„Organizacja Roadshow, tj. trasy po największych miastach Wielkopolski pojazdu wodorowego w zakresie działań projektowych, w ramach projektu BSW-H2”

W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między
Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Systemu E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW w Poznaniu, (zwanego dalej Systemem e-ZP lub Systemem) dostępnego pod adresem: https://e-zp.umww.pl.
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w przy użyciu: Systemu e-ZP dostępnego pod
adresem: https://e-zp.umww.pl.
Ponadto wszelkie informacje dotyczące postępowania, w tym: zapytania i odpowiedzi dla Wykonawców, modyfikacje treści SWZ, informacje o wynikach postępowania, itp. będą zamieszczane w Systemie e-ZP.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto w Systemie e-ZP. Rejestracja i korzystanie z Systemu E-ZP jest bezpłatne. Zaleca się rejestrację konta w Systemie e-ZP na adres email wskazany w formularzu ofertowym.
2. Użytkownik niezarejestrowany może jedynie przeglądać treści udostępniane w części publicznej Systemu. Jest to równoznaczne
z tym, że użytkownicy niezarejestrowani nie posiadają dostępu do wszystkich funkcjonalności systemu. Dokonując rejestracji Wykonawca akceptuje Regulamin korzystania z Systemu E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW w Poznaniu.
3. W Systemie E-ZP znajdują się także instrukcja dla Wykonawcy (Instrukcja obsługi Systemu FINN e-Zamówienia Publiczne) oraz filmy instruktażowe - prezentujące podstawowe czynności dokonywane przez Wykonawców za pomocą Systemu (rejestracja, zadawanie pytań, złożenie oferty, wycofanie oferty). Instrukcja dostępna jest pod adresem: https://pomoc.e-zp.finn.pl/
4. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych Systemu E-ZP:
a) Format kodowania treści w obrębie Systemu - UTF8,
b) Komunikacja pomiędzy przeglądarką Wykonawcy, a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS,
c) Oznaczeniem czasu odbioru danych przez System jest data oraz dokładny czas (hh:mm:ss) - czas lokalny serwera synchronizowany odpowiednim źródłem czasu.
5. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu (tj. informacje dotyczące specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu przekazania danych):
a) stały dostęp do sieci Internet i minimalna prędkość połączenia internetowego nie mniejsza niż 512 kb/s;
b) zaktualizowana przeglądarka internetowa Chrome w wersji 77 i późniejsze lub Mozilla Firefox w wersji 63 i późniejsze;
c) system operacyjny Microsoft Windows 7 i późniejsze lub Apple mac iOS 10.14 i późniejsze, dystrybucje systemu Linux.
6. Złożenie oferty w trybie podstawowym poprzez System e-ZP wymaga posiadania przez Wykonawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.
7. Pliki można podpisać przed dołączeniem do Systemu za pomocą zewnętrznych narzędzi do podpisu lub po dołączeniu do Systemu e-ZP przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego
lub podpisu zaufanego.
8. Korzystanie z wbudowanej w System e-ZP funkcjonalności składania podpisu elektronicznego (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty, profil zaufany, podpis zaufany) możliwe jest pod warunkiem, że system teleinformatyczny, z którego korzysta Wykonawca, wyposażony jest w jeden z poniższych komponentów:
• wirtualna maszyna Java firmy Oracle w wersji co najmniej 1.8.0_221 (Java SE JRE 8 Update 221) z obsługą technologii Java Web Start (JavaWS) lub
• wirtualna maszyna OpenJDK w wersji co najmniej 1.8.0_222 z zainstalowanym rozszerzeniem IcedTea Web Start.
9. Powyższe wymagania nie ograniczają możliwości korzystania przez Wykonawcę z zewnętrznego oprogramowania do składania podpisu elektronicznego,
a. kwalifikowany podpis elektroniczny (dopuszczalne formaty podpisów: PaDES - format.pdf, XaDES - pozostałe formaty);
b. podpis zaufany;
c. podpis osobisty;
10. Zamawiający zaleca składnie ww. plików w formacie .pdf.
11. Maksymalny rozmiar przesyłanych plików oferty w trybie podstawowym oraz wiadomości wynosi 150 MB;
12. W zależności od formatu podpisu: Podpis kwalifikowany (PAdES, XAdES), podpis osobisty (XAdES), podpis zaufany (PAdES, XAdES) i jego typu (zewnętrzny, otaczający) Wykonawca dołącza do Systemu e-ZP uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z podpisem (typ otaczający).

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
a) Administratorem danych osobowych jest Województwo Wielkopolskie z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu przy al. Niepodległości 34,
61-714 Poznań, e-mail: kancelaria@umww.pl, fax 61 626 69 69, adres skrytki urzędu na platformie ePUAP: /umarszwlkp/SkrytkaESP.
b) W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się
z Inspektorem ochrony danych osobowych, listownie pod adresem administratora danych, lub elektronicznie poprzez skrytkę elektroniczną ePUAP:/umarszwlkp/SkrytkaESP lub e-mail: inspektor.ochrony@umww.pl.
c) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym
z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia, zawarcia i rozliczenia umowy oraz w celu archiwizacji,
a w przypadku dofinansowania zamówienia w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 w celu monitoringu, sprawozdawczości i kontroli.
d) Państwa dane oferentów będą ujawnione:
 podmiotom świadczącym usługi, na rzecz administratora danych, na podstawie zawartych umów dotyczących: serwisu i wsparcia systemów informatycznych, utylizacji dokumentacji niearchiwalnej, przekazywania przesyłek pocztowych
 w oparciu o przepisy prawa w szczególności przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,
 w oparciu o przepisy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,
 w oparciu o przepisy właściwe dla instytucji kontrolnych wobec Zamawiającego,
 podmiotom dokonującym badań i kontroli na zlecenie UMWW w związku z realizacją Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020.
e) Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania
o udzielenie zamówienia lub dłużej tj. przez okres obowiązywania umowy chyba, że niezbędny będzie dłuższy okres przechowywania, z uwagi na dochodzenie roszczeń lub inny obowiązek wymagany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa (np.: przez kolejne 10 lat
z uwagi na konieczność archiwizacji dokumentacji dotyczącej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego).
f) Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
g) Przetwarzane dane osobowe nie będą służyły do podejmowania zautomatyzowanych decyzji oraz profilowania, stosowanie do art. 22 RODO oraz nie będą przekazywane poza EOG i organizacji międzynarodowych.

Osobie, której dane osobowe są przetwarzane w ramach postępowania o zamówienie publiczne przysługuje:
a) Na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących.
W przypadku skorzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO, zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
b) Na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników).
c) Na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego). Prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania. W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach
do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. Udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do tego protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Ograniczenia zasady jawności, o których mowa w powyżej i art. 18 ust. 3–6 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio,
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
e) Ponadto osobie, której dane dotyczą nie przysługuje: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych,
o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja Roadshow, tj. trasy po największych miastach Wielkopolski pojazdu wodorowego w zakresie działań projektowych (samochodu lub autobusu wodorowego) w zakresie działań projektowych, w ramach projektu BSW-H2. Zamówienie obejmuje kompleksową organizację Roadshow, tj. prezentację rozwiązań technologii wodorowych w 4 subregionach Wielkopolski, tj. Koninie, Lesznie, Pile, Poznaniu. Celem Roadshow jest podniesienie świadomości mieszkańców Wielkopolski na temat możliwości budowy ekosystemu gospodarki wodorowej oraz zachęcenie do uczestnictwa w Forum H2Poland organizowanym na terenie MTP w Poznaniu.
2. Pozostałe warunki realizacji zamówienia zostały określone w Projektowanych postanowieniach umowy (PPU), stanowiących załącznik nr 3 do SWZ oraz w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (SOPZ), stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.

Zamawiający dokona oceny ofert według zasad opisanych w rozdz. XIII
SWZ. Oferta łącznie może uzyskać 100 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów w przyjętych kryteriach oceny ofert.
Oferta złożona przez wybranego Wykonawcę musi spełniać wymogi SWZ. Musi być ofertą ważną w postępowaniu (nie podlegać odrzuceniu). Wykonawca musi spełniać warunki udziału w postępowaniu i nie podlegać wykluczeniu.

O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej (art. 112 ust. 2 pkt 4) ustawy Pzp)

1. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających lub ciągłych również wykonuje, co najmniej: 2 usługi polegające na organizacji eventu/wydarzenia promocyjnego, w tym jej kompleksowej obsługi technicznej i logistycznej, o wartości nie mniejszej niż 150 000,00 zł brutto każda.

Na potwierdzenie spełniania opisanego powyżej warunku Zamawiający będzie żądał podmiotowych środków dowodowych określonych w Rozdz. VII ust. 2 pkt. 2.1. SWZ.

2. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia osoby:

a) Koordynatora*, który będzie odpowiadał za odpowiednią realizację zamówienia pod kątem organizacyjnym, logistycznym, technicznym oraz za kontakt z Zamawiającym, który posiada doświadczenie zdobyte w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, w pracy koordynatora podczas co najmniej 2 imprez/eventów/wydarzeń, o wartości nie mniejszej niż 50 000,00 zł brutto każda,

*Koordynator – osoba, która jest odpowiedzialna za prawidłową realizację wydarzenia pod kątem organizacyjnym i technicznym.

b) Przewodnika*, którego zadaniem będzie dostarczenie merytorycznych informacji o sposobie funkcjonowania, budowy pojazdu wodorowego i na temat gospodarki wodorowej, a także poszczególnych elementów wystawy, oraz który posiada doświadczenie zdobyte w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, w charakterze przewodnika/kuratora/prelegenta podczas co najmniej 2 imprez/eventów/wydarzeń.

*Przewodnik – osoba, która oprowadza zorganizowane grupy, udziela informacji na temat wystawy/wydarzenia oraz sprawuje nad nimi opiekę merytoryczną.
Kurator – merytoryczny koordynator wydarzenia,
Prelegent – prelegent na wydarzeniu popularno – naukowym, nie naukowym.

Na potwierdzenie spełniania opisanego powyżej warunku Zamawiający będzie żądał podmiotowych środków dowodowych określonych w Roz. VII ust. 2 pkt. 2.2. SWZ.

1. W celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający wymaga przedstawienia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1.1 wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane,
a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. V ust. 1 SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ (składane na wezwanie Zamawiającego przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona);
1.2 wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. V ust. 2 SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ (składane na wezwanie Zamawiającego przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona).

Koncepcję wykonania przedmiotu zamówienia – zgodna z opisem zawartym w rozdz. Rozdz. XIII pkt 3 SWZ oraz SOPZ. Zamawiający nie wskazuje wzoru formularza, na którym powinna zostać przedstawiona przedmiotowa koncepcja.
Koncepcja wykonania przedmiotu zamówienia stanowi przedmiotowy środek dowodowy, który nie podlega uzupełnieniu. Niezałączenie do oferty przedmiotowej Koncepcji, skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit c) ustawy Pzp.

Kompletna oferta musi zawierać następujące dokumenty :
1) Formularz ofertowy zgodny z Załącznikiem nr 1 do SWZ,
2) Dokumenty potwierdzające uprawnienia osób podpisujących ofertę Wykonawcy do działania w jego imieniu (w tym także pełnomocnictwo), o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych,
3) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ,
4) Koncepcję wykonania przedmiotu zamówienia – zgodna z opisem zawartym w rozdz. Rozdz. XIII pkt 3 SWZ oraz SOPZ. Zamawiający nie wskazuje wzoru formularza, na którym powinna zostać przedstawiona przedmiotowa koncepcja.
Koncepcja wykonania przedmiotu zamówienia stanowi przedmiotowy środek dowodowy, który nie podlega uzupełnieniu. Niezałączenie do oferty przedmiotowej Koncepcji, skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit c) ustawy Pzp.
5) zobowiązanie innego podmiotu do udostępnienia zasobów – o ile zachodzi,
6) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie – o ile zachodzi.

Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia.
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. W przypadku, o którym mowa w pkt 5.1. SWZ, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie (przez każdego z Wykonawców lub pełnomocnika). Wszelka korespondencja dokonywana będzie wyłącznie z Wykonawcą występującym jako pełnomocnik pozostałych.
3. Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
4. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Zamawiający dopuszcza zmiany w zakresie i terminach realizacji Przedmiotu Umowy ujętych w §2 ust. 2 w przypadku działania siły wyższej przez okres powyżej 30 dni.
2. Przez działanie siły wyższej należy rozumieć zdarzenie bądź połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Stron np. wojna, epidemia, stan wyjątkowy, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z Umowy, którym Strony nie mogły zapobiec, ani im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością. Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Zamawiającego o tym fakcie oraz wskazać zakres i wpływ jakie zdarzenie miało na przebieg realizacji Przedmiotu Umowy.
3. W przypadku zmiany zakresu Przedmiotu Umowy z powodu siły wyższej, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za wykonanie poszczególnych zadań i ich etapów przed zaistnieniem siły wyższej.
4. Zmiany w harmonogramie zamówienia z powodu siły wyższej, uzgodnione przez Strony nie uprawniają Zamawiającego do naliczenia kar umownych.
5. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do zawartej Umowy, polegających na:
1) zastąpieniu lub dodaniu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu Przedmiotu Umowy, pod warunkiem, że Zamawiający wyrazi na to zgodę na piśmie a:
a) każda nowa osoba proponowana przez Wykonawcę, w przypadku jej dodania, będzie spełniać warunek udziału w postępowaniu oraz kryteria udziału w postępowaniu, w stopniu nie niższym niż osoba/y skierowana/ne do realizacji zamówienia,
b) w przypadku zastąpienia osoby dotychczas wykonującej Przedmiot Umowy inną osobą, osoba nowo proponowana przez Wykonawcę będzie spełniać warunek udziału w postępowaniu oraz kryteria udziału w postępowaniu, w stopniu nie niższym niż osoba/y skierowana/ne do realizacji zamówienia.
6. Zmiany Umowy, o których mowa wyżej dla swojej ważności wymagają pisemnej zgody Stron. Wszelkie zmiany będą wprowadzane w formie pisemnej w postaci aneksu do Umowy pod rygorem nieważności.