferencyjnych

40

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

Sposób przygotowania posiłku oraz jego jakość

20

Nie

Tak

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

Tak

7.2 SWZ Na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał się niezbędnym doświadczeniem, tj. wykazał, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie co najmniej dwie usługi polegające (każda z nich) na organizacji dużej konferencji, w której uczestniczyło min. 100 osób, obejmującej zapewnienie sal konferencyjnych, obsługę restauracyjną oraz wynajem pokoi hotelowych.

Tak

9.1.2 odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

Szczegółowe informacje dot. podmiotowych środków dowodowych zawarto w pkt. 9 SWZ

9.1 SWZ Zamawiający, działając na podstawie art. 126 ust. 2 ustawy, wzywa Wykonawców, do złożenia wraz z ofertą aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych. Przedmiotowe postępowanie prowadzone jest z uwzględnieniem kryteriów jakościowych: Funkcjonalność i estetyka sal konferencyjnych oraz przestrzeni konferencyjnych i Sposób przygotowania posiłku oraz jego jakość, w ramach których Zamawiajacy dokona wizji lokalnej oferowanych obiektów, a Wykonawcy zobligowani będą do dokonania prezentacji opisanych w dalszej części SWZ. Mając na uwadze czasochłonność oraz koszt przeprowadznia ww. czynności dla stron przedmiotowego postępowania oraz pragnąc zapewnić prawidłowy przebieg postępowania Zamawiający wymaga złożenia podmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą:
9.1.1 wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu usługi, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.
Dowodami, o których mowa w niniejszym punkcie są:
 referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi lub dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
 oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej.

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Tak

Zakres oraz rodzaj zmian został opisany w załączniku nr 2 do SWZ PPU

Tak

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

2024-05-24 10:00

https://ezamowienia.gov.pl

2024-05-24 10:30

do 2024-06-22

Tak