Organizacja i przeprowadzenie loterii promocyjnej Rozlicz PIT w Lublinie 2024 wraz z zapewnieniem nagród

Zakres zamówienia obejmuje:
1. opracowanie zasad i schematu działania Loterii, w uzgodnieniu z Zamawiającym, w terminie do 10 dni roboczych od dnia zawarcia umowy;
2. przygotowanie Regulaminu Loterii, w uzgodnieniu z Zamawiającym, w terminie do 10 dni roboczych od dnia zawarcia umowy;
3. ustanowienie wymaganego ustawą o grach hazardowych zabezpieczenia wypłaty nagród poprzez uzyskanie gwarancji bankowych wypłaty nagród na potrzeby Loterii, na kwotę stanowiącą równowartość nagród przewidzianych do wręczenia laureatom Loterii zgodnie z Regulaminem Loterii, przy czym Wykonawca zobowiązany jest do wystąpienia o gwarancję bankową w terminie nie później niż 5 dni roboczych od zakończenia poprzedniego etapu - tj. od dnia opracowania zasad i schematu działania Loterii oraz Regulaminu Loterii,;
4. uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie loterii, w tym: wystąpienie z wnioskiem do właściwego terytorialnie Dyrektora Izby Administracji Skarbowej, w terminie nie później niż 2 dni robocze od dnia otrzymania gwarancji bankowej, w celu uzyskania decyzji umożliwiającej urządzenie Loterii. W złożonym wniosku Wykonawca będzie wskazany jako podmiot urządzający Loterię - organizator Loterii. Wykonawca jest zobowiązany przesłać Zamawiającemu potwierdzenie daty wpływu wniosku do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej;
5. niezwłoczne dostarczenie Zamawiającemu kopii uzyskanej decyzji zezwalającej na urządzenie Loterii promocyjnej oraz decyzji bankowej;
6. przygotowanie graficzne i druk 4000 egzemplarzy formularzy zgłoszeniowych do Loterii nie później niż na 3 dni robocze przed datą startu Loterii;
7. zapewnienie oraz dostarczenie w miejsca wskazane przez Zamawiającego w terminie do 3 dni roboczych przed datą startu Loterii, 8 (słownie: ośmiu) urn na formularze zgłoszeniowe, przy czym urny powinny być opisane nazwą Loterii, opieczętowane i zabezpieczone, aby zachować bezpieczeństwo danych osobowych zawartych na składanych do urn ww. formularzach zgłoszeniowych do Loterii;
8. odbiór od Zamawiającego i dostarczenie w miejsca wskazane przez Zamawiającego, nie później niż na 3 dni robocze przed datą startu Loterii 6 (słownie: sześciu) roll-upów premium i 2 (słownie: dwóch) dwustronnych ścianek tekstylnych z informacją o Loterii, na potrzeby jej promocji;
9. odbiór urn zawierających formularze zgłoszeniowe z miejsc wskazanych przez Zamawiającego, po zakończeniu terminu zgłoszeń do Loterii;
10. przygotowanie i uruchomienie nie później niż na 3 dni robocze przed datą startu Loterii oraz prowadzenie w okresie od dnia startu Loterii nie później niż do 3 miesięcy od dnia zakończenia Loterii, internetowego formularza zgłoszeniowego Loterii na serwerach Wykonawcy. Po uruchomieniu formularza Wykonawca przekaże Zamawiającemu adres strony internetowej, na której umieszczony jest internetowy formularz zgłoszeniowy w celu wykonania przez Zamawiającego przekierowania z serwisu internetowego Zamawiającego. Po zakończeniu losowania, tego samego dnia, w miejscu formularza Wykonawca zamieści listę laureatów;
11. powołanie Komisji Nadzoru do kontroli prawidłowości wykonywanych losowań, jak również do przeprowadzenia zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa postępowania reklamacyjnego w zakresie ewentualnych roszczeń zgłoszonych przez uczestników Loterii;
12. nadzór i koordynacja przebiegu Loterii, losowanie oraz wykonanie wszelkich zobowiązań wynikających z Regulaminu Loterii, przy czym losowanie nagród odbywa się w Lublinie w miejscu zapewnionym przez Zamawiającego;
13. systematyczne i prawidłowe sporządzanie dokumentacji wymaganej przy obsłudze Loterii, a w szczególności przy obsłudze losowania;
14. zakup nagrody głównej do Loterii;
15. zapewnienie dodatkowej nagrody pieniężnej dla Laureata Nagrody Głównej w wysokości: 11,1111% wartości nagrody głównej, która nie będzie wydawana do rąk Laureata Nagrody Głównej, lecz zostanie potrącona przez Wykonawcę i przeznaczona na pokrycie należnego podatku dochodowego od osób fizycznych, na co Uczestnik, biorąc udział w Loterii, musi wyrazić zgodę;
16. wypłatę laureatom nagród dodatkowych - nagród pieniężnych w Loterii;
17. dostarczenie nagrody głównej w miejsce wskazane przez Zamawiającego i wydanie jej Laureatowi Nagrody Głównej;
18. sporządzenie dokumentacji wydania nagród oraz rozliczenie Loterii zgodnie z wymaganiami stosownych przepisów, w szczególności poprzez uiszczenie opłat na rzecz Izby Administracji Skarbowej;
19. pozyskiwanie zgody laureatów Loterii na przetwarzanie danych osobowych wraz z wizerunkiem na potrzeby promocyjne Zamawiającego;
20. gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych uczestników Loterii zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, jedynie w zakresie w jakim jest to niezbędne do wykonywania obowiązków organizatora Loterii;
21. zapewnienie udziału przedstawiciela Wykonawcy na uroczystości wręczania nagrody głównej, która odbędzie się w Lublinie w dniu ustalonym w trybie roboczym z Zamawiającym;
22. zapewnienie wszelkiej niezbędnej logistyki związanej z realizacją Loterii wynikającej z jej Regulaminu, w tym: zakup, przewóz i dostarczenie nagrody, przewóz nośników reklamowych, nadzór nad urnami;
23. przeprowadzenie postępowania reklamacyjnego;
24. przygotowanie i przekazanie do Urzędu Celno-Skarbowego sprawozdania po zakończeniu Loterii promocyjnej oraz wykonania wszelkich innych obowiązków organizatora Loterii;
25. sporządzenie raportu z wykonania przedmiotu zamówienia, uwzględniającego udokumentowanie wykonania wszystkich elementów przedmiotu zamówienia, łącznie z dokumentacją fotograficzną.