Rezerwacja i zakup biletów lotniczych

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest sukcesywna rezerwacja i sprzedaż zagranicznych i krajowych biletów lotniczych wraz z ich dostarczeniem do siedziby NFOŚIGW, w okresie 36 miesięcy. Zamówienie obejmuje zatem zakup biletów lotniczych wraz z usługami dotyczącymi ich rezerwacji.
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:
a) zapewnienia możliwości dokonania całodobowej rezerwacji/jej zmiany lub wykupu biletów lotniczych w klasach zleconych przez NFOŚiGW, m. in.: ekonomicznej i biznes na trasach krajowych, europejskich i pozaeuropejskich,
b) wystawiania biletów wygenerowanych bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego,
c) wystawiania biletów w formie e-biletów lub w formie papierowej w zależności od decyzji NFOŚiGW,
d) wystawiania biletów elektronicznych,
e) dostarczania (wysyłania), bez dodatkowych opłat, biletów w formie papierowej - nie później niż 24 godziny od złożenia przez NFOŚiGW zamówienia, biletów w formie elektronicznej - do siedziby NFOŚiGW, nie później niż na 6 godzin od potwierdzenia rezerwacji , przy czym bilety w wersji elektronicznej dostarczone będą pod podany przez NFOŚiGW adres poczty elektronicznej wskazanej/ych przez NFOŚiGW osoby/osób,
f) przypominania o zbliżających się terminach wykupów biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach,
g) oferowania różnych wariantów połączenia z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny i promocji (tzn. uwzględniające zniżki np.: grupowe, jeżeli zachodzą okoliczności umożliwiające ich przyznanie, wynikające z terminu rezerwacji, połączeń weekendowych, wszelkiego rodzaju promocji), długości trasy oraz czasu podróży,
h) zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych (dot. wszelkiego rodzaju opłat – np. lotniskowych, podatków, itp.),
i) bezkosztowej możliwości anulacji rezerwacji lub zmiany czasu, terminu, klasy podróży oraz danych pasażera, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niż na 12 godzin przed planowanym rozpoczęciem podróży,
j) zapewnienie możliwości odbioru biletu poza granicami kraju,
k) przejęcie obowiązków dotyczących składania ew. odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania NFOŚiGW w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokumentów u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych.

NFOŚiGW nie dopuszcza, by Wykonawca zaoferował bilety lotnicze na przeloty oferowane wyłącznie przez tzw. tanie linie lotnicze. Jednakże, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru ofert na zakup biletów również spośród tanich linii lotniczych.

Orientacyjne zapotrzebowanie na usługi objęte postępowaniem w okresie 36 miesięcy:
Bilety lotnicze – ok. 180 sztuk
Najbardziej uczęszczane kierunki lotów:
- kraje UE (w tym m.in.: Bruksela, Belgia oraz pozostałe kraje Europy) – ok. 63% ilości biletów
- pozostałe kraje (m.in. USA) – ok. 20% ilości biletów
- Polska – ok. 17% ilości biletów.

Mówiąc o jednej sztuce biletu rozumie się bilet na trasie „tam i z powrotem”.
Zamawiający zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie odpowiadającym wykorzystaniu co najmniej 40% kwoty całkowitej, przeznaczonej na realizację zamówienia.