Utrzymanie czystości w obiektach Sądu Rejonowego w Koszalinie

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapewnionych przez Platformę e-Zamówienia, zwany dalej Platformą.
2. Platforma jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl.
3. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

1.Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.2.Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.Dokumenty elektroniczne, o których mowa w §2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.3.Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w §2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:a.w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub b.jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści „Formularza do komunikacji”).4.Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”).Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu
udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od typu podpisu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).5. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia, wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia. 6.Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.7.
Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy
do komunikacji” wynosi 150MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).8.Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.9.W sytuacji awarii Platformy, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego poprzez Platformę, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres: przetargi@koszalin.sr.gov.pl - nie dotyczy składania ofert. Szczegółowe zapisy w SWZ.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sąd Rejonowy w Koszalinie z siedzibą przy ul. Władysława Andersa 34, 75-626 Koszalin, z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: Sąd Rejonowy w Koszalinie, Oddział Administracyjny, ul. Władysława Andersa 34B, 75-626 Koszalin lub drogą e-mailową pod adresem: administracja@koszalin.sr.gov.pl
Inspektorem Ochrony Danych jest Tomasz Fibingier tel. 94 3428 645. Z inspektorem można kontaktować się drogą telefoniczną lub drogą e-mailową pod adresem: iod@koszalin.sr.gov.pl
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „Utrzymanie czystości w obiektach Sądu Rejonowego w Koszalinie”, ZP-6/2023 prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt. 1 ustawy Pzp;
- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 poz. 1129 t.j. z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”;
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO. Zgodnie z SWZ pkt 25

Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Zgodnie z SWZ pkt 25

Przedmiotem zamówienia jest usługa utrzymania czystości w trzech obiektach biurowych Sądu Rejonowego w Koszalinie. Zakres zamówienia obejmuje bieżące sprzątanie pomieszczeń biurowych, archiwów, toalet, ciągów komunikacyjnych o łącznej powierzchni ok. 7850,25 m2 oraz utrzymanie czystości (w tym odśnieżanie) terenów zewnętrznych o powierzchni ok 1336 m2, podlewanie i koszenie terenu zielonego o powierzchni 137 m2, a także utrzymanie czystości i odśnieżanie wokół wejścia do obiektów (w tym schody). Przedmiot zamówienia obejmuje równie obsługę szatni w okresie jesienno – zimowym w budynku przy ul. Władysława Andersa 34.

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:
1) cena – cena brutto oferty - waga kryterium 60 %, wskazana w pkt 1 Formularza ofertowego - załącznik nr 1 do SWZ,
2) doświadczenie pracowników – waga 40%, wskazana w pkt 2 Formularza ofertowego – załącznik nr 1 do SWZ.
Sposób oceny ofert opisany w pkt 18 SWZ.

O udzielnie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniżej określone warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia w tym zakresie wymagań;
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie stawia w tym zakresie wymagań;
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Wykonawca spełni niniejszy warunek jeżeli wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż 300 000,00 zł brutto;
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni niniejszy warunek jeżeli:
a) wykaże, ze w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał lub wykonuje w przypadku świadczeń ciągłych przez okres min. 12 miesięcy co najmniej 3 usługi utrzymania czystości w budynkach użyteczności publicznej (zgodnie z definicją Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie - § 3 ust 6), o powierzchni nie mniejszej niż 500 m2, o wartości nie niższej niż 150 000,00 zł brutto każda (załącznik nr 5 do SWZ). W przypadku gdy Wykonawca dla potwierdzenia spełnienia warunków załączy dokumenty zawierające kwoty wyrażone w walucie obcej, Zamawiający przeliczy te wartość w oparciu o średni kurs walut NBP dla danej waluty z daty wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (za datę wszczęcia postępowania uznaje się datę zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych). Jeżeli w tym dniu nie będzie opublikowany średni kurs NBP, Zamawiający przyjmie kurs średni z ostatniej tabeli przed wszczęciem postępowania.
b) wskaże do wykonania niniejszego zamówienia (załącznik nr 8 do SWZ):
-7 pracowników do obiektu przy ul. Władysława Andersa 34 - w tym 1 pracownika wykonującego na bieżąco czynności zlecone przez Zamawiającego w godzinach 6:30 – 14:30,
-2 pracowników do obiektu przy ul. Władysława Andersa 17 (osoby te będą odpowiedzialne za przejęcie od pracownika ochrony klucza od obiektu, zamknięcie obiektu na czas wykonywania czynności wynikających z umowy oraz przekazanie klucza pracownikom ochrony, którzy zamkną i zabezpieczą obiekt),
-2 pracowników do obiektu przy ul. Artura Grottgera 4 (osoby te będą odpowiedzialne za przejęcie od pracownika ochrony klucza od obiektu, zamknięcie obiektu na czas wykonywania czynności wynikających z umowy oraz przekazanie klucza pracownikom ochrony, którzy zamkną i zabezpieczą obiekt),
oraz:
-1 osoba do utrzymania terenów zewnętrznych (dot. obiektów przy ul. Władysława Andersa 17 i Artura Grottgera 4; zestawienie powierzchni wokół obiektów – tabela 5),
-1 pracownika do obsługi szatni w obiekcie przy ul. Władysława Andersa 34.
W przypadku obsługi szatni w obiekcie Sądu, Wykonawca nie ma obowiązku wskazywania osoby skierowanej do wykonywania niniejszej czynności przed zawarciem umowy. Natomiast zobowiązany jest wskazać na piśmie skierowaną osobę przed przystąpieniem do realizacji zamówienia (termin realizacji niniejszej czynności został wskazany w pkt 19 Opisu przedmiotu zamówienia - załącznik nr 7 do SWZ).
c) wykaże, że dysponuje minimum jedną samobieżną maszyną szorująco - zbierającą do utrzymania czystości ciągów komunikacyjnych w budynkach Sądu (załącznik nr 9 do SWZ).

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania - zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ.
2. Oświadczenie, o którym mowa w pkt 1. stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnienie warunków udziału w postepowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępuje wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania - zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ.
2. Oświadczenie, o którym mowa w pkt 1. stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnienie warunków udziału w postepowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępuje wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

Wypełniony formularz ofertowy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ; Oświadczenie Wykonawcy dotyczące niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z Wykonawców (wspólnicy spółki cywilnej traktowani są jako Wykonawcy składający ofertę wspólną). W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania - odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru; Jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 24.3. - pełnomocnictwo lub inny dokument (np. akt powołania na stanowisko prezesa zarządu, członka zarządu spółki lub, w przypadku spółek działających w systemie common law, członka rady dyrektorów spółki, a także umowa spółki cywilnej lub uchwała jej wspólników, wskazująca jednego ze wspólników jako umocowanego do reprezentacji spółki) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy; Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (wspólnicy spółki cywilnej traktowani są jako Wykonawcy składający ofertę wspólną);Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynika, które prace wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do SWZ) - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ) - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców, którzy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegają na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby;Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji przedmiotowego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców, którzy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegają na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ). Interaktywny formularz ofertowy, udostępniony przez Zamawiającego na platformie e-Zamówienia(zamieszczony w podglądzie postępowania w zakładce "Informacje podtsawowe"). Uzasadnienie tajemnicy przedsiębiorstwa jeżeli dotyczy.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie:
1) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 2) Pełnomocnik, o którym mowa w pkt 1 pozostaje w kontakcie z Zamawiającym w toku postępowania i do niego Zamawiający kieruje informacje, korespondencję itp. Wszelkie oświadczenia pełnomocnika Zamawiający uzna za wiążące dla wszystkich Wykonawców składających ofertę wspólną. 3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia spełniają określone w pkt 8.2.4) SWZ dotyczącego doświadczenia mogą polegać na zdolnościach tych wykonawców, którzy wykonują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. 4)W przypadkach, o których mowa w pkt 8.3.3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenia zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ, z którego wynika, które usługi wykonują poszczególni wykonawcy. 5) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed zawarciem umowy mogą zostać wezwani przez Zamawiającego do przedstawienia kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców. 6) Zamawiający może na każdym etapie postępowania, uznać, że wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia. 7) W przypadku składania oferty wspólnej warunek dotyczący sytuacji ekonomicznej lub finansowej, o którym mowa w pkt 8.2.3) SWZ musi spełnić co najmniej jeden z wykonawców w całości. W przypadku składania oferty wspólnej warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, o którym mowa w pkt 8.2.4) SWZ musi zostać spełniony przez jednego wykonawcę w całości bądź łącznie przez wykonawców.

Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zmian personelu Wykonawcy, który będzie oddelegowany do realizacji niniejszej umowy bez konieczności dokonywania zmian umowy w formie aneksu. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego o zmianach w składzie jego personelu zamieszczonym w wykazie osób, z co najmniej 1 dniowym wyprzedzeniem na adres e-mail przetargi@koszalin.sr.gov.pl lub pisemnie. Osoby zastępujące personel Wykonawcy określony w umowie muszą spełniać wymagania określone w SWZ.Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany przedmiotu umowy w zakresie częstotliwości usług sprzątania i/lub ilości osób niezbędnych do realizacji Umowy i wynikającą z tego zmianą wysokości wynagrodzenia. Poza przypadkami określonymi powyżej umowa może zostać zmieniona w przypadkach określonych w art. 454-455 ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo Zamówień Publicznych. Wszelkie zmiany do niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.